Chi lavora con le autorità federali e le fattura deve già farlo in forma elettronica. Altri paesi sono già più avanti e hanno reso la procedura obbligatoria anche per aree del settore privato (B2B). Perché la fattura elettronica può essere vantaggiosa.
L'anno scorso, la Francia ha annunciato che tra il 2023 e il 2025, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutto il settore privato (nel business B2B). Questo cambiamento non è una sfida da poco, dato che la maggior parte delle fatture nel nostro paese vicino sono ancora emesse in forma cartacea. Tuttavia, mentre la Francia finora ha fatto solo annunci, l'Italia è già un passo avanti: lì il passaggio è stato già completato il 1° gennaio 2019. Per le autorità fiscali italiane in particolare, questo è stato un grande successo.
Una delle ragioni principali per cui sempre più stati vogliono introdurre il modello elettronico è il problema centrale dell'evasione fiscale. Con un costo stimato di oltre 164 miliardi di euro di mancate entrate fiscali in tutto il mondo nel 2020, non c'è da meravigliarsi che i governi stiano cercando di ridurre il divario dell'IVA. Le imprese europee devono presto iniziare a prepararsi per un nuovo ambiente di fatturazione elettronica multi-standard e multiformato.
Direttive UE e attuazione in Germania
La fatturazione elettronica per gli appalti pubblici risale già alla direttiva UE 2014/55/UE del 2014. Per natura, il recepimento delle direttive UE nel diritto nazionale richiede del tempo. In Germania, tuttavia, la struttura federale rende l'implementazione trasversale ancora più complessa, così che l'invio di fatture elettroniche è stato finora obbligatorio solo a livello federale e in alcuni stati federali.
Non c'è dubbio, tuttavia, che tutti i clienti del settore pubblico passeranno gradualmente alla fatturazione elettronica. Questo ovviamente aumenta anche il numero di casi d'uso pratici per le aziende. Ordini come attrezzature informatiche per una scuola o nuovi sistemi per un'autorità locale dovrebbero essere fatturati elettronicamente. La Electronic Invoice Association ha riassunto la situazione in Germania in una panoramica. Tuttavia, la possibilità di presentare fatture elettroniche esiste fondamentalmente in tutti gli stati federali dall'anno scorso.
La direttiva UE prevede lo sviluppo di uno standard europeo per garantire l'interoperabilità. Questo è stato pubblicato come standard europeo EN 16931-1-2017. In Germania, il requisito è concretizzato dallo standard XRechnung, che è stato adottato dal Consiglio di pianificazione IT per la Federazione e i Länder nel giugno 2017. Questo è un modello di dati semantici basato su XML. Per garantire l'interoperabilità, funziona con alcuni campi di dati predefiniti.
Questi includono i campi per il mittente e i dati della sua fattura (numero d'ordine, termini di pagamento, dettagli bancari e altri). Inoltre, il cosiddetto routing ID fa parte di ogni fattura elettronica per le autorità contraenti. Questo è per assicurare il corretto inoltro al posto giusto. Le fatture elettroniche alle autorità federali devono essere presentate alla piattaforma centrale di ricezione delle fatture del governo federale. Questo è possibile in vari modi: e-mail, servizio web (tramite il canale di trasmissione PEPPOL), caricamento di file tramite modulo web, creazione manuale all'interno di un modulo web guidato, e in futuro sarà possibile anche la presentazione tramite De-Mail. Le opzioni di presentazione a livello dei Länder variano, ma sono spesso simili a quelle a livello federale.
La situazione a livello internazionale
La suddetta direttiva UE e la sua implementazione tedesca riguardano solo gli appalti pubblici (B2G). Altri paesi vanno oltre ed emettono i propri regolamenti anche per il settore privato (B2B). Oltre all'Italia, anche alcuni paesi dell'America Latina sono pionieri di questo sviluppo e, oltre alla Francia, la Polonia ha già annunciato il passaggio alle fatture elettroniche nel settore B2B.
Se le aziende tedesche sono anche attive a livello internazionale, gli obblighi parzialmente esistenti di altri paesi possono essere di loro interesse. Anche se l'obbligo di fatturazione elettronica francese non si applica alle transazioni transfrontaliere, è certamente applicabile alle società che hanno filiali francesi. Trattare l'argomento vale quindi la pena in ogni caso - soprattutto perché si può supporre che sempre più paesi seguiranno l'esempio e renderanno obbligatorie le fatture elettroniche nel settore privato.
Importanza nella pratica
La conformità alle normative (globali) sulla fatturazione elettronica è un processo sempre più complesso. Può diventare difficile per le aziende rimanere sempre aggiornate. Pertanto, può essere consigliabile affidarsi a una soluzione di abilitazione e conformità della fatturazione elettronica - anche in un contesto internazionale: ogni paese tratta le fatture elettroniche in modo diverso, dai percorsi di trasmissione consentiti alla questione se la firma digitale sia necessaria per le fatture elettroniche. Le aziende si confrontano con diverse piattaforme, diversi schemi di dati e diversi requisiti di informazione nelle varie giurisdizioni. In un ambiente normativo così mutevole, può essere difficile soddisfare i diversi requisiti durante l'implementazione. Inoltre, c'è la necessità di essere costantemente consapevoli dei cambiamenti nei requisiti e di implementarli in modo tempestivo.
A prima vista, può sembrare una grande sfida conformarsi alle vaste regolamentazioni riguardanti le fatture elettroniche, ma ci sono anche vantaggi per le aziende. Il passaggio è un grande passo all'interno della trasformazione digitale. I conti attivi e passivi sono liberati dalla carta e dai processi associati, mentre la gestione della liquidità è migliorata e la trasparenza del processo di fatturazione è aumentata. Inoltre, l'automatizzazione e la digitalizzazione delle fatture permettono un risparmio significativo sui costi e permettono uno scambio di dati fluido e sicuro con partner, clienti e clienti. Poiché sempre più paesi impongono la fatturazione elettronica, la conformità sta diventando un requisito aziendale essenziale per le aziende multinazionali.
Benefici non solo per lo stato
Per i legislatori, i benefici della fatturazione elettronica sono principalmente quelli di chiudere il gap dell'IVA ed evitare perdite fiscali. Pertanto, si può supporre che sempre più stati implementeranno questo modello. Questo di per sé beneficia le aziende che operano onestamente, poiché le pratiche sleali tra i concorrenti sono rese più difficili. Ma un'iniziativa di fatturazione elettronica può anche essere vista come un punto di partenza per un processo di digitalizzazione di vasta portata negli acquisti o nelle vendite. Lì, uno scambio di dati completamente digitale è allora possibile, dall'ordine alla conferma d'ordine e la notifica di consegna alla fattura.