RMA sta per autorizzazione alla restituzione dei materiali, un termine per un identificatore o un sistema utilizzato dai produttori per gestire i resi dei prodotti e controllare come possono essere effettuati i resi. A volte è anche noto come autorizzazione alla restituzione della merce. RMA si riferisce all'identificatore alfanumerico applicato a un prodotto dopo che un rappresentante dell'azienda ha approvato il processo RMA, ma si riferisce anche all'intero sistema di restituzione dei prodotti o segnalazione di prodotti che presentano problemi. È simile a un numero di tracciamento e sia le aziende che i clienti possono visualizzare lo stato di avanzamento del prodotto utilizzando un RMA.
Come viene utilizzato RMS
In genere, le aziende vogliono la possibilità di sistemare le cose prima che il reso sia finalizzato. RMA gioca un ruolo in questo. Ad esempio, alcune aziende tecnologiche potrebbero richiedere che un cliente attenda un RMA mentre un rappresentante o un professionista IT esamina il dispositivo o il software e cerca di ripararlo. Un sistema RMA non è solo per i resi; è anche un processo di servizio al cliente, inteso a ridurre al minimo la perdita di entrate e l'insoddisfazione del cliente.
RMA consente inoltre alle aziende di controllare il processo di restituzione per evitare di perdere denaro. Se un articolo è chiaramente già utilizzato o danneggiato o non ha l'imballaggio, la ricevuta o la prova di pagamento adeguati, un'azienda può rifiutare di accettarne il reso. Un sistema RMA con istruzioni chiaramente strutturate aiuta le aziende a risparmiare denaro ea non cadere in preda a truffe.
Un sistema RMA che dispone di buoni moduli o metodi online per segnalare problemi o insoddisfazione aiuta anche le aziende a ottimizzare le proprie attività di vendita e marketing. Se l'avvio di un reso include un sondaggio online che pone domande come "perché non eri soddisfatto di questo prodotto" o consente ai clienti di caricare un'immagine di un articolo difettoso, le aziende possono raccogliere e utilizzare quei dati. Se un numero consistente di clienti esprime lo stesso problema con lo stesso prodotto, un'azienda può applicare tali informazioni risolvendo il problema o fornendo un prodotto diverso. Risparmieranno quindi tempo e denaro.
Un buon software di gestione RMA potrebbe avere moduli che i clienti possono compilare e tenere traccia di tutte le transazioni, resi e problemi. Alcuni software RMA sono anche basati su cloud.