Stampanti e dispositivi multifunzione non sono affatto vecchi nelle aziende. Sono ancora lontani dall'ufficio senza carta. Tuttavia, il loro uso sta cambiando verso la gestione dei documenti e MPS come modello di distribuzione.
Stampa, scansione e copia fanno parte dei compiti quotidiani nella maggior parte delle aziende. Anche se si parla dell'ufficio senza carta da circa 30 anni, secondo Keith Kmetz, vicepresidente del programma Imaging, Printing and Document Solutions di IDC, è ancora molto lontano dal diventare una realtà. Secondo il Global Print Study 2025 dei ricercatori di mercato Quocirca, il 64% delle aziende ritiene che la stampa di documenti sarà ancora fondamentale per le loro operazioni commerciali nel 2025. Citano come motivi la necessità di firme fisiche e le esigenze di fornitori, clienti e impiegati che preferiscono ancora la carta alla comunicazione digitale. Il nostro sondaggio del panel di system house e rivenditori non mostra nemmeno una seria diminuzione del volume di stampa tra i loro clienti, ma in realtà un aumento per il 27% degli intervistati.
Stampanti e multifunzione come parte di una catena di elaborazione digitale
Tuttavia, il volume dei documenti scansionati e stampati diminuirà nei prossimi anni, mentre allo stesso tempo crescerà l'importanza della gestione digitale end-to-end dei documenti. I dipendenti più giovani in particolare, che fanno parte della "Generazione Z" con un anno di nascita dal 1995 in poi, sono già cresciuti con i dispositivi digitali. Stampare i documenti invece di sfogliarli su un notebook o uno smartphone non fa parte del loro modo di lavorare. La tendenza a lavorare con documenti digitali è anche influenzata dalle attrezzature nelle aziende. Le postazioni di lavoro per PC sono dotate di monitor più grandi che rendono la lettura sullo schermo più confortevole. Con il crescente uso di tablet, convertibili e lavagne digitali, i documenti in forma digitale, come le scansioni in formato PDF, possono essere letti meglio e anche modificati e annotati.
Molti produttori di stampanti e gran parte del canale hanno già registrato questo sviluppo anni fa. Per loro, le stampanti e soprattutto i dispositivi multifunzione sono solo una parte della catena di elaborazione digitale, che vogliono coprire il più completamente possibile. Secondo IDC, il numero di multifunzione A4 a colori venduti nel terzo trimestre del 2019 è aumentato del 10,8% anno su anno, superando per la prima volta i multifunzione A4 mono. Anche le stampanti a colori A3 sono aumentate, mentre tutti gli altri segmenti hanno visto un calo nel numero di unità vendute. Per l'intero mercato dell'Europa occidentale IDC dichiara un calo del 6,1 per cento in termini di unità vendute, il mercato tedesco si è ridotto del sei per cento a un livello simile. Tuttavia, il declino è in parte dovuto al mercato dei consumi fiacco. Per esempio, il numero di stampanti a getto d'inchiostro consumer è sceso del 4,3 per cento, mentre il numero di inkjet business è sceso solo del 3,7 per cento.
Per alcuni produttori e soprattutto per il canale, tuttavia, il calo delle vendite unitarie non è una brutta notizia. Il valore dei dispositivi venduti è effettivamente salito del cinque per cento, dato che più dispositivi di prezzo più elevato sono stati venduti a clienti aziendali.
Le stampanti multifunzione con funzioni "intelligenti" sono una componente chiave per l'ulteriore digitalizzazione dell'azienda. Per molti produttori, i dispositivi sono diventati una piattaforma per le app che automatizzano le fasi di lavoro. Possono essere acquistati come app già pronta nei negozi digitali dei produttori di stampanti o sviluppati individualmente per i clienti. I produttori di solito forniscono ai loro partner ambienti di sviluppo per le applicazioni. Questo modello di app apre un'ulteriore fonte di reddito per i partner o gli sviluppatori di software indipendenti. Alcuni produttori usano Android come piattaforma per le applicazioni, altri usano i propri sistemi operativi come base. In generale, i clienti si aspettano una migliore integrazione dei flussi di lavoro digitali e analogici. La scansione dei documenti avrà ancora un ruolo importante nel 2025. Secondo il Global Print Study 2025 di Quocirca, il 76% delle aziende intervistate lo dice.
