Il fornitore di servizi IT Prego Services ha osservato che molte PMI rifuggono i rischi del "Bring Your Own Device" (BYOD) e preferiscono fornire ai loro dipendenti i propri dispositivi. Ma "Choose Your Own Device" (CYOD) nasconde anche alcuni pericoli.
Di solito non c'è modo di aggirare l'uso e l'implementazione della mobilità aziendale nell'IT. L'uso di dispositivi mobili rende l'azienda più flessibile e i processi aziendali più efficienti. Tuttavia, secondo il fornitore di servizi IT Prego Services, specializzato in aziende di medie dimensioni, le aziende non sono ancora sufficientemente interessate al tema del "Bring your own Device" (BYOD). Si dice che le PMI in particolare si stiano trattenendo anche quando si tratta dell'uso professionale dei dispositivi mobili privati dei loro dipendenti.
"Choose Your Own Device" (CYOD)
A causa dei noti rischi associati al BYOD, molte PMI stanno dando ai loro dipendenti i propri dispositivi. "Choose Your Own Device" (CYOD) è un concetto alternativo al BYOD. La volontà delle aziende di fornire ai loro dipendenti più dispositivi mobili sta crescendo costantemente. Con CYOD, le aziende IT stanno accogliendo i desideri dei loro dipendenti. I dipendenti possono scegliere il loro dispositivo mobile personale da una lista di dispositivi approvati - ma l'azienda rimane proprietaria dei dispositivi. I vantaggi di CYOD sono che l'azienda ha il controllo sul contenuto dei dispositivi e la sicurezza legale che questo garantisce. Tuttavia, CYOD comporta anche alcuni rischi.
Pregio Services ha riassunto sette consigli su come le piccole e medie imprese possono proteggersi dagli inciampi:
1. Selezionare le informazioni mobili
Le aziende dovrebbero pensare accuratamente e con lungimiranza in anticipo a quali informazioni vogliono rendere disponibili ai loro dipendenti sui dispositivi mobili. Questa decisione stabilisce la rotta per ulteriori azioni. Si tratta di sincronizzare i dati del groupware, cioè e-mail, calendario e informazioni di contatto con i dispositivi mobili? O si dovrebbero aggiungere le app aziendali - eventualmente in una fase successiva - per esempio per le approvazioni, la registrazione del tempo o la contabilità delle spese di viaggio?
2. Selezionare i dispositivi consapevolmente
Quali dispositivi mobili possono essere forniti dipende in gran parte dalla risposta alla prima domanda. Se si tratta solo di e-mail commerciali, le aziende sono in linea di principio libere di scegliere. Tuttavia, se alcuni processi aziendali devono essere portati su smartphone e tablet, questo può limitare la scelta.
3. Condurre una valutazione dei rischi
Le informazioni che devono essere rese disponibili su dispositivi mobili devono essere sottoposte a una valutazione approfondita dei rischi, da cui si possono poi ricavare misure di protezione adeguate. Per esempio, se i dati degli ordini vengono elaborati in movimento, è consigliabile incapsulare questi dati. Questo è possibile con l'aiuto di una cosiddetta app contenitore che isola i dati aziendali. Questo assicura che le altre applicazioni dei dispositivi mobili non possano accedervi.
4. Dare libertà ai dipendenti
Quando si mettono in sicurezza i dispositivi, le aziende non dovrebbero esagerare. Se limitano troppo l'uso dei dispositivi mobili, perdono il loro valore aggiunto per i dipendenti. Se, per esempio, possono solo ricevere email di lavoro e usare poche app di lavoro su iPhone, probabilmente non si divertiranno molto. Pertanto, è importante bilanciare attentamente sicurezza e libertà.
5. La gestione dei dispositivi mobili (MDM) è obbligatoria
Non c'è modo di evitare una soluzione MDM (Mobile Device Management) per la gestione centrale dei dispositivi mobili. Questi sistemi permettono di applicare le politiche aziendali ai dispositivi e di configurarli a distanza. Questo assicura, per esempio, che i dispositivi mobili manipolati o quelli senza un certificato di sicurezza non possano connettersi alla rete aziendale. Inoltre, i dati possono essere cancellati da remoto in caso di emergenza.
6. Considerare l'Enterprise Mobility Management (EMM)
A seconda di quali dati sono forniti sui dispositivi mobili, può avere senso espandere l'MDM a un completo Enterprise Mobility Management (EMM) che include anche il Mobile Application Management (MAM). Se i dispositivi mobili accedono all'ambiente aziendale, un MAM può, per esempio, fornire automaticamente le informazioni necessarie per la gestione delle licenze. Può essere consigliabile integrare l'EMM in un sistema globale di gestione dell'ambiente di lavoro che gestisca uniformemente l'intero ambiente di lavoro, compresi i suoi dispositivi mobili.
7. Scegliere saggiamente l'infrastruttura
Ci sono soluzioni MDM, MAM ed EMM sul mercato che possono essere gestite in-house così come basate sul cloud o utilizzate in ambienti ibridi. Le soluzioni cloud hanno innegabili vantaggi. Tuttavia, se devono essere utilizzati, le aziende devono guardare da vicino l'infrastruttura dietro di loro e se i loro dati rimarranno nel paese o lasceranno la Germania.
Più CYOD invece di BYOD
Lo studio IDC "Enterprise Mobility in Germany 2014/2015" mostra che CYOD ha più risonanza di BYOD. Un'azienda su due ha ora un concetto CYOD a portata di mano, mentre il BYOD è usato solo da circa il 40%. CYOD è un compromesso tra i desideri degli utenti e i requisiti dell'IT, che è favorito da molti decisori IT. Il CYOD costa di più alle aziende, ma fornisce più controllo e sicurezza rispetto al BYOD.