Stampanti, scanner e dispositivi multifunzione oggi non sono solo dispositivi più o meno isolati, ma blocchi di costruzione nelle strutture di gestione dei documenti e dell'output. Questo aumenta le richieste sul canale per implementare concetti adeguati con i clienti.
L'ufficio senza carta è stato una parola d'ordine nel mondo IT per molti anni. Tuttavia, non è stato ancora completamente implementato da nessuna parte, per la gioia dei produttori di stampanti e del canale. Soprattutto nelle piccole o medie imprese al di fuori del settore IT, la stampa e la copia sono spesso ancora fatte fino a quando le testine di stampa e i rulli di trasferimento si incendiano. Nelle aziende che sono in attività da decenni, molto lavoro viene ancora fatto con stampe e copie come parte del flusso di lavoro quotidiano e abituale. Anche lì, l'archiviazione in raccoglitori fa ancora parte del flusso di lavoro quotidiano. Tuttavia, in molte di queste aziende, la gestione sta per essere consegnata alla prossima generazione, che spesso è tra i "nativi digitali" ed è molto più abituata ai contenuti digitali. Questo avrà un impatto sulla progettazione dei flussi di lavoro interni e in definitiva porterà alla crescente introduzione della gestione digitale dei documenti e dell'output anche nelle aziende più piccole.
Tendenza crescente verso i documenti digitali
Nelle grandi aziende, d'altra parte, le persone stanno già lavorando sempre più con i documenti digitali. Questo ha anche a che fare con la sempre migliore attrezzatura dei posti di lavoro in ufficio con monitor più grandi e il maggior uso di tablet, convertibili e lavagne digitali. Con loro, i documenti in forma digitale, come le scansioni in formato PDF, possono essere letti meglio e anche modificati e annotati. Questo è il motivo per cui praticamente tutti i produttori di stampanti si sono trasformati in fornitori di gestione dei documenti o stanno lavorando a stretto contatto con tali fornitori. L'obiettivo è quello di gestire l'intero flusso di lavoro dei documenti digitali con i loro prodotti. Tuttavia, non è possibile fare completamente a meno della carta: le firme sono sempre necessarie come parte del flusso di lavoro, per le quali non sono ancora disponibili meccanismi digitali.
L'istituto di ricerca di mercato indipendente britannico Quocirca ha intervistato un totale di 240 aziende con almeno 500 dipendenti in Germania, Francia, Regno Unito e Stati Uniti che già utilizzano servizi di stampa gestiti per l'analisi "Managed Print Services Landscape 2018". Un risultato dello studio è che una parte significativa delle aziende intervistate vede l'MPS non semplicemente come un mezzo per esternalizzare la manutenzione del parco stampanti nel modo più economico possibile, ma come parte della digitalizzazione della propria azienda. A questo scopo, i fornitori di MPS dovrebbero sviluppare strategie insieme ai loro clienti per una gestione fluida e sicura dei documenti, con la quale i flussi di lavoro interni possono essere accelerati.
Dopo tutto, le informazioni su carta sono lette più attentamente da molte persone che quelle sullo schermo. Tra i partecipanti tedeschi all'attuale studio "Managed Print Services Landscape 2018" di Quocirca, solo il 34% considera comunque le stampe su carta come "molto importanti" per il loro business quotidiano. Allo stesso tempo, il 76% delle aziende intervistate dichiara di aver già implementato processi digitali che non richiedono stampe. Tuttavia, è probabile che l'importanza della carta sia maggiore per le aziende senza servizi di stampa gestiti e gestione digitale dei documenti.
Mercato delle stampanti in totale contrazione
La tendenza ad abbandonare la carta si riflette nello sviluppo del mercato delle stampanti. Secondo uno studio di IDC, le vendite di stampanti e dispositivi multifunzione in Europa occidentale sono diminuite del 6,7% in termini di unità nel terzo trimestre del 2018. In Germania, il calo è stato un po' meno pronunciato, al 5,6 per cento. Tuttavia, le vendite si sono ridotte di un 2,1 per cento molto più piccolo, poiché i clienti hanno acquistato più multifunzione A3 e stampanti ad alta velocità con prezzi corrispondentemente più alti. Tuttavia, Phil Sargeant, Programme Director del Western European Imaging, Hardware Devices, and Document Solutions Group di IDC, sottolinea la continua importanza del mercato delle stampanti dell'Europa occidentale per i produttori e il canale, nonostante il passaggio dai documenti stampati a quelli digitali: "La stampa rimane un fattore importante per molte aziende ed è chiaro che c'è ancora molto spazio per il cambiamento e le opportunità di business in aree come il colore, il getto d'inchiostro e anche il monocromo. I produttori che si sono concentrati sui servizi IT, sulla sicurezza e su un minore impatto ambientale stanno vedendo il successo come risultato".
