Outlook può essere uno strumento potente per rimanere organizzati quando si avvia una nuova attività. Una delle funzioni più utili è la possibilità di contrassegnare le e-mail per facilitarne il monitoraggio e l’organizzazione. Contrassegnando le e-mail e aggiungendovi le date di scadenza, i titolari d’azienda possono tenere sotto controllo le attività più importanti e assicurarsi che nessuna scadenza sfugga al controllo.
Prima di poter iniziare ad aggiungere date di scadenza alle e-mail contrassegnate, è necessario configurare le impostazioni di Outlook. Per farlo, selezionare la scheda “File” e poi “Opzioni”. Nella finestra “Opzioni”, selezionare “Posta” dall’elenco sul lato sinistro della finestra. Nella sezione “Tracciamento”, selezionare la casella accanto a “Contrassegnare i messaggi da seguire” e fare clic su “OK” per salvare le modifiche.
Una volta impostato Outlook per il contrassegno, gli utenti possono iniziare a selezionare i messaggi di posta elettronica da contrassegnare. A tale scopo, selezionare un messaggio di posta elettronica e fare clic sull’icona “Contrassegno” situata nella barra multifunzione nella parte superiore della finestra. Verrà visualizzato un elenco di opzioni per contrassegnare l’e-mail. Selezionare l’opzione che meglio descrive l’email, ad esempio “Seguito” o “Promemoria”.
Una volta contrassegnato un messaggio di posta elettronica, Outlook chiederà agli utenti di aggiungere una data di scadenza. Per farlo, fare clic sul pulsante “Data di scadenza” nella barra multifunzione. Si aprirà una finestra in cui gli utenti potranno selezionare una data e un’ora per l’attività. Selezionare una data e un’ora che abbiano senso per l’attività e fare clic su “OK”.
Dopo aver contrassegnato un messaggio di posta elettronica e aver aggiunto una data di scadenza, Outlook crea un elenco “Da fare”. È possibile accedere a questo elenco selezionando la scheda “Visualizza” nella barra multifunzione e selezionando “Elenco impegni”. Qui gli utenti possono visualizzare tutti i loro messaggi di posta elettronica contrassegnati e le date di scadenza ad essi associate.
6. Oltre ad aggiungere date di scadenza ai messaggi di posta elettronica contrassegnati, Outlook può anche essere utilizzato per impostare promemoria per tali messaggi. Per impostare un promemoria, selezionare il messaggio di posta elettronica contrassegnato e fare clic sull’icona “Promemoria” nella barra multifunzione. Si aprirà una finestra in cui gli utenti potranno inserire un messaggio di promemoria e selezionare l’ora di attivazione del promemoria.
Per coloro che hanno più messaggi di posta elettronica da contrassegnare, Outlook offre anche la possibilità di contrassegnare più messaggi di posta elettronica contemporaneamente. A tale scopo, selezionare tutti i messaggi di posta elettronica da contrassegnare e fare clic sull’icona “Contrassegno” nella barra multifunzione. Verrà visualizzato un elenco di opzioni per il contrassegno. Selezionare l’opzione che meglio descrive le e-mail e fare clic su “OK”.
Oltre a contrassegnare i messaggi di posta elettronica, Outlook offre anche la possibilità di spostare i messaggi di posta elettronica contrassegnati in cartelle diverse. A tale scopo, selezionare il messaggio di posta elettronica contrassegnato e fare clic sull’icona “Sposta” nella barra multifunzione. Verrà visualizzato un elenco di cartelle in cui è possibile spostare l’e-mail. Selezionare la cartella più appropriata per l’e-mail contrassegnata e fare clic su “OK”.
Infine, Outlook offre anche la possibilità di visualizzare i messaggi di posta elettronica contrassegnati nella vista del calendario. A tale scopo, selezionare la scheda “Calendario” nella barra multifunzione e poi selezionare “Elementi contrassegnati”. Si aprirà una finestra in cui gli utenti potranno visualizzare tutte le e-mail contrassegnate e le date di scadenza ad esse associate.
Conclusione
Outlook può essere un potente strumento per rimanere organizzati quando si avvia una nuova attività. Contrassegnando le e-mail, aggiungendo date di scadenza e impostando promemoria, gli imprenditori possono assicurarsi che nessuna scadenza sfugga al controllo. Con l’aiuto di Outlook, i titolari d’azienda possono facilmente tenere sotto controllo le attività più importanti e far funzionare la loro attività senza intoppi.
Esistono due modi per aggiungere una data di follow-up a un flag di Outlook:
1. Fare clic con il tasto destro del mouse sul messaggio di posta elettronica e selezionare “Follow Up” dal menu a discesa. Si aprirà una nuova finestra in cui inserire la data di follow-up.
2. Fare clic sull’icona della bandierina nel messaggio e-mail. Si aprirà una nuova finestra in cui inserire la data di follow-up.
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché il modo migliore per creare una regola per i flag in Outlook varia a seconda delle esigenze e delle preferenze specifiche. Tuttavia, ecco alcuni suggerimenti per iniziare:
1. Per prima cosa, decidete quali criteri volete utilizzare per contrassegnare i messaggi di posta elettronica. Questo criterio può essere basato sul mittente, sull’oggetto, sul contenuto dell’e-mail o su qualsiasi altro fattore.
2. Una volta decisi i criteri, aprire la Procedura guidata regole in Outlook.
3. Fare clic sul pulsante “Nuova regola” e selezionare l’opzione “Applica regole ai messaggi che ricevo”.
4. Fare clic sul pulsante “Avanti” e selezionare i criteri da utilizzare per contrassegnare i messaggi di posta elettronica.
5. Nella sezione “Azione”, selezionare l’opzione “Segnala il messaggio per il follow-up”.
6. Fare clic sul pulsante “Fine” per salvare la regola.
Quando si riceve un messaggio di posta elettronica contrassegnato in Outlook, questo viene visualizzato nella Posta in arrivo con un’icona a forma di bandiera accanto. Per gestire le e-mail contrassegnate, fare clic sull’icona della bandierina nella barra degli strumenti superiore. Si aprirà una nuova finestra con un elenco di tutte le e-mail contrassegnate. Da qui è possibile fare clic su un’e-mail per aprirla o fare clic sulla casella di controllo accanto a un’e-mail per contrassegnarla come completa. Per eliminare un’e-mail contrassegnata, fare clic sull’icona del cestino accanto ad essa.