La gestione dei record di SharePoint è una funzionalità della piattaforma Microsoft SharePoint che offre alle organizzazioni un modo per archiviare e gestire in modo sicuro i propri record digitali. Consente alle organizzazioni di stabilire un quadro di riferimento per la gestione del ciclo di vita dei record e dei documenti, dalla creazione e archiviazione alla conservazione, distruzione e archiviazione dei record. Questo articolo fornisce una panoramica della gestione dei record di SharePoint, compresi i suoi componenti e vantaggi principali.
SharePoint Records Management è un insieme di strumenti e funzionalità che consentono alle organizzazioni di gestire efficacemente i propri documenti digitali. Consente alle organizzazioni di archiviare i record in un repository sicuro e di consentire agli utenti di accedere e gestire tali record in conformità alle politiche dell'organizzazione. Ciò include la possibilità di dichiarare i documenti come "documenti ufficiali" e di assegnare periodi di conservazione, nonché la possibilità di tracciare il ciclo di vita dei documenti, dalla loro creazione e conservazione alla loro distruzione o archiviazione.
La gestione dei record di SharePoint è costituita da diversi componenti che consentono alle organizzazioni di gestire efficacemente i propri record digitali. Questi componenti includono il Records Center, che è un repository sicuro per l'archiviazione dei record; il Content Organizer, che consente agli utenti di indirizzare i documenti al Records Center; il Records Management Policy, che consente alle organizzazioni di impostare periodi di conservazione per i record; i Records Management Reports, che forniscono visibilità sul ciclo di vita dei record; e i Records Management Web Services, che consentono alle organizzazioni di integrare SharePoint Records Management con applicazioni di terze parti.
SharePoint Records Management offre diversi vantaggi alle organizzazioni. Consente agli utenti di accedere e gestire i record in un repository sicuro, assicurando che i record rimangano protetti e riservati. Consente inoltre alle organizzazioni di stabilire periodi di conservazione per i record, assicurando che vengano distrutti o archiviati in conformità alle politiche organizzative. Inoltre, fornisce visibilità sul ciclo di vita dei record, consentendo alle organizzazioni di monitorare lo stato dei record e di garantire la conformità alle politiche organizzative.
SharePoint Records Management può essere configurato in diverse fasi. Innanzitutto, il Records Center deve essere configurato nell'ambiente SharePoint. Ciò comporta la creazione di un repository sicuro per l'archiviazione dei record, l'impostazione dell'Organizzatore di contenuti per instradare i documenti al Records Center e la configurazione della Politica di gestione dei record per impostare i periodi di conservazione dei record.
Una volta configurato SharePoint Records Management, i record possono essere gestiti all'interno dell'ambiente SharePoint. Ciò comporta la creazione di record nel Centro registri, l'uso dei criteri di gestione dei record per assegnare periodi di conservazione dei record e l'uso dei rapporti di gestione dei record per monitorare il ciclo di vita dei record. Inoltre, gli utenti possono utilizzare i Records Management Web Services per integrare SharePoint Records Management con applicazioni di terze parti.
Esistono diverse best practice che le organizzazioni dovrebbero seguire quando impostano e gestiscono i record in SharePoint Records Management. Queste includono la garanzia che i record siano archiviati in un repository sicuro, l'impostazione dell'Organizzatore di contenuti per instradare i documenti al Centro registri, l'impostazione dei Criteri di gestione dei record per assegnare i periodi di conservazione e l'utilizzo dei Rapporti di gestione dei record per monitorare il ciclo di vita dei record. Inoltre, le organizzazioni dovrebbero utilizzare i Records Management Web Services per integrare SharePoint Records Management con applicazioni di terze parti.
SharePoint Records Management è una funzionalità della piattaforma Microsoft SharePoint che offre alle organizzazioni un modo per archiviare e gestire in modo sicuro i propri documenti digitali. Consente alle organizzazioni di stabilire un quadro di riferimento per la gestione del ciclo di vita dei record e dei documenti, dalla creazione e archiviazione alla conservazione, distruzione e archiviazione dei record. Questo articolo ha fornito una panoramica della gestione dei record di SharePoint, compresi i suoi componenti chiave e i vantaggi, nonché le modalità di impostazione e gestione dei record con SharePoint Records Management. Inoltre, ha delineato le best practice per la gestione dei record di SharePoint.
Esistono due modi per creare un record in SharePoint:
1. È possibile creare manualmente un record facendo clic sul pulsante "Nuovo" nella barra multifunzione di SharePoint.
2. È anche possibile creare un record utilizzando l'API REST di SharePoint.
La gestione dei record Microsoft è un insieme di strumenti e processi che aiutano le organizzazioni a gestire i propri record elettronici. Questi strumenti e processi possono aiutare le organizzazioni a tenere traccia dei loro record, a garantire che i record siano archiviati e protetti correttamente e a smaltire i record quando non sono più necessari. La gestione dei documenti Microsoft può anche aiutare le organizzazioni a soddisfare gli obblighi legali e normativi in materia di gestione dei documenti.
Un centro documenti SharePoint è un archivio centrale per i documenti di un'organizzazione. Si tratta di uno speciale modello di sito progettato per archiviare, gestire e conservare i record. I record in un centro registri possono essere archiviati in qualsiasi formato, compresi quelli cartacei, elettronici e basati sul Web. Un centro di documentazione può essere utilizzato per gestire i documenti di un'intera organizzazione o di uno specifico dipartimento o progetto.