1. Impostazione dei conti di rimborso in QuickBooks
I datori di lavoro possono facilmente impostare conti di rimborso in QuickBooks per semplificare i processi di rimborso dei dipendenti. QuickBooks offre tipi di conti quali Conti fornitori, Rimborso dipendenti e Viaggi e intrattenimento. Per creare un conto di rimborso, i datori di lavoro devono andare alla pagina Piano dei conti, cliccare sul pulsante Nuovo e selezionare il tipo di conto desiderato.
2. Registrazione dei rimborsi dei dipendenti
Una volta creato un conto di rimborso, i datori di lavoro possono registrare i rimborsi dei dipendenti in QuickBooks. Nel registrare il rimborso, i datori di lavoro devono assicurarsi di includere la data, il beneficiario, il conto, l’importo e qualsiasi altra informazione rilevante. I datori di lavoro possono anche allegare copie delle ricevute alle transazioni di rimborso per una migliore registrazione.
3. Comprendere i tipi di rimborso
I datori di lavoro devono essere consapevoli dei diversi tipi di rimborso che possono essere applicati alla loro azienda. I tipi di rimborso più comuni includono le spese di viaggio, le spese aziendali e le spese per i veicoli. Comprendere le differenze tra questi tipi è importante per determinare quale conto utilizzare in QuickBooks.
4. Impostazione delle politiche di rimborso dei dipendenti
Per gestire i rimborsi in QuickBooks è fondamentale disporre di una politica di rimborso chiara. I datori di lavoro devono comunicare la politica ai dipendenti e assicurarsi che tutti i rimborsi soddisfino i requisiti della politica. La definizione di politiche di rimborso può anche aiutare i datori di lavoro a evitare potenziali problemi con il fisco.
5. Gestione di più richieste di rimborso
La gestione di più richieste di rimborso può essere complicata. I datori di lavoro dovrebbero utilizzare strumenti di QuickBooks come l’Elenco delle richieste di rimborso per tenere traccia delle richieste e garantire che tutte le richieste siano elaborate in modo rapido e accurato.
6. Tracciare i pagamenti dei rimborsi
Tracciare i pagamenti dei rimborsi è essenziale per i datori di lavoro. QuickBooks offre un modo semplice per tenere traccia dei pagamenti creando un rapporto di monitoraggio dei pagamenti. Questo rapporto mostra ai datori di lavoro quali rimborsi sono stati pagati e quali sono ancora in sospeso.
7. Effettuare le rettifiche dei rimborsi
A volte, i datori di lavoro possono avere bisogno di apportare delle rettifiche ai rimborsi dei dipendenti. Questo può essere fatto in QuickBooks creando una voce del giornale per la rettifica. I datori di lavoro devono assicurarsi di includere i dettagli necessari nella voce del libro giornale per garantire la registrazione delle informazioni corrette.
8. Generazione di rapporti di rimborso
QuickBooks consente ai datori di lavoro di generare rapporti di rimborso per tenere traccia dei rimborsi dei dipendenti. Questi rapporti possono essere filtrati per data, tipo di conto e altri criteri per facilitare la tracciabilità dei rimborsi. I rapporti possono anche essere utilizzati per garantire che tutti i rimborsi siano conformi alle politiche aziendali.
Per registrare una transazione rimborsata in QuickBooks, è necessario creare una nuova voce del giornale. Nella registrazione, si dovrà addebitare il conto Crediti e accreditare il conto Cassa. L’importo della registrazione deve corrispondere all’importo del rimborso.
Esistono diversi modi per emettere una fattura di rimborso in QuickBooks. È possibile creare un modulo di rimborso o utilizzare la funzione di fatturazione di QuickBooks.
Se si desidera creare un modulo di rimborso, è possibile utilizzare il Form Builder di QuickBooks o creare il proprio modulo in un programma di elaborazione testi. Per utilizzare il Form Builder di QuickBooks, accedere al menu Elenchi e fare clic su Moduli. Quindi, fare clic sul pulsante Rimborso.
Se si desidera creare un modulo personalizzato, è possibile farlo con un programma di elaborazione testi come Microsoft Word. A tal fine, creare un nuovo documento e aggiungere le seguenti informazioni:
Nome della società
Data
Importo dovuto
Motivo del rimborso
A chi deve essere intestato il rimborso
Nome e firma
Una volta creato il modulo, è possibile salvarlo e stamparlo. Quindi, è possibile spedirlo per posta o consegnarlo a mano alla persona che ci deve del denaro.
Se si desidera utilizzare la funzione di fatturazione di QuickBooks, andare nel menu Clienti e cliccare su Crea fatture. Compilate quindi la fattura come fareste con qualsiasi altra fattura. Assicurarsi di includere l’importo dovuto e il motivo del rimborso nel campo della descrizione. Al termine, fare clic su Salva e chiudi.
Le spese rimborsate sono tipicamente classificate come spese aziendali o spese personali. Le spese aziendali sono quelle sostenute nel corso dell’attività lavorativa e possono essere dedotte dal reddito imponibile. Le spese personali sono quelle non legate all’attività lavorativa e non possono essere dedotte dal reddito imponibile.
Sì, il rimborso dei dipendenti è una spesa per la busta paga. Infatti, quando un dipendente viene rimborsato per le spese, il rimborso è considerato un reddito per il dipendente. Il datore di lavoro deve quindi trattenere le imposte sul rimborso, proprio come farebbe per qualsiasi altro reddito.