Impostazione di una nuova attività: Making the Most of Outlook’s Flagging Features
Avviare una nuova attività può essere un compito scoraggiante, con un numero apparentemente infinito di dettagli da curare. Se si utilizza Outlook per la posta elettronica, una delle funzioni più utili è la possibilità di contrassegnare i messaggi per il follow-up. Capire come usare i contrassegni, come impostarli e come personalizzarne l’aspetto può far risparmiare tempo e mantenere organizzata la posta in arrivo.
1. Capire i messaggi contrassegnati in Outlook
I messaggi contrassegnati sono un ottimo modo per rimanere organizzati. È possibile assegnare un contrassegno a un messaggio, contrassegnarlo per il follow-up e quindi impostare un promemoria per se stessi. I messaggi contrassegnati possono anche essere utilizzati per trovare rapidamente i messaggi, in quanto vengono evidenziati nella posta in arrivo.
2. Vantaggi dell’evidenziazione dei messaggi contrassegnati
L’evidenziazione dei messaggi contrassegnati ne facilita la ricerca nella posta in arrivo. Inoltre, aiuta a indicare visivamente quali messaggi sono stati contrassegnati e quali no. Questo può essere particolarmente utile se si ha a che fare con un elevato volume di e-mail.
3. Impostazione dei flag in Outlook
Per iniziare a contrassegnare i messaggi, è necessario impostare i flag in Outlook. Questa operazione può essere eseguita nel menu delle impostazioni. È possibile scegliere il tipo di contrassegno da utilizzare e i colori da assegnare a ciascun contrassegno.
4. Come contrassegnare un messaggio in Outlook
Una volta impostati i contrassegni in Outlook, è possibile iniziare a contrassegnare i messaggi. Per farlo, è sufficiente fare clic sull’icona della bandierina nell’intestazione del messaggio. È quindi possibile scegliere il contrassegno da assegnare al messaggio.
5. Come evidenziare i messaggi contrassegnati in Outlook
Una volta contrassegnato un messaggio, questo verrà automaticamente evidenziato nella posta in arrivo. Per personalizzare l’evidenziazione dei messaggi contrassegnati, accedere al menu delle impostazioni e scegliere i colori che si desidera utilizzare.
6. Personalizzazione dell’evidenziazione dei messaggi segnalati
Nel menu delle impostazioni è possibile scegliere i colori da utilizzare per evidenziare i messaggi segnalati. Ciò consente di identificare rapidamente e facilmente quali messaggi sono stati segnalati.
7. Automatizzazione dei messaggi contrassegnati in Outlook
È anche possibile impostare Outlook per contrassegnare automaticamente alcuni tipi di messaggi. Ad esempio, se si ricevono molti messaggi di posta elettronica da un particolare mittente, è possibile impostare Outlook per contrassegnare automaticamente tutti i suoi messaggi.
8. Risoluzione dei problemi relativi ai messaggi contrassegnati in Outlook
Se si verificano problemi con i messaggi contrassegnati in Outlook, si possono fare alcune cose. Innanzitutto, accertarsi di aver impostato correttamente i contrassegni nel menu delle impostazioni. Se il problema persiste, provare a riavviare Outlook e vedere se questo aiuta.
Si spera che questo articolo abbia fornito alcune informazioni su come sfruttare al meglio le funzioni di segnalazione di Outlook. Comprendendo come impostare i contrassegni, come contrassegnare i messaggi e come personalizzare l’evidenziazione dei messaggi contrassegnati, è possibile risparmiare tempo e mantenere organizzata la posta in arrivo.
Se non riuscite a evidenziare il testo nei messaggi di Outlook, è probabile che la funzione di evidenziazione del testo sia stata disattivata nelle impostazioni. Per riattivarla, accedete alla scheda “Visualizza” di Outlook e selezionate “Evidenziazione testo” dal menu a discesa. In questo modo sarà possibile evidenziare nuovamente il testo nei messaggi.
Per assegnare un codice colore a un messaggio di posta elettronica in base al mittente in Outlook, procedere come segue:
1. Aprire Outlook e fare clic sulla scheda “Posta in arrivo”.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul messaggio di posta elettronica che si desidera colorare.
3. Selezionare “Assegna a” dal menu a discesa.
4. Fare clic sul menu a discesa “Colore” e selezionare il colore che si desidera utilizzare.
5. Fare clic sul pulsante “OK” per salvare le modifiche.
In Outlook, è possibile modificare il colore dei messaggi di posta elettronica contrassegnati andando su Visualizza > Cambia visualizzazione > Applica la visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta. Si aprirà una finestra di dialogo in cui è possibile selezionare le cartelle a cui applicare la vista corrente. Selezionare la cartella contenente le e-mail contrassegnate e fare clic su OK. Le e-mail contrassegnate dovrebbero ora essere rosse.
Lo strumento di evidenziazione si trova nella barra degli strumenti nella parte superiore della finestra di Outlook. Per utilizzare lo strumento di evidenziazione, è sufficiente fare clic sull’icona della barra degli strumenti e poi sul testo che si desidera evidenziare.
Per attivare l’evidenziazione, è necessario andare nel menu delle impostazioni e selezionare l’opzione “evidenziazione”. In questo modo è possibile scegliere gli elementi da evidenziare sullo schermo.