Ci sono varie definizioni di gestione dei contenuti aziendali. Alcuni di essi si contraddicono l'un l'altro - e tuttavia nessuno di essi è sbagliato. Le cause specifiche del settore sono responsabili di questo.
Chi si informa sui sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM), sui fornitori o anche sulle definizioni non si lamenta di una mancanza di informazioni - al contrario. Purtroppo, però, le numerose specifiche si contraddicono a vicenda. Di regola, non sono nemmeno facili da capire. Sorprendentemente, sono spesso i fornitori di gestione dei contenuti aziendali che descrivono i loro servizi in modo troppo complicato. In alcuni luoghi, c'è anche un rischio di confusione con la semplice gestione dei contenuti nel senso di gestire i contenuti che si trovano sui siti web.
Enterprise Content Management: Il contenuto è da equiparare all'informazione
Il problema nello spiegare l'enterprise content management è la seconda parola. Tradotto, significa contenuto, come tutti sappiamo. Purtroppo, però, questo termine non è (solo) quello che si intende. Fondamentalmente, si tratta di tutte le informazioni che un'azienda (= "impresa") ha - dai dati del personale e dei clienti al contenuto del sito web e alle indagini di analisi. Ciò che un'azienda sa o può verificare cade sotto il titolo di contenuto. Per esempio, se un impiegato scrive una lettera a nome dell'azienda o un verbale di una riunione, questi documenti contano anche come contenuto.
Si deve fare una distinzione tra informazioni strutturate e non strutturate. I primi sono dati che sono già oggetto di un ordine. Per esempio, una fattura depositata per il consulente fiscale è un'informazione strutturata. Dopo tutto, ha un'assegnazione chiara. Le richieste dei clienti in arrivo, d'altra parte, sono informazioni non strutturate finché non sono state assegnate a un posto adatto per rispondere. È nella natura delle cose che le aziende vogliono strutturare tutte le informazioni per essere in grado di lavorare con esse nel modo più efficiente possibile quando necessario. Questa strutturazione è una vera e propria gestione - enterprise content management.
Quali sono i compiti dei sistemi di gestione dei contenuti aziendali?
La gestione è solitamente fornita da soluzioni software speciali chiamate sistemi ECM. Sono forniti dai fornitori di gestione dei contenuti aziendali e hanno i seguenti compiti:
- Cattura tutte le informazioni (scansione, riconoscimento automatico, ecc.);
Cattura tutte le informazioni (scansione, riconoscimento automatico, ecc.).);
- Storage (archiviazione centrale);
- Retention (archiviazione legale a lungo termine e a prova di revisione);
- Provisioning;
- Amministrazione nel senso di collegare gli altri compiti tra loro.
Possono essere aggiunti compiti aggiuntivi specifici del settore come la gestione delle versioni dei documenti. In alcuni casi, le definizioni comuni si contraddicono perché tengono conto di caratteristiche speciali del proprio settore che non si applicano altrove.