Quando è diventato sempre più difficile per Woolworth ottenere pezzi di ricambio per i suoi vecchi sistemi di registratori di cassa, il gruppo dei grandi magazzini ha deciso una revisione radicale: tutti i 330 negozi dovevano essere collegati in rete, ognuno dotato dello stesso hardware e software e collegato al centro dati tramite VPN. Con il primo appaltatore, il progetto è quasi naufragato, ma Arxes NCC AG ha finalmente fornito un IT moderno che dà spazio a ulteriori sviluppi nelle vendite di Woolworth.
Woolworth ha subito un'ampia ristrutturazione dal 2001 con l'obiettivo di migliorare durevolmente le prestazioni e la redditività. Questo richiede cambiamenti significativi al panorama informatico, compreso l'adattamento dei sistemi di cassa ai nuovi processi aziendali. "Qui ci siamo trovati di fronte a un sistema che era sia obsoleto che eterogeneo", dice Jürgen Flemming, capo dell'infrastruttura IT di Woolworth. "Alcune delle casse erano in uso da 15 anni ed erano così fragili che un terzo di esse era permanentemente in riparazione."
Perciò, nell'agosto 2002, Woolworth aveva sviluppato un concetto in base al quale l'infrastruttura doveva essere completamente rinnovata e resa più omogenea. Un totale di 2.000 registratori di cassa e 1.100 PC dovevano essere messi in rete all'interno dei negozi e collegati a Internet tramite linee DSL standard, permettendo una comunicazione VPN criptata con il centro informatico del gruppo dei grandi magazzini. "Per questo", dice Jürgen Flemming, "hardware, software e rete dovevano essere pianificati, acquistati e installati di nuovo. La somma dell'investimento era di poco inferiore ai 13 milioni di euro."
Problemi nel primo tentativo
Dopo che il gruppo dei grandi magazzini aveva formulato in dettaglio le sue esigenze per un futuro sistema in un'intensa fase di pianificazione, è stata indetta la gara. Dopo intense trattative con gli offerenti preselezionati, uno dei grandi attori dell'industria dei servizi IT si è inizialmente aggiudicato il contratto.
Tuttavia, sono sorti enormi problemi durante l'implementazione. Jürgen Flemming: "Questi problemi avevano diverse cause. In parole povere, problemi tecnici con la merce fornita, controlli di qualità inadeguati e una mancanza di competenza da parte dei tecnici impiegati dal fornitore di servizi, così come problemi significativi nel collegamento del negozio, hanno portato al rischio di compromettere massicciamente la nostra attività natalizia."
Inizio di volo
Woolworth ha tirato il freno d'emergenza, ha indetto una nuova gara d'appalto e alla fine ha assegnato il contratto al secondo vincitore originale della gara, Arxes NCC AG. "Di tutti gli offerenti, l'azienda di Colonia", dice Jürgen Flemming, "aveva già affrontato il compito più intensamente in anticipo, analizzato i nostri problemi in dettaglio e sviluppato strategie di rollout pionieristiche insieme a noi. Hanno insistito con costanza nel rispondere alle più piccole domande di dettaglio - il che alla fine ha avuto un effetto positivo nella realizzazione". In termini di prezzo, Arxes NCC AG era nel centrocampo degli offerenti, ma "il prezzo non è l'unico criterio in un progetto come questo".
Dopo l'esperienza precedente con questo progetto, i due partner hanno giocato sul sicuro. Hans-Joachim Winter, che dirige il progetto da parte di Arxes: "I nostri team regionali hanno tenuto una riunione con ogni direttore di negozio in modo da poter prendere in considerazione anche le preoccupazioni individuali del rispettivo negozio Woolworth". Parallelamente, Arxes NCC AG ha preso in consegna 355 pallet di merce dal precedente fornitore di servizi per il rollout.
In soli otto giorni, 31.500 pezzi sono stati registrati, ordinati e immagazzinati. Ognuno dei circa 2.000 sistemi di registratori di cassa contiene 63 parti individuali, dallo scanner di codici a barre al registratore di cassa vero e proprio fino al lettore di carte CE. Allo stesso tempo, i team Arxes hanno iniziato a verificare l'infrastruttura IT esistente in ogni negozio - dalla rete di trasmissione dati WAN al cablaggio.
Test run a Neuss
Hans-Joachim Winter: "Nel frattempo, abbiamo allestito dieci negozi pilota di diverse dimensioni nel nostro centro di rollout a Neuss, che ci ha permesso di fare un test dal vivo dell'intera configurazione, compresa la connessione al centro dati di Woolworth". Nel febbraio 2004, Arxes ha iniziato con installazioni pilota in sei negozi, anche di dimensioni molto diverse, per testare l'implementazione del concetto attentamente preparato nella pratica.
Le installazioni per i rispettivi negozi sono state preconfigurate a Neuss al fine di gestire il passaggio in loco il più rapidamente possibile. "A seconda delle dimensioni del negozio", dice Jürgen Flemming, "la conversione completa ha richiesto mezza notte o tutta la notte. Due settimane prima della data di conversione, il nuovo sistema, molto facile da usare, era già stato consegnato al rispettivo negozio, in modo che il personale potesse già familiarizzare con esso su uno o due PC e casse di formazione.
