Una casa di sistema ordina merci dal distributore per conto del suo cliente. Idealmente, il cliente paga senza problemi. Ma chi è responsabile se l'ordine non va così bene? Normalmente, la persona che ha fatto l'ordine paga - anche se era a nome di una terza parte.
Nel lavoro quotidiano, spesso si ordina qualcosa per una terza parte, sia che si tratti di materiale d'ufficio per l'azienda dove si lavora o di merce per un cliente. Di solito, la fattura è seguita dal pagamento, in modo che la transazione commerciale sia finita. A volte, tuttavia, i difetti vengono contestati, il ricevimento della merce viene contestato o si sostiene addirittura che la merce non è stata ordinata affatto. Chi è responsabile in un caso del genere?
In linea di principio, chi ordina paga anche. Pertanto, è importante fare attenzione già al momento di accettare l'ordine. "Se l'ordine viene effettuato come messaggero o rappresentante di una terza parte, il reclamo è contro la terza parte, e la fattura deve quindi essere emessa anche a questa terza parte. Idealmente, la fattura viene poi pagata anche dal terzo", spiega Bernd Drumann, amministratore delegato di Bremer Inkasso. "Come imprenditore, però, non bisogna aver paura di controllare l'autorizzazione anche con i clienti di vecchia data o di farla presentare e copiare, di interrogare i dati rilevanti sia dell'ordinante che del terzo e di fare molta attenzione alla documentazione se l'indirizzo dell'ordine e della fattura sono diversi."
È quindi importante avere la procura, che può essere usata per provare l'autorizzazione di un ordine. Un tale documento chiarisce che l'emittente deve pagare la fattura. Se tale prova manca, la persona che effettua l'ordine deve pagare i beni o i servizi. Secondo il §179 BGB (codice civile tedesco), egli è responsabile come agente senza procura per l'adempimento o il risarcimento.
Ora succede che il destinatario della fattura deve essere sostituito in seguito. Si tratta di un puro gesto di buona volontà, come spiega Drumann: "Se un imprenditore emette una fattura al partner contrattuale e quest'ultimo gli comunica, dopo averla ricevuta, che la fattura dovrebbe essere emessa a terzi, l'imprenditore non è obbligato, a rigore, a conformarsi. Dopo tutto, l'ordine non è stato fatto a nome di terzi. Se l'imprenditore comunque soddisfa la richiesta e il terzo non paga, l'imprenditore può rivolgersi di nuovo al suo partner contrattuale". Drumann raccomanda che, in caso di una tale modifica, la fattura sia accompagnata da una lettera di accompagnamento in cui si dichiara che la fattura è stata riemessa come richiesto.
Impiegato aziendale senza autorizzazione
Cosa succede se un impiegato aziendale ordina merci senza autorizzazione? Se un dipendente ordina beni senza essere autorizzato a farlo - cioè come agente senza potere di rappresentanza - l'efficacia della conclusione del contratto dipende dall'autorizzazione della società per la quale ordina. Finché non è stata data un'autorizzazione, il contratto è in sospeso e non ha effetto.
"Per inciso, l'autorizzazione può anche essere richiesta dal contraente alla parte rappresentata", spiega l'amministratore delegato. "Se quest'ultimo non dà la sua approvazione, l'appaltatore può esigere l'adempimento del contratto o il risarcimento da parte del dipendente secondo la sezione 179 del codice civile tedesco (BGB). Il paragrafo 2 del § 179 del BGB, tuttavia, limita che detto dipendente, se non sapeva di non avere potere di rappresentanza, deve solo risarcire il danno causato dall'affidamento. Questo si riferisce al danno causato dal fatto che il contraente ha fatto affidamento sul potere di rappresentanza esistente del dipendente. Ma non c'è allora nessun reclamo contro il dipendente per l'esecuzione del contratto."
L'inquilino ordina un operaio per il proprietario di casa
Ora una riparazione deve essere effettuata nello spazio ufficio affittato. Non è raro che l'inquilino ordini l'operaio per il suo proprietario in un caso simile.
Il primo problema qui può essere che l'inquilino non ha concordato la riparazione con il padrone di casa e il padrone di casa successivamente si rifiuta di pagare il conto. In questo caso, il padrone di casa può sostenere che il danno è imputabile all'inquilino o che il contratto d'affitto prevede che i costi siano a carico dell'inquilino.
"Se è già chiaro al momento dell'incarico che la riparazione è in una proprietà in affitto e che l'inquilino commissiona il lavoro, il commerciante dovrebbe in ogni caso consultare il proprietario dell'edificio, almeno se l'inquilino sostiene di agire per conto del padrone di casa, cioè la fattura deve essere intestata al padrone di casa", dice Drumann. "Se è chiaro che il padrone di casa sosterrà le spese, sarebbe auspicabile che il padrone di casa lo confermasse per iscritto, per esempio via e-mail. I dati rispettivi dell'inquilino e del padrone di casa devono essere documentati con precisione sul foglio di lavoro. E se i costi sono stati discussi al telefono, questo dovrebbe anche essere documentato sul foglio di lavoro. Lo stesso vale se è coinvolta una società di gestione immobiliare. Il destinatario corretto della fattura dovrebbe sempre essere conosciuto con precisione in anticipo e confermato per iscritto."
Carenze
Ma cosa succede se ci sono delle carenze da rimediare nella merce ordinata per conto di una terza parte? Qui, ovviamente, il contraente non può più rivolgersi all'agente.
"Come regola generale, se un difetto viene reclamato anche prima dell'emissione della fattura, è consigliabile controllarlo prima e, se necessario, correggerlo o rifiutarlo. Non è mai consigliabile inviare semplicemente la fattura al partner contrattuale quando è stato sollevato un reclamo senza aver verificato i fatti. Una volta che la questione è stata risolta, la fattura può essere inviata al partner contrattuale", dice Drumann.
La linea di fondo è che non c'è bisogno di preoccuparsi di offendere il cliente facendo troppe domande, chiedendo deleghe scritte o anche chiedendo dettagli personali. Se si rifiutano informazioni importanti, si consiglia prudenza.