Tre quarti dei dipendenti delle piccole imprese tedesche (73%) non sono a conoscenza dei requisiti legali per l'archiviazione sicura delle e-mail. Eppure, l'archiviazione errata della corrispondenza aziendale può avere conseguenze indesiderate.
Per tre piccole imprese su quattro, l'archiviazione sicura delle e-mail dal punto di vista legale è un concetto estraneo; lo dimostra un recente sondaggio YouGov condotto dai fornitori di web hosting Strato e Ionos su oltre 500 dipendenti di aziende tedesche con meno di 50 dipendenti.
Secondo il sondaggio, gli impiegati tendono a trattare pragmaticamente le e-mail che hanno più di un anno: Il 39% degli intervistati lascia semplicemente queste e-mail nella casella di posta. Un totale del 37% le cancella addirittura, e un altro 17% usa un supporto di memorizzazione esterno per archiviare queste e-mails.
Pochi sanno che archiviare in modo scorretto la corrispondenza aziendale può avere conseguenze indesiderate. Uno su cinque (21%) ha detto che il proprio modo di archiviare le e-mail probabilmente non supererebbe un controllo fiscale.
E anche per coloro che lavorano nelle piccole imprese, che dovrebbero avere familiarità con l'argomento dell'archiviazione legale delle e-mail, le questioni legali coinvolte sono una grande incognita: Più della metà di questi intervistati (54%) non conosce i requisiti legali sull'argomento.
Archiviazione delle e-mail legalmente conforme
Al momento, meno di un quinto degli intervistati (19%) che hanno almeno una certa familiarità con l'argomento dell'archiviazione delle e-mail legalmente conforme utilizza una soluzione software per l'archiviazione. Allo stesso tempo, tali programmi incontrano un grande interesse: il 60 per cento degli intervistati che non utilizzano attualmente tali software possono immaginare specificamente di utilizzarli.
Per l'archiviazione legalmente conforme delle e-mail aziendali, si applicano diversi requisiti che derivano da normative come il GoBD (principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in forma elettronica, nonché per l'accesso ai dati). Tra le altre cose, l'archiviazione deve essere completa, a prova di manomissione, disponibile in ogni momento e leggibile a macchina.