Il più grande calo in tutta Europa è stato nelle vendite di dispositivi di inchiostro per gli utenti domestici. Questo è probabilmente dovuto alla contrazione del mercato dei PC. Anche se praticamente tutti i nuovi dispositivi supportano la stampa da smartphone, i consumatori probabilmente vedono ancora le stampanti e gli MFP principalmente come dispositivi aggiuntivi per il PC. La domanda di stampanti senza funzione di scansione ha continuato a diminuire. La quota di dispositivi multifunzionali nel mercato complessivo ha quindi continuato a crescere e ora ammonta all'85%.
I ricercatori di mercato IDC identificano tre segmenti di crescita nel mercato delle stampanti e degli MFP: Il mercato dei multifunzione A3 a inchiostro è cresciuto del 12,6 per cento nella prima metà dell'anno e quello dei multifunzione laser a colori A3 del 3,1 per cento. Le stampanti a inchiostro ad alta velocità hanno visto la più grande crescita, fino al 37,2 per cento.
MFP di fascia alta in aumento
Il trionfo degli MFP è dovuto anche al fatto che questi dispositivi si inseriscono meglio in un flusso di lavoro digitale. Possono scansionare i documenti e salvare i dati catturati come copia digitale o spesso anche convertirli in testo tramite OCR. Si interfacciano con il cloud storage, i servizi CRM e i dispositivi mobili come gli smartphone o i tablet. I touchscreen di grande formato e un'interfaccia configurabile permettono un funzionamento comodo. L'autenticazione dell'utente tramite token NFC o smartphone assicura un login veloce ma sicuro. Sempre più dispositivi offrono anche una funzione follow-me per garantire che i documenti riservati non cadano nelle mani sbagliate.
A volte gli MFP servono come piattaforma per le applicazioni che automatizzano le fasi di lavoro o offrono servizi aggiuntivi. Queste applicazioni sono rese disponibili per il download sui loro negozi. I produttori di solito forniscono ai partner ambienti di sviluppo per le applicazioni. Possono usarli per sviluppare applicazioni personalizzate o app che possono distribuire attraverso lo store dietro pagamento di una licenza. Questo apre un'ulteriore fonte di reddito per i partner o gli sviluppatori di software indipendenti. Alcuni produttori usano Android come base per le applicazioni, altri le basano sui sistemi operativi degli MFP.
La sicurezza come sfida
Uno svantaggio dei processori sempre più potenti, dei sistemi operativi migliorati e della connettività internet dei moderni MFP, tuttavia, è che stanno diventando sempre più un obiettivo per gli attacchi digitali. Negli ultimi anni, gli MFP sono stati ripetutamente integrati in botnet e utilizzati impropriamente per attività criminali. Nello studio di Quocirca, il 68% degli intervistati ha dichiarato che almeno un attacco denial-of-service o malware ha avuto luogo sulle loro stampanti o dispositivi multifunzione nel 2017. Di conseguenza, solo il 30% degli intervistati crede che la loro attuale infrastruttura di stampa sia completamente protetta contro le minacce interne o esterne. Di conseguenza, i produttori di dispositivi stanno ora ponendo maggiore enfasi sulla protezione del firmware e sugli aggiornamenti regolari per ripristinare la fiducia dei clienti nei loro prodotti.