I servizi di stampa gestiti continuano a crescere
Come modello di vendita, gli MPS continuano a guadagnare terreno. Le ultime cifre sul mercato MPS sono fornite dallo studio Managed Print Services Landscape 2018 di Quocirca sul mercato globale delle imprese MPS. Copre il panorama MPS in aziende o organizzazioni con più di 500 dipendenti. Per il mercato tedesco, Quocirca dichiara una crescita più lenta che negli Stati Uniti, in Francia e in Gran Bretagna. Tuttavia, i budget per gli MPS stanno aumentando nel 64% delle aziende. In generale, l'MPS è considerato di grande importanza per la trasformazione digitale
C'è una tendenza ad abbandonare i server di stampa costosi e che richiedono manutenzione in azienda verso soluzioni nel cloud con server di stampa virtuale. Offerte adeguate sono disponibili da alcuni produttori e dai fornitori di servizi MPS. Sono particolarmente interessanti i modelli di cloud ibrido, in cui il contenuto da stampare rimane all'interno dell'azienda per motivi di sicurezza e protezione dei dati e solo il livello di gestione viene spostato sulla nuvola pubblica. In generale, con i servizi di stampa gestiti, la system house di supporto o il fornitore di servizi MPS da tempo non solo assicura la fornitura di toner o inchiostro e la manutenzione dei dispositivi, ma il servizio include anche il supporto nell'implementazione della gestione dei documenti e dell'output. In questo modo, i fornitori di MPS che finora si sono accontentati principalmente di mantenere il parco dispositivi e fornire i materiali di consumo, possono contare sul supporto di produttori e distributori. Alcuni distributori hanno le proprie offerte MPS per i loro partner o lavorano con grandi fornitori di servizi MPS.
I servizi di stampa gestiti sono tra i primi modelli di vendita a consumo nell'IT - molto prima del cloud e delle nuove forme di servizio come il PC o il server come servizio. Tuttavia, il business MSP non si è sviluppato significativamente per molti anni. I fornitori di servizi erano principalmente impegnati in lavori di manutenzione e nell'installazione di materiali di consumo. Per questo modello di servizio, tuttavia, il tempo sta per scadere nei prossimi anni. C'è una tendenza a stampare meno e il flusso di lavoro dei documenti si sta spostando verso il mondo digitale. Quello che serve non sono più chiavi hardware, ma specialisti per la gestione dei documenti digitali e dell'output. Le piccole aziende in particolare devono ancora digitalizzare i loro processi interni. È qui che le system house e i fornitori di MPS possono affermarsi come consulenti e fornitori di servizi. I servizi di stampa gestiti nel cloud sono una componente chiave in questo caso.
I servizi di stampa gestiti dal cloud possono anche aprire nuove opportunità di business per il canale con i clienti SMB. Questi sono di solito interessati a digitalizzare ulteriormente le loro attività, ma non hanno un dipartimento IT che possa occuparsene. Qui, una system house o un fornitore di MPS con la competenza pertinente può sviluppare una soluzione adatta insieme al cliente. Tuttavia, devono essere consapevoli di avere a che fare con interlocutori che spesso non hanno conoscenze informatiche approfondite, soprattutto in aree come la gestione dei documenti.
Una tendenza verso la riduzione dei processi cartacei e una crescente importanza delle soluzioni MPS basate sul cloud è stata notata anche da system house come Bissinger o IT-Haus. Entrambe le aziende erano disposte a darci risposte alle domande "Vedete una tendenza verso uffici senza carta tra i vostri clienti?" e "Quanto sono importanti per voi le soluzioni MPS basate sul cloud?" Risposte elencate qui.
Il tema degli uffici senza carta
Siamo certi che i processi aziendali che utilizzano la carta diminuiranno e sempre più saranno mappati digitalmente. I vantaggi sono evidenti e gli strumenti ci sono. Tuttavia, l'ufficio completamente privo di carta sarà ancora lontano.
SoluzioniMPS nel cloud?
Come system house olistica, conosciamo le strategie IT dei nostri clienti e possiamo rispondere alla domanda con "molto importante". Sempre più aziende si concentrano sulle loro competenze principali e esternalizzano l'IT nel cloud per fare un uso migliore delle risorse e del capitale. Questo è vero anche per MPS.
Il tema degli uffici senza carta
La domanda è sicuramente presente. Sosteniamo i nostri clienti nel riconoscere i processi cartacei e offriamo la possibilità di sostituirli con processi digitali. Si va dal software PDF, che rende possibile la firma digitale dei documenti, al completo workflow digitale dei documenti con la connessione a sistemi DM esistenti o SAP.
Soluzioni MPS nel cloud?
Siamo in grado di offrire soluzioni MPS nel cloud che soddisfano i requisiti di sicurezza dei nostri clienti e sono anche conformi al DSGVO. Per esempio, gli utenti possono accedere ai servizi cloud come Office 365 direttamente dalla MFP per scannerizzare e stampare. Le code possono anche essere gestite dal cloud. Ci sarà molto movimento qui nei prossimi anni.
