Il fax è una novità di ieri? Niente affatto, dice Ferrari Electronic, fornitore di prodotti fax. Quasi nessuna azienda oggi vuole fare a meno del fax. Le seguenti dieci ragioni, compilate dall'azienda berlinese, dovrebbero rendere chiaro il perché di questo. Il fax è insostituibile per la comunicazione moderna.
1. Il fax è stabilito
Tutti sanno come funziona il fax. Il fax cartaceo è consolidato da tempo ed è considerato il mezzo più affidabile in molte industrie. Le farmacie, per esempio, non ricevono informazioni vitali sui farmaci via e-mail, ma via fax.
Ma mentre il destinatario spesso ha ancora macchine individuali, i mittenti - come l'associazione delle farmacie e le compagnie farmaceutiche - usano fax computerizzati. Anche i capannoni di produzione e i magazzini senza connessioni DSL e ISDN possono sempre essere raggiunti via fax - persino le navi da crociera possono ricevere i fax via satellite.
2. Il fax è verificabile
Per ogni fax inviato, il mittente riceve un rapporto di trasmissione che indica se la consegna è avvenuta con successo. Questo principio, simile a quello di una lettera inviata per posta raccomandata, si applica ugualmente ai fax cartacei e a quelli inviati per via elettronica.
Questa peculiarità del protocollo fax non è tecnicamente trasferibile alla posta elettronica: Quelli che vogliono una conferma di consegna dai loro destinatari di posta elettronica causano una finestra di dialogo nel client di posta elettronica del destinatario e di solito si rendono impopolari. Molti quindi rinunciano del tutto all'invio di conferme.
3. Il fax è economico
Paragonato all'e-mail, il fax può sembrare costoso, ma questo modo di pensare sottovaluta gli enormi investimenti infrastrutturali necessari per utilizzare l'e-mail in modo efficiente oggi.
Un fax per computer abilitato alla rete è un prodotto aggiuntivo relativamente leggero che si collega al client di posta elettronica e all'amministrazione della posta elettronica. Con una tale soluzione, i fax all'interno di un'azienda sono addirittura gratuiti, i fax esterni costano solo una frazione dell'affrancatura delle lettere. La fatturazione avviene tramite il collegamento telefonico. L'invio di fatture via fax offre anche un enorme potenziale di innovazione e risparmio per molte aziende oggi.
4. Il fax è veloce
Anche se un fax è più economico di una lettera, arriva con un ritardo quasi nullo. Inoltre, elimina il fastidio di imbustare e affrancare. E con il computer fax, un fax viene scritto e inviato altrettanto velocemente di un'e-mail.
5. Il fax è facile
I moderni sistemi di messaggistica unificata integrano completamente la funzione fax (proprio come SMS e voice mail, per esempio) nell'infrastruttura e-mail. L'utente digita il suo fax come una e-mail e scrive il numero di fax nel campo dell'indirizzo.
La soluzione di messaggistica unificata crea automaticamente il fax con la copertina, la carta intestata e i dettagli di contatto corretti. Anche se il tempo coinvolto è lo stesso, ciò che arriva al destinatario ha una forza e un effetto vincolante completamente diverso da un'e-mail.
6. Il fax è infallibile
Chi invia qualcosa vuole che arrivi. Questo è precisamente il punto debole della posta elettronica. Ben oltre il 90% delle e-mail che le aziende ricevono non vengono mai viste dal destinatario perché i filtri antispam li smistano.
Nonostante tutti i progressi nelle tecnologie di sicurezza, i "falsi positivi" fanno parte della realtà delle e-mail. Il fax, invece, è resistente ai filtri antispam perché il contenuto testuale di un fax non può essere riconosciuto. Ma il fax è anche innocuo, poiché è garantito senza virus e trojan.
7. Il fax può essere integrato
Le possibilità tecniche avanzate del fax elettronico sono piuttosto sconosciute: Per esempio, la distribuzione di fax è possibile anche in ambienti cloud. Inoltre, il fax senza carta non si limita solo ai programmi di posta elettronica.
Anche le applicazioni per ufficio, le soluzioni ERP (ERP = Enterprise Resource Planning), le soluzioni CRM (CRM = Customer Relationship Management) o DMS (DMS = Document Management System) possono inviare fax. Per esempio, alcuni utenti SAP con prodotti aggiuntivi inviano offerte vincolanti direttamente dal sistema e accelerano i loro processi in questo modo. Allo stesso modo, i documenti ricevuti possono fluire automaticamente in flussi di lavoro correlati basati sul numero di interno, per esempio ordini e richieste.
8. Il fax è sicuro
Il fax significa comunicazione riservata tra gli endpoint. Il protocollo fax invia messaggi direttamente dal fax mittente al fax destinatario. Memorizzazione intermedia, intercettazioni, manipolazioni o intercettazioni sono tecnicamente quasi impossibili e non si sono ancora verificate nella pratica.
9. Il fax è legalmente sicuro
Prima la cattiva notizia: in Germania, solo l'invio di fax cartaceo a fax cartaceo è di per sé legalmente sicuro. Non appena si tratta di un fax informatico, è necessaria una firma elettronica.
In questo senso, la legge tratta il fax elettronico e la posta elettronica allo stesso modo. La firma memorizza le informazioni sul fax inviato. L'intero contenuto è memorizzato in un codice bidimensionale e prova che si riceve esattamente lo stesso fax che è stato inviato.
Questo rende le fatture, per esempio, a prova di falsificazione e non ci sono problemi con i rimborsi IVA. Le soluzioni professionali di messaggistica unificata supportano quindi opzionalmente la firma elettronica per i fax.
10. Il fax è popolare
Anche se alcune aziende possono considerare il fax come un aspetto tecnico e comunicativo secondario, c'è quasi sempre e ovunque almeno una ragione valida contro la sua eliminazione: il cliente ama il fax.
E lo usa: Ogni volta che un cliente vuole inviare documenti a un'azienda in modo rapido e sicuro, che si tratti di ordini, cancellazioni, disdette o ricevute, preferisce inviare un fax. E chi non riceve sull'onda su cui i clienti inviano sembra vecchio.