Il contratto è redatto, ma manca la cosa più importante: la firma. Le conseguenze possono essere gravi. Le scuse per cui il processo di firma si trascina sono molteplici e le conseguenze spesso fatali e costose.
Se manca una firma in un contratto, il processo di lavoro si blocca. Per conto di Francotyp-Postalia (FP), un istituto indipendente di ricerche di mercato ha intervistato 1.004 datori di lavoro e dipendenti e lavoratori autonomi di 38 settori sulla gestione dei documenti e delle firme nella loro azienda e sulla firma digitale.
Il 66% delle aziende tedesche ha già subito ritardi a causa di una firma mancante. Un'azienda su cinque vede addirittura una chiara connessione tra la durata del processo di firma e la rottura di un accordo commerciale. Il 51% delle aziende perde regolarmente le scadenze a causa di firme mancanti. Più a lungo un'offerta è disponibile per la firma, più è probabile che non venga firmata: il 36% delle aziende perde regolarmente delle entrate come risultato.
Un documento consegnato per posta viene firmato e restituito entro una settimana nel 55% dei casi. Per più di un quarto delle aziende, ci vogliono solo due o tre giorni. Tuttavia, quasi un'azienda su otto aspetta due settimane per il documento firmato.
Perché internet può consegnare i messaggi più velocemente, un terzo delle aziende aspetta dai due ai tre giorni per una firma via e-mail. Più di un quarto riceve il documento entro un giorno. Per uno su cinque, bastano addirittura poche ore. Le firme digitali sono ancora più veloci. Il 28% riceve il documento in poche ore o dopo un giorno, e per più di un quarto, la firma è disponibile in due o tre giorni.
Scuse quando ci vuole ancora più tempo...
I ricercatori di mercato hanno anche chiesto le ragioni più frequenti per le firme in ritardo. I partecipanti allo studio pensano che almeno il 31% dei casi siano scuse. Ecco le prime dieci scuse, con più risposte possibili:
- 1. Questioni aperte che devono ancora essere risolte (36 per cento)
- 2. Revisione interna del documento ancora in corso (36 per cento)
- 3. A disposizione della persona responsabile che non ha ancora fornito un feedback (34 per cento)
- 4. Il controfirmatario è/era in ferie (34 per cento)
- 5. Il controfirmatario è/era malato (26 per cento)
- 6. Il controfirmatario è/era fuori ufficio a causa di appuntamenti di lavoro (24%)
- 7. Il controfirmatario ha trascurato il documento (13%)
- 8. Non so/nessuna risposta (11%)
- 9. Le responsabilità all'interno dell'azienda non sono (ancora) chiare (8 per cento)
- 10. Il documento è stato perso all'interno dell'azienda (6 per cento).
Più di un'azienda su cinque deve fare una telefonata dopo per ottenere la firma per una su dieci delle offerte. Per uno su nove, questo è addirittura vero per il 41-50% di tutte le offerte. Quasi un terzo delle aziende riceve un OK via e-mail per un decimo delle loro offerte che sono state inviate come pdf via e-mail, ma senza firma sotto il documento.
Per ogni decima azienda, i referenti responsabili perdono le tracce fino al 50% dei casi quando un documento deve essere controfirmato da più parti. Tra coloro che usano la firma digitale, uno su sette conferma che le offerte vengono lette più attentamente quando si insiste su una firma.