Il giorno del passaggio stesso, la squadra Arxes è arrivata quattro ore prima dell'orario di chiusura e ha preparato l'hardware e il software. La cassa del giorno corrente era ancora fatta con il vecchio sistema. Dopo l'orario di chiusura, il vecchio sistema è stato smontato e i nuovi registratori di cassa sono stati installati e collegati. Poi sono stati fatti dei test - per esempio, se i dati principali dei 70.000 - 150.000 articoli sono stati trasferiti correttamente. Anche le funzioni di stampa del sistema sono state ampiamente testate. Poi la chiusura giornaliera è stata ripetuta con il nuovo sistema.
"Con i piccoli negozi", dice Hans-Joachim Winter, "il nostro lavoro era di solito completato con successo entro le 23. Con quelli più grandi, di solito ci voleva fino alle due. E a volte lasciavamo il negozio solo tra le quattro e le cinque del mattino". Il cambio dei negozi più grandi ha avuto luogo tra venerdì e sabato, con tra i dodici e i 16 negozi riattrezzati ogni fine settimana.
Interfaccia web supportata
Per supportare rapidamente le squadre in loco, Arxes ha sviluppato un'interfaccia web come parte di un ampio database. In questo modo, tutti i dati del negozio, fino ai numeri di inventario dei singoli componenti del sistema POS, possono essere interrogati e aggiornati nel corso dell'installazione.
"L'intero progetto", dice Jürgen Flemming, "aveva un significato strategico decisivo per noi. C'è stata una linea breve tra il nostro amministratore delegato Bernd Szymanski e il consiglio di amministrazione di Arxes durante l'intero processo di conversione - entrambi i dirigenti sono stati tenuti informati ogni sera dei progressi del progetto attraverso rapporti sullo stato di avanzamento". Arxes, continua Jürgen Flemming, ha posto alla base di questo progetto criteri di qualità rigorosi, che includevano liste di controllo sviluppate in proprio, nonché un registro di ogni configurazione e della conversione effettiva.
Il rollout è stato poi completato con successo secondo i tempi previsti alla fine di maggio 2004. "Arxes ha capito le nostre esigenze, ha fatto propri i problemi e li ha risolti con successo con un approccio strutturato, pragmatico e flessibile", riassume l'amministratore delegato di Woolworth Bernd Szymanski.
La durata dell'infrastruttura ora installata è prevista per 15 anni, i registratori di cassa saranno probabilmente sostituiti dopo sei o sette anni. Un contratto di manutenzione di cinque anni è stato concluso per i PC. Ciò significa che Woolworth ha ora a disposizione un sistema di contabilità e controllo altamente efficiente, che offre nuovi tipi di opportunità di vendita. Permette, per esempio, la rapida attuazione di promozioni mirate di sconti e la diversa determinazione dei prezzi degli stessi prodotti in luoghi diversi.
Il cambiamento ha dato i suoi frutti, come dice Jürgen Flemming: "Ci ha fatto risparmiare il 40 per cento dei nostri costi precedenti per il collegamento dei negozi al centro informatico e abbiamo anche ottenuto un significativo aumento della qualità". I fattori decisivi, tuttavia, sono le migliori possibilità di vendita, il periodo di formazione molto più breve per i nuovi dipendenti e l'espandibilità dell'intero sistema. Dopo tutto, la nuova infrastruttura del negozio rappresenta il primo passo di un programma di ottimizzazione più ampio.
Infrastruttura
Sistema POS consegnato come parte del rollout:
- Sistemi Beetle M di Wincor-Nixdorf
Perché Woolworth ha scelto questo sistema?
- Con prestazioni comparabili, il prezzo e la qualità hanno prevalso
Soluzione POS come parte del rollout?
- Applicazione Lucas della società Logware
Cosa può fare la soluzione?
- Con Lucas, oltre alle valutazioni standard (chiusura giornaliera, rapporto di mercato) e le solite funzionalità standard, si può utilizzare anche un server di cassa centrale, che rende disponibili tutte le transazioni dei negozi in brevi intervalli di tempo liberamente selezionabili. Inoltre, il sistema offre anche la funzione "Loss Prevention", dove possibili casi di frode nei negozi possono essere rilevati attraverso un'analisi delle transazioni.
Il cliente
Il primo negozio Woolworth tedesco aprì le sue porte a Brema nel 1927. 47 anni prima, l'americano Frank Winfield Woolworth ebbe l'idea rivoluzionaria di presentare per la prima volta in un grande magazzino la merce sui tavoli invece che dietro il bancone. Tutti gli articoli erano inizialmente disponibili per un prezzo standard di cinque centesimi. Il concetto fu ben accolto - anche in Germania, dove nel 1927 i prezzi unitari furono inizialmente fissati a 25 e 50 pfennigs.
Deutsche Woolworth GmbH & Co OHG, che oggi opera indipendentemente dalla sua ex società madre statunitense, gestisce attualmente 330 negozi in questo paese e in Austria. Circa 200 di questi sono grandi magazzini con una superficie di vendita tra 700 e 6.000 metri quadrati. Inoltre, ci sono più di 130 mini grandi magazzini.