2. È inoltre importante stabilire protocolli e linee guida all’inizio della riunione. Questo aiuterà a mantenere la conversazione sul binario giusto e a garantire che tutti siano sulla stessa pagina. Ciò include la definizione di regole per lo svolgimento della riunione e la definizione di un ordine del giorno.
3. Documentare le decisioni e i punti d’azione
Durante la riunione, è importante documentare le decisioni e i punti d’azione man mano che vengono discussi. Ciò include l’annotazione di tutte le mozioni, le decisioni e gli accordi presi. Inoltre, è importante annotare eventuali punti di disaccordo e altre conversazioni importanti che si svolgono.
4. Registrazione delle votazioni e dei requisiti di quorum
Oltre a documentare le decisioni e le azioni, è importante registrare le votazioni e i requisiti di quorum. Ciò include l’annotazione dei membri presenti e del modo in cui ciascuno di essi ha votato. Queste informazioni devono essere incluse nel verbale per garantire che il processo di votazione sia registrato con precisione.
5. Incorporare presentazioni e altro materiale della riunione
Se durante la riunione sono stati utilizzati presentazioni o altro materiale della riunione, è importante incorporarli nel verbale. A tal fine, è necessario annotare tutte le diapositive o altri materiali importanti che sono stati presentati. Ciò contribuirà a fornire un resoconto più completo della riunione.
6. Per garantire che la riunione si svolga in modo regolare, è importante nominare un cronometrista della riunione. Questa persona sarà responsabile di seguire l’ordine del giorno e di avvisare il gruppo quando è il momento di passare al punto successivo. Questo aiuterà a garantire che la riunione si svolga in modo tempestivo ed efficiente.
7. Usare la tecnologia per registrare e archiviare i verbali
L’uso della tecnologia può essere un ottimo modo per registrare e archiviare i verbali. Ad esempio, è possibile utilizzare una piattaforma di condivisione di documenti come Google Drive o Dropbox per archiviare i verbali. Inoltre, l’utilizzo di un’app di registrazione vocale può essere un ottimo modo per catturare le conversazioni e includerle nei verbali.
8. Creare una bozza efficace
Una volta terminata la riunione, è importante creare una bozza efficace del verbale. Questo include l’organizzazione delle informazioni in modo logico, assicurandosi che tutti i dettagli necessari siano inclusi e garantendo che il verbale sia chiaro e conciso.
9. Infine, è importante modificare e rivedere il verbale finale. A tal fine, si può rivedere la bozza per verificarne l’accuratezza e apportare le modifiche necessarie. Inoltre, è importante assicurarsi che siano incluse tutte le informazioni necessarie e che il verbale sia scritto in modo professionale.
La stesura di un verbale efficace per una riunione di due giorni è una parte importante di qualsiasi riunione del consiglio. Seguendo queste strategie, i membri del consiglio possono assicurarsi che la riunione sia documentata correttamente e che siano incluse tutte le informazioni necessarie. Ciò contribuirà a garantire che la riunione sia condotta in modo efficiente ed efficace.
I verbali delle riunioni del consiglio devono essere un resoconto di ciò che è stato discusso e deciso durante una riunione del consiglio. Deve essere conciso e di facile lettura e deve contenere le seguenti informazioni:
-La data, l’ora e il luogo della riunione
-I nomi dei membri del consiglio presenti
-Le decisioni prese, comprese le eventuali votazioni
-Il resoconto delle discussioni avvenute
-Le eventuali nuove questioni sollevate
-La data e l’ora della riunione successiva
Non esiste un formato specifico per la stesura di un verbale, ma ci sono alcuni elementi comuni che dovrebbero essere inclusi. In generale, il verbale dovrebbe includere la data e l’ora della riunione, il luogo, i nomi delle persone presenti e un riassunto della discussione. Altri elementi che possono essere inclusi sono il conteggio dei voti per le decisioni prese, le azioni assegnate e le scadenze fissate.
Esistono quattro tipi di verbale: formale, informale, dattiloscritto e audio.
I verbali formali vengono generalmente redatti durante le riunioni del consiglio di amministrazione e includono una registrazione di chi era presente, di cosa è stato discusso e di quali decisioni sono state prese. I verbali informali sono meno formali e possono essere redatti durante le riunioni di gruppo o altri tipi di incontri. In genere includono un riassunto di ciò che è stato discusso, ma non sono così dettagliati come i verbali formali.
I verbali dattiloscritti sono semplicemente una registrazione scritta della riunione, mentre i verbali audio sono una registrazione audio della riunione. I verbali audio possono essere utili se le discussioni sono numerose e non è possibile redigere un verbale formale, ma possono essere meno accurati dei verbali dattiloscritti.