1. Impostazione del conto QuickBooks
L’impostazione di un conto QuickBooks per la vostra attività può essere la base per tracciare e gestire i vostri beni. Con pochi semplici passaggi, è possibile rendere il conto operativo in modo rapido e semplice. A seconda del tipo di azienda, potrebbe essere necessario selezionare un tipo specifico di conto, come quello di cassa o di competenza. Sarà inoltre necessario assegnare i ruoli a ciascun utente e collegare i conti bancari, in modo da essere pronti a iniziare a monitorare le proprie attività.
2. Capire le attività aziendali
Capire quali attività possiede l’azienda e come sono classificate è importante per una corretta tracciabilità in QuickBooks. Le attività possono includere qualsiasi cosa, dalle attrezzature e dalle scorte ai mobili, agli arredi e alle attività immateriali come i diritti d’autore o i brevetti. Assegnare ogni attività alla categoria corretta è essenziale per ottenere registrazioni accurate.
3. Inserire le attività di inventario in QuickBooks
Per le aziende che hanno un inventario, l’inserimento e la tracciabilità delle attività di inventario è un passo importante nella gestione delle attività. In QuickBooks è possibile impostare facilmente le categorie per ogni tipo di articolo d’inventario, assegnare i prezzi e tenere traccia dell’utilizzo in modo da sapere sempre quante scorte si hanno a disposizione.
4. Tracciare i beni strumentali
Anche i beni strumentali, come computer, stampanti e mobili per ufficio, sono importanti da tenere sotto controllo. QuickBooks semplifica l’inserimento e il monitoraggio di questi beni con lo stesso livello di dettaglio delle voci di inventario. È possibile inserire informazioni come la data di acquisto, il prezzo di acquisto e la vita utile stimata, per aiutarvi a prevedere i costi di sostituzione futuri.
5. Contabilità di mobili e arredi
I mobili e gli arredi sono importanti da tenere sotto controllo sia a fini commerciali che fiscali. QuickBooks consente di inserire la data di acquisto, il prezzo di acquisto e la vita utile stimata di ogni articolo, in modo da poter facilmente tenere traccia di quando potrebbe essere necessario sostituirlo e stimare i costi associati.
6. Registrazione delle attività immateriali
Anche le attività immateriali, come i diritti d’autore, i brevetti e i marchi, sono importanti da registrare in QuickBooks. È possibile inserire facilmente il tipo di attività, la data di acquisto e il prezzo di acquisto, in modo da poter tenere sotto controllo le spese relative.
7. Registrazione di ammortamenti e svalutazioni
Gli ammortamenti e le svalutazioni sono importanti da tenere sotto controllo in QuickBooks per riflettere con precisione il valore delle attività nel tempo. Con QuickBooks è possibile inserire facilmente la data di acquisto, il prezzo di acquisto e la vita utile stimata di ciascun bene, in modo da poter calcolare rapidamente i costi di ammortamento.
8. Riconciliare le attività con il saldo bancario
Riconciliare le attività con il saldo bancario è un passo importante nella gestione delle attività. In QuickBooks è possibile confrontare facilmente le registrazioni dei beni con il saldo bancario per assicurarsi che tutti i beni siano accuratamente contabilizzati.
9. Una volta che i beni sono stati inseriti e tracciati in QuickBooks, è possibile utilizzare il software per ottimizzare la gestione dei beni. Grazie a funzioni come i rapporti di tracciabilità dei beni, è possibile ottenere rapidamente e facilmente un’istantanea dell’inventario dei beni, consentendo di prendere decisioni migliori su acquisti e sostituzioni.