L'anno 2020 ha anche scosso profondamente il settore delle stampanti e dei servizi di stampa gestiti. Improvvisamente, i sistemi di stampa nelle aziende rimasero inutilizzati, mentre allo stesso tempo erano richieste piccole stampanti per l'home office. La tendenza è destinata a continuare.
Siamo ancora lontani da un ufficio senza carta, ma le vendite globali di stampanti sono in calo da anni. L'industria ha reagito a questo e vede anche le stampanti e specialmente i sistemi multifunzione come solo una parte di un flusso di lavoro documentale ampiamente digitale. E per questo, i produttori e il canale vogliono fornire ai clienti gli strumenti adeguati, volentieri come servizio. Perché la maggior parte dei fornitori di MPS ha capito da tempo che non può più limitarsi a fornire i materiali di consumo e la manutenzione dei dispositivi se vuole rimanere in attività.
La strada verso la digitalizzazione è tanto semplice quanto complessa. Una buona consulenza e un buon servizio sono necessari per mantenere bassi i costi di follow-up ed evitare cattivi investimenti. Questo servizio è importante e siamo felici di fornirlo. I nostri clienti dovrebbero essere pronti a investire sensatamente per questo in anticipo, in modo che ci sia una riduzione significativa dei costi a valle e che i processi operativi possano essere mappati nel modo più efficiente possibile.
La pandemia di Covid 19 ha spinto molti datori di lavoro a mandare il maggior numero possibile di dipendenti fuori dagli uffici e in ufficio a casa. Qui, le aziende che avevano già stabilito procedure per l'elaborazione digitale dei documenti avevano un vantaggio. Qui è sufficiente avere una mailroom con personale che digitalizza le lettere in arrivo o altri stampati, li assegna e poi li salva per un'ulteriore elaborazione digitale, che è possibile anche dall'home office. Le aziende che non sono ancora così avanti, d'altra parte, sono state costrette o a introdurre procedure corrispondenti alla velocità della luce, il che è difficile, o a dotare i dipendenti dell'home office di dispositivi multifunzione. I dispositivi per i gruppi di lavoro più grandi, d'altra parte, erano meno richiesti perché sarebbero stati seduti in uffici vuoti.
Come risultato, il mercato globale delle stampanti e dei multifunzione è diminuito del 7,5 per cento nel primo trimestre del 2020 e del 10,2 per cento nel secondo trimestre del 2020, secondo IDC. Nel terzo trimestre dell'anno, le vendite hanno recuperato un po' con un aumento dell'8,6 per cento, secondo i ricercatori di mercato. Tuttavia, secondo un altro studio IDC, questo movimento verso l'alto non è ancora arrivato nel mercato tedesco.
Secondo i dati di IDC sul mercato delle stampanti dell'Europa occidentale, la domanda in Germania ha rallentato più della media dell'Europa occidentale, soprattutto nel secondo trimestre del 2020. Nel terzo trimestre, il canale in Germania ha dovuto ancora accettare un moderato calo del 3,8%, mentre altri paesi sono stati in grado di registrare nuovamente un aumento significativo. Secondo IDC, i multifunzione a inchiostro e i multifunzione laser mono a basso costo erano particolarmente richiesti. Si dice che alcuni produttori stiano avendo problemi con la fornitura di dispositivi al momento, il che è probabilmente dovuto ai costi di trasporto attualmente molto alti dall'Asia.
La diminuzione del volume di stampa richiede nuove strategie
Il volume di stampa è ovviamente diminuito drasticamente in diversi settori, per esempio nel catering, nell'industria alberghiera e nell'aviazione. Anche nelle scuole, le stampanti sono rimaste ferme per molto tempo. Negli enti pubblici e nel settore sanitario, invece, si è stampato di più, ma non abbastanza per attutire il calo. Questo ha colpito soprattutto i fornitori di servizi di stampa gestiti, che non hanno beneficiato dei multifunzione consumer che molte aziende hanno acquistato per gli uffici domestici dei loro dipendenti. Per le aziende MPS, questo dovrebbe essere un motivo per pensare ancora più intensamente ai modelli di fatturazione che sono meno dipendenti dai clic e si concentrano invece sulla gestione delle stampanti e dei documenti. I modelli basati sul cloud che non richiedono un server di stampa centrale sono particolarmente adatti alle stampanti multifunzione dell'ufficio domestico.
A causa di Covid-19, le soluzioni MPS devono diventare più flessibili. I modelli di fatturazione rigidi ("contratti a clic") con pagine gratuite che scadono perché non c'è nessuno in ufficio sono ormai definitivamente superati.
Perché anche se la pandemia è finita, una quota maggiore di posti di lavoro rimarrà nell'home office. Secondo IDC Research, prima di Covid-19, il 14,4 di tutti i dipendenti con un lavoro d'ufficio in tutto il mondo lavorava in un ufficio domestico. Alla fine di ottobre di quest'anno, la quota era del 44,6 per cento, superando la quota di lavoratori rimasti negli uffici aziendali, che era del 39,3 per cento. Per il prossimo futuro, gli analisti di IDC si aspettano che l'home office scenda ancora a poco più del 22%. Tuttavia, sempre più persone lavoreranno in modo più flessibile e passeranno da un ufficio all'altro. Ufficio a casa e lavoro mobile.
