Giant.Jena University Hospital è una grande azienda con più di 4 000 dipendenti. La Gisa GmbH di Halle è stata incaricata di introdurre un sistema elettronico di pianificazione dell'impiego del personale (PEP).
Lo sviluppo dinamico nella gestione delle risorse umane porta con sé molte nuove esigenze per le aziende e le organizzazioni. C'è una notevole espansione delle aree di responsabilità nei dipartimenti del personale. Ma anche i dipendenti dei dipartimenti specializzati sono occupati con un lavoro burocratico aggiuntivo che li allontana dal loro lavoro effettivo. È qui che sono necessarie soluzioni IT che supportino i dipartimenti nel loro lavoro quotidiano. Uno di questi esempi è la pianificazione elettronica delle risorse del personale (PEP).
La programmazione efficace del personale è particolarmente importante negli ospedali e nelle strutture di cura. I manager dei reparti hanno bisogno di uno strumento affidabile con cui possono pianificare e gestire sistemi di turni complessi, ma anche reagire in modo flessibile alle esigenze di personale a breve termine. D'altra parte, il reparto HR deve essere sollevato da attività formali, come la registrazione dei tipi di salario a tempo, ad esempio per le ore di lavoro notturno soggette a retribuzione extra nel sistema SAP, che sono spesso presentate come liste dai reparti.
Con questo in mente, l'ospedale universitario di Jena, una grande azienda con più di 4.000 dipendenti e 50 strutture diverse, ha incaricato la Gisa GmbH di Halle di introdurre il PEP elettronico.
Impegnati con SAP
Ci sono più di 90 soluzioni software di vari fornitori per supportare la programmazione del personale, comprese soluzioni speciali per l'industria. L'ospedale universitario, tuttavia, ha optato per l'applicazione SAP PEP di Gisa. Il software standard SAP R/3 è disponibile nell'ospedale dal 1995. Finora sono stati utilizzati i moduli commerciali e il componente di amministrazione del personale. Dal 2002, l'ospedale utilizza anche la contabilità salariale SAP. Un nuovo sistema da un altro fornitore non era quindi un'opzione. Fino al 2005, i pianificatori di turno nei reparti dell'ospedale universitario di Jena avevano annotato gli orari di servizio in elenchi e tabelle. Soprattutto tenere i conti del tempo e documentare gli straordinari, il lavoro del fine settimana, i bonus per la notte e i turni e i bonus del fine settimana richiedeva molto tempo. Spesso c'era una documentazione multipla, perché gli impiegati annotavano anche le loro ore di lavoro. Barbara Rademacher, caposala di un reparto neurologico e poi project manager all'ospedale universitario, ha dovuto poi unire le panoramiche. Spesso questa attività si svolgeva dopo il turno o a casa. La signora Rademacher ha impiegato circa due giorni per completare i conti mensili. Entro la fine del 2006, gli infermieri di tutti i 93 reparti saranno sollevati dalla documentazione burocratica, che prende fino a un terzo del loro tempo di lavoro quotidiano.
Ha iniziato con un workshop
Prima, Gisa ha fatto una presentazione all'ospedale universitario di Jena sulla soluzione di pianificazione dei turni disponibile nello standard SAP. Successivamente, lo staff del progetto Gisa ha registrato la situazione attuale in un workshop e ha determinato le aspettative del personale della clinica per il nuovo sistema. Alla fine di gennaio 2005, nell'ospedale universitario era disponibile un concetto globale per l'organizzazione del PEP, sulla base del quale l'introduzione del sistema ha avuto luogo insieme ai rappresentanti del servizio infermieristico, del dipartimento di gestione del personale e del centro di informatica clinica. Inizialmente, la PEP è stata introdotta in un progetto pilota in sei reparti, compreso il reparto neurologico di Barbara Rademacher. I piloti potrebbero essere utilizzati in modo produttivo nell'agosto 2005. Fino all'inizio di ottobre, il PEP è stato testato e sono stati fatti i necessari aggiustamenti. Nel gennaio 2006, il rollout ad altre strutture infermieristiche è stato avviato.
Gisa ha addestrato sia gli schedulatori che gli impiegati del dipartimento di gestione del personale. Barbara Rademacher è stata sempre disponibile per i suoi colleghi e ha fornito assistenza per le domande di candidatura. Per il personale dell'ospedale universitario, il nuovo sistema significa un'enorme semplificazione del lavoro: "È molto più comodo per noi inserire la nostra programmazione dei turni attraverso l'interfaccia user-friendly. Il sistema controlla automaticamente la copertura della domanda per turno, e il capo reparto può reagire direttamente alle esigenze di personale desiderate", dice Barbara Rademacher.
Benefici
PEP crea un turno di servizio elettronico tenendo conto delle qualifiche del personale e delle esigenze del rispettivo reparto. Oltre all'effettiva programmazione dei compiti, viene implementata una valutazione del tempo. Questo permette di gestire i conti del tempo, per esempio i conti degli straordinari e le assenze come le vacanze e i congedi parentali. Inoltre, i bonus e i supplementi per la paga del servizio di guardia, il lavoro notturno, la domenica e i giorni festivi vengono generati automaticamente sulla base dei tempi registrati e pagati con il libro paga. Oltre al conteggio della retribuzione, ogni dipendente che partecipa alla programmazione dei turni riceve un conteggio dettagliato che elenca il suo orario di lavoro giornaliero, nonché i tempi di guardia, i conti del tempo e altre informazioni aggiuntive richieste. Wkhr