Avere più copie dello stesso messaggio di posta elettronica può essere uno strumento estremamente utile per scopi aziendali, per garantire che tutti i membri di un team siano tenuti al corrente e per assicurarsi che i messaggi importanti siano archiviati per riferimenti futuri. Fortunatamente, Microsoft Outlook semplifica la copia dei messaggi di posta elettronica offrendo una serie di strumenti e funzioni che possono essere utilizzati per portare a termine il lavoro. In questo articolo, discuteremo di come impostare l’account di Outlook per la duplicazione dei messaggi, sfruttare i servizi di inoltro delle e-mail, utilizzare le regole di Outlook per duplicare i messaggi, creare un modello di Outlook per copiare le e-mail, utilizzare le macro di Outlook per automatizzare il processo, utilizzare la funzione di copia dei messaggi di Outlook, generare una regola di Outlook per la duplicazione automatica, sfruttare i componenti aggiuntivi di Outlook per la duplicazione dei messaggi e risolvere i problemi più comuni durante la duplicazione delle e-mail. Iniziamo!
Ci sono alcuni possibili motivi:
1. Potreste avere più account di posta elettronica impostati nel vostro client di posta elettronica e lo stesso messaggio viene recapitato a ciascun account.
2. Potreste essere iscritti più volte alla stessa lista di e-mail.
3. Il mittente potrebbe aver accidentalmente inserito il vostro indirizzo e-mail più volte nel campo A: o Cc:.
Per risolvere il problema, si può provare quanto segue:
1. Controllare le impostazioni della posta elettronica per verificare se sono stati impostati più account. In tal caso, è possibile eliminare gli account duplicati.
2. Cancellare l’iscrizione a eventuali liste di e-mail duplicate.
3. Se conoscete il mittente, potete chiedergli di rimuovere il vostro indirizzo e-mail dal campo A: o Cc:.
Esistono alcuni modi per duplicare le e-mail. Un modo è quello di utilizzare la funzione “Inoltra”. A tal fine, aprire l’e-mail che si desidera duplicare e fare clic sul pulsante “Inoltra”. In questo modo verrà creata una nuova e-mail con lo stesso contenuto dell’originale. È quindi possibile aggiungere altri destinatari e inviare l’e-mail come di consueto.
Un altro modo per duplicare un’e-mail è utilizzare la funzione “Copia”. A tal fine, aprire l’e-mail che si desidera duplicare e fare clic sul pulsante “Copia”. In questo modo si creerà una nuova e-mail con lo stesso contenuto dell’originale. È quindi possibile incollarlo in un nuovo messaggio di posta elettronica e aggiungere altri destinatari se necessario.
Un possibile motivo per cui Outlook scarica i messaggi di posta elettronica duplicati è che l’opzione “Lascia una copia dei messaggi sul server” è attivata. Questa opzione si trova nelle Impostazioni avanzate dell’account di Outlook. Quando questa opzione è attivata, Outlook scarica una copia di ogni messaggio dal server, anche se è già stato scaricato. Ciò può comportare la presenza di e-mail duplicate nella Posta in arrivo. Per risolvere il problema, è sufficiente disattivare l’opzione “Lascia una copia dei messaggi sul server” nelle Impostazioni avanzate dell’account Outlook.
Per duplicare un’e-mail nella posta, aprire l’e-mail che si desidera duplicare. Quindi, fare clic sul pulsante “Altro” nell’angolo superiore destro dell’e-mail. Dal menu a discesa che appare, selezionare “Duplica”.
Non esiste un pulsante per copiare tutti i messaggi di posta elettronica in Outlook con un solo clic, ma esistono alcuni modi per copiare rapidamente i messaggi di posta elettronica da un account all’altro. Un modo è quello di utilizzare le funzioni di esportazione e importazione integrate di Microsoft. Dal menu File, selezionate Esporta, quindi scegliete l’account da cui volete copiare le e-mail. Scegliere una posizione per salvare il file esportato, quindi importare il file nell’altro account.
Un altro modo per copiare le e-mail è utilizzare uno strumento di terze parti come Emailchemy o imapsync. Emailchemy è in grado di convertire i messaggi di posta elettronica da un formato all’altro, in modo da poterli esportare da Outlook e importare in un altro account. imapsync è in grado di copiare i messaggi di posta elettronica tra due account, quindi può essere impostato per copiare tutti i messaggi di posta elettronica da un account all’altro.