1. Che cos’è il rimborso chilometrico?
Il rimborso chilometrico è una forma di compensazione fornita ai dipendenti e agli appaltatori indipendenti che utilizzano i loro veicoli personali per scopi professionali. Il rimborso chilometrico è una pratica comune in molti settori, soprattutto in quelli che richiedono viaggi frequenti. È importante disporre di un sistema per tracciare e calcolare i rimborsi chilometrici, al fine di garantire la conformità alle normative vigenti.
2. Tenere traccia del chilometraggio aziendale
Il primo passo per calcolare il rimborso chilometrico è tenere traccia dei chilometri percorsi per motivi di lavoro. Questo può essere fatto tenendo un registro a bordo del veicolo o utilizzando un’app per tracciare i chilometri. A seconda della politica aziendale, i registri dei chilometri percorsi potrebbero dover includere informazioni quali la data, i punti di inizio e fine del viaggio e lo scopo del viaggio.
3. Calcolo del costo del chilometraggio
Una volta tracciato il chilometraggio aziendale, è possibile calcolare il costo del viaggio. Il costo del chilometraggio può variare a seconda del tipo di veicolo e del costo attuale del carburante. È importante controllare le linee guida dell’Internal Revenue Service (IRS) per assicurarsi che il tasso di rimborso rifletta il costo attuale del carburante.
4. Determinazione di una tariffa di rimborso adeguata
Una volta calcolato il costo del chilometraggio, è importante determinare una tariffa di rimborso adeguata. Questa tariffa deve coprire il costo del carburante, della manutenzione e di qualsiasi altro costo associato. È importante verificare le linee guida dell’IRS per assicurarsi che la tariffa di rimborso sia in linea con i requisiti richiesti.
5. Calcolo del rimborso chilometrico con implicazioni fiscali
Quando si calcola il rimborso chilometrico, è importante considerare le implicazioni fiscali. Alcune forme di rimborso possono essere deducibili dalle tasse, mentre altre possono essere soggette a imposte. È importante rivolgersi a un professionista fiscale o all’Agenzia delle Entrate per assicurarsi che vengano prese in considerazione tutte le implicazioni fiscali applicabili.
6. Comprendere i massimali di rimborso
È importante comprendere gli eventuali massimali di rimborso in vigore. Molte aziende hanno imposto un tetto massimo all’importo del rimborso che può essere richiesto per il chilometraggio aziendale. È importante verificare con l’azienda che l’importo del rimborso sia in linea con il massimale.
7. Quando si richiede un rimborso chilometrico, è importante assicurarsi che le informazioni siano riportate accuratamente sulla dichiarazione dei redditi. Qualsiasi rimborso ricevuto deve essere riportato come reddito, mentre qualsiasi costo relativo al chilometraggio aziendale deve essere riportato come deduzione.
8. Documentare il rimborso chilometrico
È importante documentare qualsiasi rimborso chilometrico ricevuto. La documentazione deve includere la data, lo scopo del viaggio e l’importo del rimborso. Questa documentazione deve essere conservata in caso di controllo da parte dell’IRS.
9. Infine, è importante assicurarsi che qualsiasi rimborso chilometrico sia conforme alle normative vigenti. L’IRS ha linee guida specifiche per i tassi di rimborso e altri aspetti del rimborso chilometrico. È importante controllare queste linee guida e assicurarsi che qualsiasi rimborso sia in linea con queste normative.
Esistono diversi modi per tenere traccia del chilometraggio ai fini del rimborso. È possibile utilizzare un’applicazione per il rilevamento del chilometraggio sul telefono o tenere un registro dei chilometri percorsi in auto. Se si utilizza un’applicazione di tracciamento dei chilometri, assicurarsi di conservare le ricevute e i registri in un luogo sicuro, in modo da potervi accedere facilmente. Se tenete un registro dei chilometri percorsi, assicuratevi di registrare le letture del contachilometri iniziale e finale per ogni viaggio, nonché la data, lo scopo del viaggio e qualsiasi altra informazione rilevante.
Per calcolare i centesimi per chilometro, dividere il numero totale di centesimi per il numero di chilometri percorsi. Ad esempio, se avete percorso 20 miglia e il costo totale è stato di 3,50 dollari, i centesimi per miglio saranno 3,5 divisi per 20, ovvero 17,5 centesimi per miglio.
Per calcolare le miglia per gallone, dividere il numero di miglia percorse per il numero di galloni di gas utilizzati.
Il miglior calcolatore di chilometraggio è quello più adatto alle vostre esigenze specifiche. Esistono molti calcolatori di chilometraggio diversi, quindi è importante trovarne uno che funzioni bene per voi. Quando scegliete un calcolatore di chilometraggio, considerate il vostro budget, il tipo di veicolo che guidate e la frequenza di guida.
Sì, è necessaria una ricevuta per richiedere il chilometraggio. La ricevuta deve includere la data, la lettura del contachilometri e la distanza totale percorsa.