La digitalizzazione degli acquisti IT

Il rapido cambiamento della tecnologia presenta anche il sourcing IT con grandi sfide che non possono più essere superate con le procedure applicate tradizionalmente. Le piattaforme di matching tecnologico rappresentano una valida alternativa, nel cui marketing possono essere coinvolti anche VAR e system house.

Lo shopping può essere abbastanza complicato. Chiunque abbia mai inseguito un miglior contratto di telefonia mobile, stipulato un'assicurazione online o comprato un'auto, sa che senza la ricerca online e i portali di confronto, non ha alcuna possibilità di trovare il prodotto o il servizio giusto.

Questo è vero anche per le aziende, soprattutto quando si tratta di acquisti di tecnologia. Quando si tratta di hardware, software o servizi, le aziende devono padroneggiare diverse sfide allo stesso tempo: hanno bisogno di capire le tendenze e le tecnologie, hanno bisogno di una panoramica del mercato, hanno bisogno di soddisfare le esigenze dei loro utenti e, se applicabile, le norme di conformità, devono essere in grado di controllare la qualità e l'affidabilità dei fornitori, e, ultimo ma non meno importante, hanno bisogno di un prezzo ragionevole. Ciò che all'inizio non sembra così difficile, è reso molto più complesso da alcune caratteristiche del mercato tecnologico:

• Sollevamenti dovuti alla digitalizzazione con conseguenze per la strategia, organizzazione e metodi di lavoro delle aziende

• Modifiche veloci dei requisiti nelle aziende utenti

• Alta velocità di innovazione da parte dei fornitori

• Modifiche veloci della tecnologia

• Globalizzazione e diversità del mercato

E tutto deve essere più veloce

E forse la sfida più grande di tutte: Deve essere veloce. Per prima cosa, gli utenti aziendali non sono diversi dai consumatori privati. Vogliono tutto e preferibilmente subito. D'altra parte, le aziende cambiano molto più velocemente oggi che cinque o dieci anni fa. I modi agili di lavorare in sempre più aree di business promuovono questa tendenza all'accelerazione. La pressione per risultati più rapidi crea naturalmente una pressione sull'approvvigionamento tecnologico per fare il suo lavoro più velocemente.

Tuttavia, i grandi acquisti tecnologici come l'acquisto di un software aziendale ampiamente diffuso possono richiedere diversi mesi o addirittura anni. Come potete vedere, c'è bisogno di un enorme cambiamento nei processi di approvvigionamento esistenti se un'azienda vuole rimanere competitiva in un mondo agile. Carsten Hochschon, fondatore e CEO di Knooing: "Il processo di sourcing e approvvigionamento IT in molte aziende non è più aggiornato. Le aziende utilizzatrici devono essere in grado di avere una panoramica più rapida del mercato, di vagliare più rapidamente le offerte e di valutare meglio e più rapidamente i fornitori. Questo non è solo un imperativo per una maggiore velocità. Le tecnologie stanno diventando più complesse allo stesso tempo, e la relazione tra fornitore e utente sta cambiando di conseguenza nella direzione di una maggiore intensità e durata". Naturalmente, questo vale anche per la relazione tra la casa del sistema e l'utente. Soprattutto le medie imprese includono le system house nelle loro offerte in modo dedicato o addirittura si rivolgono esclusivamente a loro perché non si aspettano un supporto diretto dai grandi fornitori.

Gli appalti sono un mezzo di differenziazione

La necessità di cambiamento è confermata anche da grandi società di analisi come Gartner e da società di consulenza come Kienbaum. Nel post del blog "Procurement as Bottleneck of Agile IT", i consulenti Kienbaum scrivono: "Il classico processo di approvvigionamento IT è orientato al lungo termine, burocratico e rigido. (...) Come dimostrano questi punti dolenti, l'attuale pressione per il cambiamento nel procurement IT è estremamente alta ed è necessaria una chiara agilizzazione. Questo è particolarmente vero se altre aree dell'IT sono ostacolate nella realizzazione di proposte di valore agile."

La visione di Gartner aggiunge ulteriori aspetti: "L'acquisto di tecnologia non è più una funzione tattica," spiega il direttore della ricerca Luke Ellery. "Ora gioca un ruolo strategico ed è in grado di differenziare un'azienda dalla concorrenza". Inoltre, Gartner sottolinea che sempre più tecnologia viene acquistata direttamente dalle unità di business senza il coinvolgimento dell'IT. Il marketing da solo ha già speso il 22% del suo budget in tecnologia nel 2018, ha detto. "Comprare indirettamente su questa scala senza un'attenta revisione e trasparenza pone rischi significativi per un'organizzazione", spiega Ellery nello stesso post sul blog.

