Il lavoro di squadra è un fattore importante oggi per le aziende che vogliono sopravvivere nel mercato competitivo. Gli strumenti di collaborazione possono migliorare significativamente la cooperazione. L'informatica e la comunicazione giocano ruoli importanti in questo contesto.
La cooperazione tra i dipendenti di un'azienda sta diventando sempre più importante per il successo. Tuttavia, questo presuppone che sia progettato in modo tale che lo sforzo per le riunioni e altre forme di comunicazione non sia elevato e che la cooperazione sia strutturata ed efficiente. I moderni strumenti di collaborazione sono disponibili per questo.
Soluzione di collaborazione: software come base
La collaborazione richiede fattori che spesso possono essere implementati con software di collaborazione. I fattori importanti per la collaborazione di alto livello includono:
- collaborazione creativa, per esempio sotto forma di mindmapping
- lavoro di progetto spazialmente e temporalmente indipendente attraverso l'accesso centrale ai dati
- comunicazione cross-location
- funzioni di monitoraggio centralizzato
- relazione efficiente
- basi di conoscenza
Si usa spesso un software di collaborazione, per rendere i flussi di lavoro più efficienti, economicamente vantaggiosi, a misura di cliente e quindi di successo.
Strumenti di collaborazione gratuiti
Il brainstorming, che veniva fatto classicamente a un tavolo, è un buon esempio di come il mindmapping moderno può generare idee senza molto sforzo o costo. Gli strumenti di collaborazione come freeware raccolgono idee, le preparano graficamente e le strutturano. Anche la condivisione di file come fonte di informazioni per un accesso rapido ai dati è spesso gratuita. La collaborazione sui progetti è spesso resa possibile dalle soluzioni cloud. Questi sono anche molto convenienti. Non solo offrono il vantaggio di una collaborazione flessibile. Attraverso i vantaggi del cloud, assicurano anche che i dati possano essere protetti da accessi non autorizzati e conservati in modo sicuro.
Selezione secondo le esigenze
Gli strumenti di collaborazione offrono applicazioni su misura per tutti i processi operativi. Coloro che vogliono utilizzare la conoscenza in modo raggruppato e rapidamente disponibile possono utilizzare gli strumenti wiki. Coloro che vogliono che i loro messaggi arrivino e siano letti più velocemente di quanto sia possibile con il traffico di posta classica, usano la moderna messaggeria istantanea.
I software di collaborazione hanno anche dato una nuova direzione alla telefonia: Le chiamate telefoniche possono essere fatte in modo economico con il VoIP (Voice over IP). Questo è particolarmente vero per le chiamate internazionali. Oltre alle conversazioni, sono ora possibili intere videoconferenze. La digitalizzazione crea conferenze virtuali i cui partecipanti possono essere sparsi in tutto il mondo. Gli strumenti per i gruppi di lavoro sono una base importante per la gestione dei progetti, ottimizzando la pianificazione degli appuntamenti e di tutte le fasi di lavoro.
I costi e gli sforzi sono di solito bassi
Per quanto grandi siano i benefici degli strumenti di collaborazione, spesso costano poco. Tutto ciò che è spesso necessario è internet e un browser. In molti casi, il software di collaborazione è addirittura gratuito. Il rapporto costi-benefici può quindi essere solitamente giudicato come assolutamente positivo.