Il numero UID è usato per identificare chiaramente le aziende che hanno la loro sede legale nell'Unione Europea ai fini della legge sull'IVA. È obbligatorio per tutte le aziende che fanno affari nel mercato interno.
Il 1° gennaio 1993, con l'abolizione delle frontiere interne nell'UE, sono stati aboliti anche i controlli alle frontiere e la raccolta dell'IVA sulle importazioni. In cambio, la procedura di controllo dell'IVA è stata sviluppata per garantire la sicurezza di queste entrate fiscali. A questo scopo, gli stati membri si scambiano alcuni dati tra di loro, tra i quali il numero UID ha una funzione chiave. Per questo motivo, ogni azienda deve avere un numero UID se vende beni o servizi in un altro paese dell'UE.
A proposito, l'abbreviazione numero UID è usata solo nei paesi di lingua tedesca dell'Austria e della Svizzera; in Germania, si parla di USt-IdNr (numero di identificazione IVA).
Struttura del numero UID
Il numero UID inizia con due lettere maiuscole per il codice paese, seguito da un massimo di dodici caratteri alfanumerici. Per garantire la validità, vengono utilizzate le check digit o altre procedure di rilevamento degli errori. I numeri tedeschi sono strutturati secondo lo schema DE9999999 (DE per Germania, poi un blocco di nove cifre). Tuttavia, non ci sono specifiche di formato vincolanti da parte della Commissione UE, solo raccomandazioni. Un caso speciale è la Grecia, che usa il prefisso EL invece di GR come codice paese. La deviazione è basata sul codice ISO 639-1 per la lingua greca e a volte ha portato i software per i sistemi di gestione delle merci a non accettare l'inserimento dei numeri UID greci.
Obblighi in relazione al numero UID
Come già detto, ottenere questo numero fiscale è obbligatorio per ogni azienda che fa affari con beni o servizi all'interno dell'UE. Deve anche apparire sulle fatture nelle transazioni commerciali nazionali tedesche se non è elencato il numero di imposta abituale rilasciato dall'ufficio fiscale competente. Deve essere indicato in ogni caso sulle fatture emesse oltre frontiera nell'UE - e senza l'indicazione dell'IVA, dato che le aliquote differiscono da paese a paese - così come nell'impronta dei siti web.
Richiedere e cercare un numero UID Germania
Un numero UID Germania può essere richiesto all'Ufficio Federale Centrale delle Imposte (BZSt) per le tasse o online sul sito dell'Ufficio Federale delle Finanze. Diventa valido quando il numero viene annunciato e rimane valido finché un'azienda è registrata ai fini dell'IVA.
È anche possibile interrogare il numero UID di un'azienda straniera per verificarne l'esattezza sul sito web dell'Ufficio federale delle imposte. Inoltre, ci sono piattaforme su internet dove si può cercare un numero UID.