Un modo per accelerare il processo di approvvigionamento, rendendolo più trasparente e comprensibile senza perdere il controllo, sono i portali di corrispondenza. Offrono alle aziende utilizzatrici - indipendentemente dal know-how tecnologico degli utenti - vari aiuti nell'acquisto:

• Formulazione chiara dei requisiti e degli obiettivi: interrogando i requisiti, diventa chiaro quali servizi e prodotti sono necessari. Le buone piattaforme di matching valutano i requisiti in tempo reale tramite l'AI mentre sono ancora in fase di formulazione e forniscono suggerimenti appropriati all'utente in una fase molto precoce. Inoltre, supportano gli utenti nelle riunioni di consultazione per formulare requisiti, obiettivi e priorità. Più chiaramente sono formulati i parametri decisivi di un progetto, più accuratamente funziona il processo di abbinamento intelligente.

• Abbinamento intelligente di requisiti e capacità di servizio: L'abbinamento intelligente dei requisiti con le soluzioni offerte sulla piattaforma avviene automaticamente. Gli utenti non hanno più bisogno di creare elenchi elaborati e controllare le capacità dei diversi servizi. La piattaforma di abbinamento se ne occupa. "Intelligente" qui significa che non solo l'adattamento "formale" del requisito e della soluzione è controllato, ma anche quali altri parametri inseriti come la dimensione del fornitore di servizi, l'internazionalità ecc. sono soddisfatti. Le piattaforme di matching prendono in considerazione i venditori, i fornitori di servizi e le case di software e di sistemi.

• Lista senza ricerca: La "shortlist" creata automaticamente fa risparmiare alle aziende notevoli sforzi di ricerca e quindi tempo e costi.

• Altra consulenza: le piattaforme di matching dovrebbero essere in grado di accompagnare l'ulteriore processo di approvvigionamento in qualità di consulenti. In questo modo, rimangono responsabili nei confronti di utenti, fornitori e venditori di sistemi e possono assicurare un processo senza intoppi.

• Accesso alla base di conoscenza: Una base di conoscenza ampia e aggiornata fornisce alle aziende utenti il know-how su argomenti tecnologici attuali. Valutando i numerosi requisiti, vengono create procedure anonime di best-practice, liste di controllo e guide, che aiutano le aziende durante e dopo l'approvvigionamento a gestire più facilmente i prodotti e le tecnologie acquistate.

• Effetti di rete: Più le aziende utilizzatrici e le aziende fornitrici usano una piattaforma di matching, più forti sono gli effetti di rete positivi come l'accuratezza, l'ampiezza della conoscenza metodologica e l'esperienza di best practice.

• Integrazione nei sistemi esistenti di gestione del ciclo di vita, del portafoglio, dell'e-procurement e dei servizi: le aziende possono così decidere se vogliono integrare la funzionalità di una piattaforma di matching in altri servizi o se vogliono usare direttamente il servizio della piattaforma di matching.

• "Make or Buy" e benchmarking tecnologico: le piattaforme di matching che possono inoltre valutare se una soluzione adatta esiste già nei sistemi esistenti sono particolarmente vantaggiose. Questo significa che può anche essere confrontato direttamente con le alternative sul mercato, il che facilita la decisione "make or buy" e favorisce il benchmarking dei costi e della tecnologia. In questo modo si possono evitare costi inutili.

Secondo il fondatore di Knooing, Hochschon, l'uso di piattaforme di matching accelera notevolmente il processo di approvvigionamento e migliora notevolmente i suoi risultati. Soprattutto se lavorano con strumenti di IA e usano attivamente la loro base di conoscenza. "Partiamo dal presupposto che un processo di approvvigionamento significativamente più breve ha un impatto positivo sui costi IT e sul time to market delle aziende, specialmente quando si tratta di prodotti e servizi digitali."

Anche i venditori e le system house possono trarne beneficio

Perché i portali di matching funzionino, devono essere ugualmente attraenti per gli utenti, i fornitori e i VAR. Solo se tutti i gruppi usano il portale in misura sufficiente, gli effetti positivi come la trasparenza, la riduzione dei costi e la costruzione del know-how si manifesteranno per entrambi. Con i portali di corrispondenza, i fornitori beneficiano dei seguenti effetti oltre alla mediazione degli ordini:

• Visibilità e trasparenza: in un mercato globale con milioni di prodotti e servizi, è molto costoso attirare l'attenzione sui propri prodotti e servizi. Questo è vero per i fornitori specializzati, le system house per esempio con add ons per soluzioni standard esistenti, ma anche per i grandi fornitori. Nonostante l'immenso sforzo, spesso non sono in grado di presentare la loro gamma di prodotti in modo comprensibile e facile da usare. I piccoli fornitori e le system house a volte non hanno sufficienti capacità di marketing e di vendita per far conoscere i loro prodotti. Anche se i configuratori intelligenti sono utilizzati dal lato delle vendite, la credibilità delle presentazioni dei prodotti spesso soffre di una presentazione troppo aggressiva dei vantaggi. Questo porta i potenziali acquirenti a vedere la presentazione come non neutrale e a cercare altre fonti di informazione apparentemente più neutrali. In un buon portale di matching, d'altra parte, tutti i prodotti e i servizi corrispondenti sono presentati al potenziale acquirente in modo neutrale e senza sovravendita. Questo porta ad una presentazione complessivamente più credibile, perché più neutrale.

• Qualità recensita: La revisione costante dei prodotti e dei servizi da parte del fornitore della piattaforma di matching contribuisce ad una maggiore credibilità. Il fornitore della piattaforma ha successo solo se i suoi abbinamenti sono corretti, cioè se i prodotti abbinati ai requisiti forniscono effettivamente ciò che promettono. Ecco perché i buoni fornitori di piattaforme controllano le informazioni fornite dai venditori e dai fornitori di sistemi. Se necessario, li aiutano ad adattare la presentazione dei loro prodotti e servizi.

• Alta frequenza di contatto con gli interessati: Le piattaforme di matching sono visitate dalle aziende utenti solo quando incontrano sfide tecnologiche. Questo porta a un basso spreco e a contatti di alta qualità con potenziali clienti. Dato che un gran numero di aziende utenti sono fornitori e VAR elencati su piattaforme di matching ben posizionate, la frequenza delle richieste è molto più alta che sul sito web di un fornitore.

• Espandere il gruppo target: Secondo tutti gli analisti, sempre più tecnologia viene acquistata al di fuori dei dipartimenti IT. I dipartimenti spesso non lasciano più che sia l'IT a dettare quali servizi e prodotti utilizzare. Questo significa che i fornitori e le system house, che di solito hanno i loro contatti più importanti nei dipartimenti IT, non raggiungono più parti sempre più importanti del loro gruppo target, o lo fanno solo con grande difficoltà. La funzione dei portali di corrispondenza è familiare al personale dei dipartimenti attraverso i portali di confronto orientati al consumatore. Ecco perché li usano anche nell'ambiente B2B. Grazie all'AI e all'elaborazione del linguaggio naturale, i portali di corrispondenza intelligenti notano se gli esperti IT o gli uomini d'affari stanno usando la loro piattaforma e si adeguano in tempo reale. I profani dell'informatica ricevono informazioni generalmente comprensibili che permettono loro di decidere sull'adeguatezza di prodotti e servizi.

• Analisi degli sviluppi del mercato: È facile per le piattaforme di matching valutare le query in modo anonimo e ricavarne le tendenze. Quando questi sono abbinati ai risultati degli studi e delle ricerche, emerge un quadro realistico del mercato che i fornitori possono usare per affinare la loro attenzione o analizzare se necessario.

• Supporto nella categorizzazione e presentazione dei propri prodotti e servizi: Non tutti i fornitori e le system house pensano dalla prospettiva del cliente quando presentano i loro prodotti. A volte sono semplicemente orgogliosi della loro innovazione e la mettono sotto i riflettori, anche se il grado di innovazione non è l'obiettivo di un potenziale cliente. A volte, tuttavia, sono semplicemente all'oscuro della situazione iniziale del prospect e quindi formulano oltre i loro bisogni. Attraverso la loro precisa conoscenza del mercato e delle esigenze, le piattaforme di matching possono supportare la formulazione e la presentazione specifica per il gruppo target.

Quindi, le piattaforme di matching coprono già numerose procedure che richiedono tempo nel processo di approvvigionamento e le automatizzano e accelerano notevolmente. Attraverso l'ulteriore sviluppo e la diffusione dell'IA, continueranno a migliorare notevolmente ed espandere le loro funzionalità in un periodo di tempo relativamente breve.

Carsten Hochschon conclude: "Il procurement tecnologico è diventato così complesso che i processi e le procedure tradizionali di 20-30 anni fa non sono più sufficienti. Ci siamo proposti di accelerare questi processi e di democratizzarli in modo che possano essere utilizzati da tutti. Nel fare ciò, ci concentreremo inizialmente sulla corrispondenza intelligente, ma non trascureremo i processi a monte e a valle come la gestione dei requisiti, l'implementazione e il controllo della qualità. È giunto il momento di digitalizzare gli appalti stessi"

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