Lo studio IDC "Print and Document Management in Germany 2019 - With digitalisation, automation and AI to operational excellence" ha rivelato, tra le altre cose, che molte aziende hanno già implementato l'automazione e la digitalizzazione di processi e flussi di lavoro ad alta intensità documentale.
Grazie alla digitalizzazione, le aziende sono più che mai di fronte alla sfida di utilizzare ed elaborare in modo efficiente la crescente quantità di informazioni e contenuti. Nel frattempo, le aziende hanno riconosciuto che le soluzioni di stampa e di gestione dei documenti offrono notevoli vantaggi e hanno iniziato a investire in soluzioni per ottimizzare e digitalizzare i processi e i flussi di lavoro ad alta intensità di carta. Tecnologie come la mobilità, l'automazione dei processi robotici (RPA), l'intelligenza artificiale (AI) e le stampanti multifunzione intelligenti (MFP) stanno dando un ulteriore impulso al mercato e aprendo nuovi modi per ottimizzare, automatizzare e digitalizzare i processi ad alta intensità di documenti.
Secondo lo studio IDC "Print and Document Management in Germany 2019 - Towards Operational Excellence with Digitisation, Automation and AI", che ha intervistato i decisori IT e aziendali tedeschi di oltre 200 organizzazioni con più di 100 dipendenti, le aziende stanno iniziando a riconoscere il valore aggiunto per i loro processi aziendali e stanno valutando i primi casi di utilizzo.
Interazione con il cliente, self-services e una migliore esperienza del cliente
Secondo lo studio, le aziende in Germania si rendono conto che con l'aiuto delle tecnologie di stampa e gestione dei documenti si stanno avvicinando poco a poco all'ufficio digitale, o addirittura senza carta. Per il 42% degli intervistati, non si tratta più solo di gestire processi di back-office ad alta intensità di documenti. Recentemente, aspetti come l'interazione con il cliente, i self-service e una migliore esperienza del cliente sono stati messi a fuoco. Molte aziende hanno anche capito che l'uso di soluzioni di stampa e di gestione dei documenti ottimizza i processi e crea così la base per prodotti, servizi e modelli di business innovativi.
"I risultati dello studio mostrano che anche se le aziende hanno implementato numerose misure in relazione alla digitalizzazione, al fine di fornire una migliore esperienza al cliente, le aziende devono concentrarsi molto di più sui flussi di lavoro incentrati sul cliente quando ottimizzano e automatizzano i loro processi", dice Sabrina Schmitt, consulente di IDC e project manager dello studio. Finora, le aziende hanno soprattutto automatizzato i processi di back-office in misura maggiore. Nei prossimi mesi, tuttavia, le aziende di questo paese si concentreranno sempre più sul miglioramento dei flussi di lavoro incentrati sul cliente. Il 46% ha detto che questo argomento era in cima alla loro agenda.
La strada verso l'ufficio senza carta
L'ufficio completamente senza carta non può essere implementato da un giorno all'altro, ma uno spostamento verso "paperless" è chiaramente all'orizzonte per i prossimi 12-24 mesi, secondo lo studio. La maggior parte dei partecipanti al sondaggio ha detto di voler fare a meno della carta per alcuni compiti classici dell'ufficio. Mentre circa la metà degli intervistati crea ancora oggi note su carta, tra 12-24 mesi questo non sarà più il caso nemmeno in un quarto delle aziende.
"I risultati dimostrano che un ripensamento sta avvenendo tra le aziende e che sempre più processi e flussi di lavoro si svolgono in modo digitale. Dal punto di vista di IDC, tuttavia, il processo digitale non è l'unico fattore decisivo, perché l'ottimizzazione dei processi cartacei esistenti dovrebbe sempre venire prima per essere in grado di attuare senza problemi un trasferimento successivo a un processo digitale", dice Sabrina Schmitt.