Servizi di stampa gestiti invece del business tradizionale delle stampanti
La maggiore complessità del flusso di lavoro di un documento con diversi diritti di accesso per gli utenti e il maggiore sforzo per mettere in sicurezza i dispositivi porta anche i servizi di stampa gestiti a diventare più attraenti per i clienti. Questo perché il fornitore di servizi ora non solo assicura la manutenzione dei dispositivi e la fornitura di materiali di consumo, ma supporta anche i suoi clienti nell'implementazione di processi documentali efficienti e sicuri e nell'automazione della gestione dell'output. Questi servizi aggiuntivi non solo permettono alle system house e ai rivenditori specializzati di compensare il calo delle vendite di dispositivi e materiali di consumo, ma anche di generare un fatturato aggiuntivo attraverso servizi a più alto valore. I partner più piccoli che non hanno sufficienti risorse MPS proprie possono ripiegare sulle offerte dei produttori o della distribuzione. Di solito hanno accesso a soluzioni composte da componenti individuali, che vanno da programmi software individuali a pacchetti completi all-inclusive.
I distributori hanno approcci diversi alle loro offerte MPS. Mentre anche, per esempio, ha creato la propria offerta MPS con vari modelli di contratto, Tech Data lavora con il portale Printer4you.com dal 2017. Il rivenditore online Printer Care è dietro questo. Il portale è destinato principalmente ad attrarre le piccole e medie case di sistema che vogliono aggiungere MPS al loro portafoglio. Possono anche registrare i loro tecnici di servizio certificati con Printer4you. Tech Data agisce come partner di vendita in questa cooperazione.
Secondo Quocirca, tra le aziende che già utilizzano servizi di stampa gestiti, ben il 24 per cento vuole aumentare il proprio budget MPS in misura significativa, e un altro 40 per cento sta pianificando una spesa moderatamente maggiore. Il driver più importante per l'MPS in Germania è una maggiore sicurezza con il 44 per cento, seguito da costi ridotti per l'hardware e una maggiore affidabilità con il 42 per cento ciascuno. Una maggiore efficienza nei processi di business è più importante per i clienti MPS tedeschi con il 36 per cento che costi più bassi per i materiali di consumo con il 30 per cento nelle statistiche. L'indagine di Quocirca mostra anche che i clienti che hanno la loro gestione della stampa e dell'output completamente gestita da un fornitore di servizi considerano che i loro obiettivi sono stati raggiunti in misura maggiore rispetto alle aziende che gestiscono ancora alcuni dei compiti internamente. Alla domanda sulla loro soddisfazione con i loro fornitori di MPS, il 32% delle aziende partecipanti ha detto di essere molto soddisfatto. Un altro 52% è soddisfatto del lavoro dei propri fornitori di servizi.
Chi vende solo hardware per stampanti e i relativi materiali di consumo come system house IT o rivenditore specializzato oggi scoprirà che questo business non funziona più. Perché il futuro appartiene ai Managed Print Services con la gestione digitale dei documenti e dell'output. Nelle aziende più grandi, i documenti sono già sempre più elaborati digitalmente dopo la scansione e vengono stampati solo alla fine del flusso di lavoro. I fornitori di servizi MPS esterni sono incaricati dell'amministrazione del parco stampanti e del sistema di gestione dei documenti. Questo ruolo può essere assunto da case di sistema che hanno già familiarità con le aziende e i loro processi. Anche le piccole e medie imprese non potranno sfuggire alla pressione della digitalizzazione nei prossimi anni. I rivenditori IT che non hanno acquisito da soli le necessarie competenze MPS o che non fanno almeno uso delle offerte dei produttori o distributori di stampanti saranno presto fuori dal mercato. Le voci dei partner mostrano che molte case di sistema lo hanno già riconosciuto.
Requisiti futuri per gli MPS
Tuttavia, i fornitori di MPS non possono riposare sugli allori nonostante l'alta soddisfazione dei loro clienti. I requisiti futuri includono, per esempio, la fornitura di analisi sulle prestazioni e l'efficienza dell'infrastruttura documentale e di stampa, nonché lo sviluppo di soluzioni per l'ulteriore digitalizzazione dei processi nell'azienda. È qui che i produttori di software di gestione dei documenti, che finora non hanno praticamente integrato alcuno strumento di analisi dei dati, sono richiesti. Possono essere aiutati dalla cooperazione con partner che hanno esperienza di Big Data. Qui, i fornitori di MPS devono fare richieste ai loro fornitori di software o ai produttori di stampanti che hanno i loro propri sistemi di gestione dei documenti.