Alcuni produttori di stampanti stanno già rispondendo a questa tendenza costruendo dispositivi più compatti per un volume di pagine inferiore, ma che hanno ancora tutte le caratteristiche di gestione e manutenzione remota dei modelli più grandi. Altre caratteristiche importanti sono il basso consumo energetico e il basso livello di rumore. Le stampanti multifunzione sono più richieste dei dispositivi a funzione singola, che dovrebbero anche permettere la stampa da dispositivi mobili come smartphone, tablet o notebook collegati via WLAN. I produttori e il canale possono sperare in un business aggiuntivo qui, poiché molte aziende si renderanno certamente conto che i dispositivi consumer economici sono adatti all'uso professionale nell'home office solo in misura limitata e li sostituiranno con multifunzione professionali compatti, che possono poi anche essere gestiti più facilmente dal proprio IT o da un fornitore MPS e dotati di materiali di consumo come toner, inchiostro e carta.
Vediamo i sistemi di stampa, e i sistemi MFP in particolare, come una stazione di servizio all'interno dell'azienda. Possono fare più che stampare e scannerizzare. L'integrazione di questi nei processi aziendali dovrebbe venire sempre più in primo piano. Altrimenti, sono solo un componente IT sostituibile.
La sicurezza ha un'alta priorità
La sicurezza dei dispositivi e del flusso di lavoro dei documenti sta diventando ancora più importante a causa della decentralizzazione, poiché il numero di punti di attacco sta crescendo. Che la questione sia importante è dimostrato da azioni come quella del sito di notizie specializzato in sicurezza Cybernews, che ha usato un hack "etico" a metà dell'anno per ottenere quasi 28.000 stampanti non adeguatamente protette per stampare un messaggio di avvertimento e una guida alla sicurezza utilizzando uno script speciale. Utilizzando il motore di ricerca specializzato Shodan, sono riusciti a trovare circa 500.000 stampanti e dispositivi multifunzione vulnerabili in tutto il mondo. Possono servire come punto di partenza per un attacco più esteso a una rete aziendale, essere usati impropriamente per attacchi DDoS o come fiondatori di spam. Dal momento che gli MFP in particolare sono dotati di processori sempre più potenti, sono un obiettivo utile per i criminali informatici.
I produttori sostengono che la sicurezza dei dispositivi è una priorità assoluta per loro. Così, ora hanno equipaggiato le nuove generazioni dei loro dispositivi con funzioni di sicurezza aggiuntive che, per esempio, rilevano gli attacchi via Internet, impediscono la manipolazione del firmware o garantiscono aggiornamenti automatici. Inoltre, la configurazione dei dispositivi deve adattarsi: password sicure o altre forme di autenticazione, nessuna porta aperta non necessaria e una restrizione dell'accesso WLAN. Qui, i fornitori di MPS possono convincere anche attraverso la competenza. Con le soluzioni cloud MPS, il fornitore di servizi viene avvisato degli attacchi rilevati in tempo reale, può prendere misure e avvertire i suoi contatti in azienda. In futuro, più funzioni AI saranno utilizzate qui per identificare più rapidamente gli attacchi. Tuttavia, la connessione al cloud dei dispositivi è ovviamente un altro rischio per la sicurezza, che rende necessarie misure di protezione corrispondenti come un potente firewall.
La sostenibilità rimane un argomento importante
Il tema della sostenibilità sta diventando sempre più importante. Qui non si tratta solo di ridurre il numero di stampe superflue, ma anche di prestare attenzione alla compatibilità ambientale quando si acquistano i dispositivi. I produttori di stampanti a getto d'inchiostro sottolineano il minor consumo di energia rispetto ai dispositivi con unità di stampa laser o LED. Le stampanti a inchiostro con grandi serbatoi o sacchetti al posto delle cartucce tradizionali rendono inutile il costoso riciclaggio delle cartucce, se non finiscono nella spazzatura. Ma i produttori di dispositivi laser e LED stanno riducendo il consumo energetico dei loro dispositivi e introducendo cartucce di toner fatte di materiale riciclato. Inoltre, le prime stampanti e multifunzione con toner di ricarica dalla siringa sono disponibili qui. Tuttavia, attualmente solo dispositivi mono.
Con volumi di stampa in forte calo in molti settori e molti dipendenti in ufficio a casa, la crisi del Covid-19 ha solo rafforzato una tendenza già esistente. Per i produttori, il canale e soprattutto i fornitori di MPS, questo significa che devono assumere un ruolo di primo piano nella digitalizzazione in corso dei flussi di lavoro nelle aziende stesse e accelerare la loro trasformazione per diventare fornitori di soluzioni digitali di gestione dei documenti e dell'output. Questo include necessariamente i servizi di stampa gestiti nel cloud.