Con la stampa unione, è possibile produrre una serie di documenti personalizzati per ogni destinatario. Ad esempio, puoi personalizzare una lettera per rispondere a ogni destinatario per nome. Il documento è collegato a un’origine dati, come un elenco, un foglio di calcolo o un database.
Come stampare un’unione in Excel
Inserire uno o più campi unione consente di trasferire le informazioni dal foglio di calcolo al documento. Per farlo, segui questi passaggi:
- Vai alla scheda Lettere.
- Scegli un campo unione e aggiungi il campo che desideri.
- Ripeti i passaggi 1 e 2 in base alle tue esigenze.
- Infine, seleziona "File" e "Salva".
Dove trovare la stampa unione in Excel
La scheda Lettere contiene la funzione di stampa unione in Microsoft Excel. Seleziona la scheda Lettere e fai clic su "Inizia stampa unione" per avviare la stampa unione. Successivamente, clicca sulla scheda Lettere e scegli di utilizzare un elenco esistente per trovare i destinatari.
Tipi di documenti stampabili in unione
Come anticipato nelle prime battute di questa guida, la Stampa unione include e unisce due categorie di documenti:
- Un file Word per creare un documento da stampare.
- Un foglio con record di dati, che possono essere in Excel o in altro formato, come HTML.
Quando utilizzare la stampa unione
La stampa unione di Microsoft Word è uno strumento che automatizza il processo di scrittura di documenti che richiedono l’inserimento di dati da un database. Può essere utilizzato, ad esempio, quando il destinatario di una lettera deve essere specificato utilizzando il "campo".
Significato di "campi unione"
Un campo unione, come "Nome" o "Città", è utilizzato per unire le informazioni che saranno inserite nel documento principale dall’origine dati.
Come avviare una stampa unione
In Microsoft Office Word 2007, nella scheda Lettere, fare clic su "Inizia stampa unione" nel gruppo "Inizia stampa unione". Quindi, fare clic su "Step by Step" nella creazione guidata stampa unione. Fare clic su Lettere mentre si sceglie il tipo di documento. Il documento principale diventa il documento attivo.
Come realizzare la stampa unione
Per procedere alla stampa unione, posizionarsi sul documento principale dove inserire i dati e premere il pulsante "Inserisci campo unione" sulla barra degli strumenti Stampa Unione, che apparirà all’inizio del processo. Scegliere alcuni campi dalla lista.
Come aggiungere campi nella stampa unione
Cliccando o toccando il punto in cui desideri inserire un campo unione, puoi aggiungere i singoli campi unione. Scegliendo la freccia in giù sotto "Inserisci campo unione", scegli un campo. Nel caso in cui il nome del campo non sia visibile nell’elenco, scegli "Inserisci campo unione".
Tipi di file per la stampa unione
Ecco alcuni esempi di origini dati per la stampa unione in Word:
- Un foglio di calcolo utilizzando Microsoft Excel.
- L’elenco dei contatti utilizzato da Outlook.
- Lista dei contatti Apple.
- File in formato testo.