La gestione del progetto inizia con un piano di lavoro dettagliato che include processi passo-passo progettati per soddisfare specifici obiettivi mirati durante il progetto. In genere, la gestione del progetto implica la definizione del progetto, la pianificazione di ogni fase, l'implementazione del progetto, il monitoraggio delle prestazioni e la chiusura del progetto al momento della consegna (terminazione).
Fasi della gestione del progetto
I seguenti 5 passaggi delineano il processo di gestione del progetto dalla pianificazione al completamento.
- Definizione del progetto
- Pianificazione del progetto
- Implementazione del progetto
- Monitoraggio delle prestazioni del progetto
- Chiusura del progetto (risoluzione)
Definizione del progetto
Quando si definisce un progetto, l'obiettivo è definire l'ambito generale del progetto, incluso il calendario del progetto iniziale che contiene i dettagli di inizio, chiusura e una sequenza temporale delle attività del progetto. La definizione del progetto identificherà i budget, i partecipanti al progetto (incluso il project manager) e indicherà l'obiettivo del progetto che è il risultato finale specifico o il risultato target.
Pianificazione del progetto
La pianificazione del progetto implica la separazione del piano in obiettivi specifici (attività di progetto), specificando il tempo necessario a ciascuna attività per completare e identificando il costo di ciascun obiettivo. Quando si esaminano i costi, alcune delle molte risorse da considerare includono personale, supporto, budget, forniture e attrezzature, servizi e altre considerazioni. Il project manager raccoglie le stime preliminari dei costi e assegna le attività di lavoro tenendo conto dei fattori di rischio.
Lavori IT correlati: project manager, direttore del progetto, amministratore del progetto, coordinatore del progetto IT, responsabile del controllo del progetto, responsabile dell'implementazione, analista del progetto.
Implementazione
Durante questa fase, il personale ei membri del team eseguono le attività di lavoro come definito nel piano per raggiungere gli obiettivi del progetto in tempo. A seconda delle dimensioni e dell'ambito del progetto, è possibile assumere un responsabile dell'implementazione o il project manager passerà da un ruolo di pianificazione a quello di coordinatore del progetto, per garantire che il progetto rimanga nei tempi previsti e nel budget.
Durante questa fase della gestione del progetto si verificano molte decisioni. Inoltre, è probabile che il team di progetto incontri problemi che spesso sorgono quando vengono implementati nuovi sistemi aziendali.
Monitoraggio delle prestazioni
Il monitoraggio e il monitoraggio richiedono una valutazione continua di tutte le attività del progetto completate e in corso. I project manager monitoreranno i costi, le tempistiche e terranno traccia delle attività e dei budget dei singoli progetti. Il monitoraggio garantisce inoltre che gli obiettivi del progetto siano adeguati in base alle necessità e che tutti i fattori di rischio, comprese le modifiche, siano gestiti. Durante questo periodo, potrebbe essere necessario approvare le procedure di gestione delle modifiche se è prevista una modifica alla pianificazione o al costo del progetto.
Fine del progetto
Il termine o la chiusura del progetto è la fase finale della gestione del progetto. Ciò include la formazione, la comunicazione del completamento del progetto alle parti interessate e la preparazione di un rapporto finale del progetto Dopo la chiusura del progetto, la direzione utilizzerà spesso questo tempo di inattività per comunicare con il team di progetto e condividere conoscenze che possono aiutare a migliorare i progetti futuri.
Strumenti per progetti complessi
Progetti complessi che richiedono più personale, un migliore coordinamento, budget più ampi e così via possono essere difficili da gestire senza l'uso di project management software. Questi strumenti aiutano i manager a organizzare e automatizzare alcune delle attività associate a una buona pianificazione della gestione del progetto.
Secondo Project-Management.com, il software di gestione dei progetti aiuta specificamente i project manager ei team a completare i requisiti dei clienti e gestire i vincoli di tempo, budget e ambito.
Organizzazioni di Project Management
L' Project Management Institute (PMI) è un'organizzazione professionale leader e rispettata per i project manager. Fondata nel 1969, PMI serve più di 2.9 milioni di professionisti. PMI offre diverse certificazioni tra cui Project Management Professional (PMP) e Certified Associate in Project Management (CAPM).