Una chiavetta USB dimenticata è stata l'impulso per la fondazione di Dropbox. Nel corso degli anni, il pioniere del file-sharing è diventato un attore nella collaborazione in ambiente aziendale, integrando software di terze parti e collegando le proprie applicazioni.
Dropbox è sul mercato dal 2007 ed è stato in grado di assicurarsi un ruolo pionieristico nella condivisione di file e nel cloud storage. Il concetto è nato per necessità quando il co-fondatore e CEO Drew Houston stava viaggiando a casa dall'università su un autobus come studente e aveva dimenticato la sua chiavetta USB. Fu allora che gli venne l'idea di quanto sarebbe stato comodo poter accedere ai suoi file online.
Luogo di lavoro nella nuvola
Dall'autunno dello scorso anno, Dropbox ha aperto nuove strade nella collaborazione basata sul cloud con "Smart Workspace". "Uno dei vantaggi di un posto di lavoro digitale organizzato centralmente è che si perde meno tempo a cercare le informazioni perché tutti gli strumenti, il team e il contenuto sono riuniti in un unico posto", dice Andrea Trapp, direttore di Business NACE & DACH di Dropbox, perché questo permette agli utenti di concentrarsi completamente sul loro effettivo contenuto di lavoro.
Piattaforma di integrazione
Alla fine, lo Smart Workspace funge da piattaforma di integrazione, con oltre 300.000 applicazioni ora integrate tramite un'interfaccia. Dietro questo ci sono anche partnership strette con aziende come Microsoft, Google, Slack, Zoom o Atlassian, dice la società. Nello Smart Workspace, file come documenti Word, presentazioni PowerPoint, Google Cloud Docs o file PSD possono essere creati, visualizzati, modificati e anche condivisi direttamente da Dropbox, per esempio tramite Slack, Zoom o Office 365.
"In termini di collaborazione, è fondamentale per noi che la comunicazione avvenga direttamente sul contenuto e che si possa lavorare in modo interattivo in tempo reale con i colleghi", dice Trapp. Così hanno creato un contro-modello per le e-mail e gli allegati. Perché qui, regolari cicli di coordinamento metterebbero a dura prova i nervi di tutte le persone coinvolte.
Processi di lavoro per tutti i tipi di file
Via "Dropbox Spaces", viene visualizzato chi ha lavorato su quali file più recentemente. I compiti possono essere organizzati e distribuiti nella squadra a livello di compito. Questo livello di contesto mostra le descrizioni dei contenuti. L'utente può vedere cosa c'è da fare, quali compiti sono già stati elaborati e quali approvazioni sono in sospeso.
Trapp illustra questo con un esempio pratico: "Per i file video, ora offriamo una funzione di commento a tempo per un feedback più veloce e la possibilità di impostare processi di approvazione semplici. Il materiale video può anche essere convertito in altri tipi di file e dimensioni all'interno di Dropbox, in modo che in pratica, per esempio, i file video di grandi dimensioni possono essere condivisi facilmente da uno smartphone in un taxi". Allo stesso modo, tali processi di attività esistono anche per i file audio e di testo.
Documenti in tempo reale
Oltre a integrare software, strumenti e applicazioni, Dropbox ha anche integrato le proprie applicazioni, come "Paper". Si tratta di uno strumento con cui si possono creare e modificare congiuntamente documenti in tempo reale, in cui si possono inserire video, PowerPoints, immagini o tabelle con un clic del mouse. In anticipo, i partecipanti sono invitati a farlo e, se lo si desidera, possono essere assegnati vari diritti, ad esempio per visualizzare o modificare.
Soluzione interna di firma elettronica
Inoltre, la soluzione interna di firma elettronica "HelloSign" può anche essere integrata per l'automazione e la gestione di importanti transazioni commerciali, anche attraverso soluzioni che sono disponibili indipendentemente da Dropbox. "Una differenza importante rispetto alla concorrenza qui è che non facciamo pagare per documento, ma in un modello di abbonamento per utente e anno", dice il manager di Dropbox. Il software ha anche un'API che può essere usata per il whitelabelling, che è interessante per i partner di canale, dice Trapp.
La sicurezza dei dati nel cloud è "assolutamente centrale", dice il manager, sottolineando la possibilità per i clienti business di Dropbox di usare il data center in Germania e che Dropbox è conforme al DSGVO.
Collaborazione con il canale
Per Dropbox Business è stato creato un programma di partner che tiene conto del fatto che il prodotto è utilizzato in diversi settori, come i media, la vendita al dettaglio, l'edilizia o il settore dell'istruzione. "In termini di integrazioni, ci sono aree corrispondenti di attenzione. Per esempio, nel settore delle costruzioni si tratta di un'integrazione BIM, mentre nel settore dei media Adobe gioca un ruolo importante", spiega Trapp. Per il canale, c'è un portale partner basato sul web come supporto organizzativo.