La condivisione delle scrivanie si riferisce a una forma di organizzazione del lavoro in cui ci sono meno stazioni di lavoro o scrivanie in un ufficio - di qualsiasi tipo - di quanti sono i dipendenti. Sono liberi di scegliere la propria scrivania ogni giorno.
Il desk sharing è anche conosciuto come scrivania condivisa, ufficio flessibile, qualsiasi scrivania o hot desking. Il principio di questa condivisione risale a un'usanza della marina. Soprattutto nei sottomarini, diversi marinai condividono un letto o una cuccetta a causa del limitato spazio disponibile. Coloro che non sono di guardia o in servizio possono dormirci.
Il concetto è stato adottato per la prima volta nel segmento business dalle aziende tecnologiche emergenti della Silicon Valley e ora ha raggiunto anche le aziende tedesche. Dietro c'è la consapevolezza che molti posti di lavoro sono spesso non occupati perché gli utenti sono in riunione, sul campo, in viaggio d'affari o in vacanza. Le stime suggeriscono che le assenze dalla scrivania in Germania rappresentano circa il 30 per cento del tempo totale di lavoro.
Svantaggi del desk sharing
Il desk sharing ha dei vantaggi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. I datori di lavoro possono ridurre significativamente i loro costi per l'affitto, gli investimenti in attrezzature per ufficio, la pulizia e i costi energetici. Circa il 10-20% può essere risparmiato sullo spazio, e fino a un terzo sull'energia per l'elettricità e il riscaldamento.
Anche i dipendenti possono beneficiarne, a condizione che abbiano un forte senso di auto-organizzazione sul lavoro e godano della fiducia dei loro manager. La flessibilità porta ai suddetti risparmi e può aiutare a garantire i posti di lavoro a lungo termine. Inoltre, c'è la possibilità di conoscere meglio i colleghi della propria azienda e i loro metodi di lavoro, il che porta anche a una maggiore produttività a lungo termine.
Svantaggi del desk sharing
Il desk sharing, tuttavia, non è adatto a tutte le aziende e può anche avere effetti negativi sui dipendenti. Per esempio, i flussi di lavoro devono essere digitalizzati il più possibile per garantire l'efficienza. I dipendenti che devono costantemente ricorrere a documenti cartacei perderebbero troppo tempo e diventerebbero meno produttivi se, per esempio, dovessero passare dalla loro scrivania che cambia continuamente allo stesso schedario più e più volte.
I dipendenti che sono più introversi e riservati possono incorrere in problemi se entrano costantemente in contatto con nuovi colleghi o non sono più autorizzati a decorare le loro scrivanie con oggetti personali come una foto di famiglia o a dotarsi di un proprio portamatite. Ci sono aziende che hanno rinunciato all'esperimento del desk sharing dopo una sola settimana a causa delle loro cattive esperienze e sono tornate al loro vecchio modo di lavorare.