Il termine Key Performance Indicator (KPI) indica cifre chiave che possono essere utilizzate per determinare le prestazioni, il successo e l'utilizzo di un'azienda, di singole unità organizzative o di una macchina specifica.
Non è raro che i manager e i loro dipendenti perdano di vista ciò che è veramente rilevante per raggiungere il successo con la strategia aziendale, dati tutti gli obiettivi e le mete del business quotidiano. Gli indicatori di performance chiave li supportano nell'ottenere informazioni limitate sul fatto che il loro lavoro sia positivo o negativo con valori semplici. Ne consegue che i KPI all'interno dell'amministrazione aziendale significano cifre chiave che riflettono le prestazioni di un'azienda in diverse aree e possono essere usate come obiettivi. Inoltre, rappresentano i successi o i fallimenti in modo che i processi aziendali possano essere controllati, valutati e successivamente regolati e ottimizzati, se necessario. Un KPI può riflettere la produttività di un singolo dipendente, di un team, di un reparto o dell'intera forza lavoro, ma anche di macchinari e attrezzature.
I KPI possono essere applicati a molte aree
Per ottenere KPI significativi, essi dovrebbero essere focalizzati il più precisamente possibile sui requisiti e sugli obiettivi di un'azienda. Sono adattati ai fattori critici di successo e quindi forniscono sempre risultati molto specifici. I seguenti esempi mostrano che tipo di KPI possono essere e cosa dicono sulle singole aree funzionali:
- bei Maschinen etwa die produzierte Stückzahl eines Arbeitstages oder einer Schicht
- bei Projekten die Zeit, die zum Abschluss benötigt wird
- in der Öffentlichkeitsarbeit die Zahl von positiven oder negativen Berichten in den Medien
- im Vertrieb der Umsatz, der mit Erstkunden erreicht wird
- in der Forschung und Entwicklung die Anzahl der Projekte, die schließlich in Vorserie gehen
- bei Mitarbeiterschulungen die Zahl von Fördermaßnahmen, die von der Personalentwicklung auf den Weg gebracht werden
Festlegung von KPIs
Die Erarbeitung und Definition von Leistungskennzahlen ist eine Aufgabe von Führungskräften für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich. Dafür müssen sie zunächst die Ziele ihrer Abteilung kennen und klar benennen sowie die Kennzahlen festlegen, die deutlich werden lassen, ob ein Ziel erreicht wurde. Poi bisogna considerare e definire come saranno raccolti i dati necessari per i KPI (valori di misurazione, procedure, intervalli e persone responsabili delle misurazioni). Poi i valori effettivi per i KPI devono essere calcolati dai dati.
Il passo successivo è quello di informare i dipendenti e i membri del team sul significato dei rispettivi KPI in modo che ci sia chiarezza e si possa raggiungere un accordo. Gli obiettivi e le relative specifiche degli obiettivi devono essere chiariti con i dipendenti. Vengono quindi prese le misure e raccolti i dati necessari. Il manager controlla i valori misurati, li discute con i dipendenti e ricava misure appropriate se sono necessari miglioramenti o cambiamenti. Inoltre controlla a intervalli regolari se il KPI corrisponde ancora alla realtà o se è necessario. In caso contrario, viene abolito o sostituito.