Sicurezza e protezione dei dati
Proteggere dagli attacchi esterni e migliorare la protezione dei dati in azienda sono punti che stanno diventando sempre più importanti per i clienti. Qui, i rapporti di attacchi riusciti su stampanti e multifunzione hanno causato disagio tra i clienti. Dal momento che le stampanti e soprattutto i dispositivi multifunzione sono dotati di processori sempre più potenti e sistemi operativi più estesi e sono anche appesi alla rete aziendale, negli ultimi anni sono stati spesso integrati in botnet o utilizzati impropriamente per il mining di criptovalute. Inoltre, possono anche essere usati impropriamente come porta d'accesso al paesaggio IT interno di un'azienda. In alcuni casi, anche la funzione fax è stata utilizzata con successo come veicolo per attacchi digitali. Per scongiurare il più possibile questi attacchi, i produttori hanno dotato l'attuale generazione di dispositivi di funzioni di sicurezza aggiuntive che, per esempio, riconoscono gli attacchi, impediscono la manipolazione del firmware o assicurano aggiornamenti automatici. Un'ulteriore sicurezza è fornita da un fornitore MPS affidabile che assicura che il software dei dispositivi più vecchi sia aggiornato. Con le soluzioni MPS del cloud, il fornitore di servizi viene avvisato degli attacchi rilevati in tempo reale e può prendere ulteriori misure così come allertare i suoi contatti in azienda. Tuttavia, la connessione al cloud dei dispositivi è ovviamente un altro rischio per la sicurezza che richiede misure di protezione adeguate.
Per la protezione dei dati in azienda, ad esempio, le funzioni follow-me assicurano che i documenti riservati non finiscano incustoditi nel vassoio di archiviazione. Il lavoro di stampa viene avviato solo quando il destinatario corretto ha effettuato l'accesso al dispositivo con la sua password o, più comodamente, con una smartcard, un tag RFID o uno smartphone. Ci sono soluzioni particolarmente sofisticate che funzionano con il roaming: Il lavoro di stampa segue l'utente verso il dispositivo di sua scelta. Questo rende anche l'attesa alla stampante o all'MFP una cosa del passato. Altre questioni di protezione dei dati includono la crittografia sicura dei dati sul disco rigido interno del dispositivo e la corretta cancellazione quando si smaltiscono i dispositivi dismessi.
La domanda di AI e Big Data
I temi delle analisi dei Big Data e l'uso di processi AI come l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e il cognitive computing, che sono in linea di principio possibili con MSP basati su cloud, sono ancora agli inizi. I dispositivi attuali sono dotati di un gran numero di sensori, che, tuttavia, sono attualmente utilizzati per lo più solo per la manutenzione correttiva o preventiva, vale a dire la manutenzione dopo che si sono verificati i guasti o la manutenzione pianificata in base all'uso individuale di un dispositivo. Con il cloud MPS, la manutenzione predittiva è anche possibile in linea di principio, cioè la manutenzione predittiva basata sull'analisi dei dati per un gran numero di dispositivi monitorati.
Altri scenari di utilizzo sono la difesa automatica intelligente contro gli attacchi, il controllo vocale dei dispositivi o anche l'ottimizzazione dell'uso del pool di dispositivi. Qui, per esempio, un sistema intelligente può supportare l'utente durante le operazioni ed evitare errori di stampa. Tali funzioni saranno certamente offerte nei prossimi mesi o anni. Presumibilmente, i produttori di stampanti collaboreranno con i fornitori di cloud che hanno già i servizi corrispondenti nel loro portafoglio, che possono quindi essere adattati con relativa facilità.
La sostenibilità diventerà più importante
La compatibilità ambientale e il consumo di energia dei dispositivi aumenteranno anche in futuro. In generale, con una gestione dei documenti ben pianificata, il numero di stampe in un'azienda può essere significativamente ridotto. Poi ci sono i dispositivi stessi. Qui, i produttori di stampanti a getto d'inchiostro sottolineano il minor consumo di energia rispetto ai dispositivi con unità di stampa laser o LED, dove l'unità fusore richiede molta elettricità. Le stampanti a inchiostro con grandi serbatoi invece delle cartucce tradizionali riducono la quantità di rifiuti prodotti. Ma i produttori hanno anche fatto molto con i dispositivi laser e LED. Le cartucce di toner vuote, per esempio, vengono raccolte e - se possibile - ricaricate. Il consumo di energia è stato notevolmente ridotto.