Stampa e scansione mobile
In vista della proliferazione dei dispositivi mobili sul posto di lavoro, la mobilità gioca un ruolo enorme nelle aziende. Non sorprende che la stampa e la scansione da smartphone e tablet siano in cima all'agenda di pianificazione di quasi un'azienda su due. Poiché i dispositivi mobili sono strumenti potenti per l'inserimento e l'elaborazione dei dati, un processo digitale end-to-end sta diventando sempre più importante. La fornitura di funzionalità mobili complete è quindi un must in ogni azienda, secondo IDC. Come mostrano i risultati, la stampa mobile è al centro delle attività di pianificazione per il 45 per cento, la firma elettronica per il 44 per cento, l'accesso mobile alle applicazioni aziendali per il 43 per cento e la scansione mobile e l'inoltro dei documenti per il 41 per cento.
Flussi di lavoro digitali basati sull'AI
Anche se il 46% degli intervistati è ancora in fase di pianificazione o valutazione per l'automazione dei processi robotici (RPA) e l'intelligenza artificiale (AI) e il 21% ha un atteggiamento di attesa, IDC considera essenziale l'espansione delle soluzioni ECM e di gestione dei documenti per includere nuove funzionalità software come RPA e AI. Il 26% delle organizzazioni intervistate ha riconosciuto questo e ha investito in soluzioni corrispondenti. L'automazione è portata a un livello completamente nuovo dalle soluzioni con funzioni RPA e AI e trasforma interi processi di lavoro e strutture organizzative, spiegano i ricercatori di mercato.
L'acquisizione ed elaborazione automatizzata, la richiesta di copie elettroniche e la gestione dei processi di transazione sono già in uso da più della metà degli intervistati che hanno implementato RPA o AI. In termini di pianificazione, spiccano in particolare i processi Scan2Workflow, la trasformazione automatizzata delle informazioni e l'aggregazione automatizzata dei contenuti. "L'uso di RPA e di soluzioni di stampa e gestione dei documenti abilitate dall'AI può portare a un grande sollievo nei compiti di routine e offre una grande opportunità di gestire i processi multi-fase in modo più efficiente", dice Schmitt. "Quelle aziende che sono nella fase di pianificazione e valutazione dovrebbero agire ora per essere in grado di sfruttare il potenziale per la loro azienda in una fase iniziale."
IDC è convinto che la visione dell'ufficio senza carta otterrà un'ulteriore spinta dalla RPA e dai flussi di lavoro basati sull'AI. Tuttavia, c'è ancora del lavoro da fare per le aziende lungo la strada. Le nuove opzioni e tecnologie (cognitive) non dovrebbero quindi essere trascurate, né dal lato degli utenti né da quello dei fornitori.
Conclusione da IDC
Le aziende non vogliono più solo tagliare i costi, ma si concentrano sempre più su processi ottimizzati e digitali - soprattutto nelle aree rivolte ai clienti - così come sul lavoro mobile. Molte organizzazioni in questo paese hanno già implementato iniziative relative all'automazione e alla digitalizzazione dei processi e dei flussi di lavoro ad alta intensità di documenti. Tuttavia, c'è ancora molto da fare sulla strada verso l'"ufficio senza carta".
In particolare, le nuove tecnologie come la mobilità, l'RPA, l'AI e gli MFP intelligenti possono fornire l'impulso decisivo, in quanto offrono nuovi modi per migliorare e digitalizzare i processi e i flussi di lavoro ad alta intensità di documenti. Alcune aziende sono già diventate attive in questo settore e stanno assumendo un ruolo pionieristico. Tuttavia, poiché lo sviluppo verso la maturità del mercato per queste tecnologie è rapido, consideriamo essenziale che gli utenti affrontino questi argomenti all'inizio della fase di pianificazione e valutazione e raccolgano la loro esperienza. Ma i fornitori hanno anche un chiaro obbligo di considerare nuove opzioni e tecnologie (cognitive) quando progettano la loro tabella di marcia. Questo è l'unico modo per creare le condizioni necessarie per flussi di lavoro e processi agili, digitali e mobili.
I risultati dimostrano che i processi cartacei puri scompariranno sempre più in futuro e il viaggio andrà sempre più in direzione del "digitale" e del "mobile". Chiaramente, questo riguarda anche - o soprattutto - i processi rivolti al cliente per consentire una migliore esperienza del cliente. Le organizzazioni dovrebbero quindi ripensare i loro processi e flussi di lavoro ad alta intensità documentale oggi piuttosto che domani e ottimizzarli, automatizzarli e digitalizzarli completamente attraverso l'uso di soluzioni di stampa e di gestione dei documenti.