Il fornitore di software DocuPortal ha introdotto ECM Suite 9. La soluzione per la gestione dei contenuti aziendali è progettata per semplificare ulteriormente l'archiviazione di e-mail e documenti scansionati. Regole liberamente definibili con l'aiuto della generazione automatica di metadati. Attraverso i moduli, gli utenti possono importare dati da qualsiasi applicazione.
Con DocuPortal ECM Suite, gli utenti possono archiviare, strutturare e modificare centralmente qualsiasi contenuto come file, informazioni, e-mail o documenti. La versione aggiornata del software ha lo scopo di far progredire ulteriormente l'automazione dei processi aziendali.
L'amministratore delegato di DocuPortal, Holger Zumpe, spiega: "L'archiviazione di e-mail e documenti scannerizzati è un focus particolare qui, poiché queste sono attualmente le esigenze più urgenti nelle aziende."
Il produttore vuole alleviare gli utenti con i cosiddetti Automation Services. Questo è un componente server che estende l'ECM Suite 9 e collega qualsiasi sistema esterno tramite moduli, tra cui unità di rete, server di posta elettronica o database. Gli utenti possono definire come i record di dati in entrata e in uscita devono essere gestiti e creare regole di processo corrispondenti. Per esempio, le e-mail possono essere assegnate a specifici processi aziendali basati su parole chiave.
Altre innovazioni nel software ECM includono un modello di struttura. Con questo, gli utenti possono creare strutture e copiarle in cartelle appena create. Quando si copiano i file, il monitoraggio delle directory assicura anche che i file nella directory originale siano opzionalmente cancellati.
Secondo il produttore, anche le funzioni dei file circolari sono state perfezionate. Tramite il servizio web, gli utenti possono ora accedere alla lista di flusso di un file circolare, ai contributi di discussione e alle cronologie di sessione.