Chi lavora per le autorità pubbliche deve affrontare le nuove direttive UE sulla fatturazione elettronica. Questo perché la fatturazione elettronica sarà richiesta a partire dall'autunno. Tuttavia, molte aziende hanno problemi di conformità a questo proposito.
Dal 27 novembre 2018, lo "Standard europeo per la fatturazione elettronica" sarà applicato in Germania. Prima per i ministeri federali e gli organi costituzionali, poi un anno dopo tutti gli altri clienti pubblici federali richiederanno la fatturazione elettronica dai loro partner commerciali. I risparmi attesi dalla fatturazione elettronica sono stimati da quattro a nove miliardi di euro all'anno. Questo interesserà tutte le aziende che già scambiano fatture con il governo federale o che vogliono partecipare a future gare d'appalto. Questo darà un nuovo impulso alla digitalizzazione della contabilità in tutta l'UE.
Al momento, tuttavia, le cose non sembrano così belle per i fornitori di servizi in questo paese, come la società di software Comarch, insieme all'Istituto Fraunhofer per l'ingegneria industriale, ha scoperto in uno studio di mercato delle 700 aziende più grandi della Germania. Lo studio completo "Ufficio senza carta e fatturazione elettronica nelle 700 aziende più importanti della Germania: Status Quo, Pain Points and Success Factors" sarà pubblicato il 24 maggio 2018.
Confronto internazionale
È già pubblicato un secondo studio transnazionale di Comarch e Sharedserviceslink. Qui, alle aziende internazionali è stato chiesto quali sono i paesi e le regioni in cui lottano con le maggiori sfide contabili. Oltre agli Stati Uniti e alla Cina, sono stati nominati soprattutto i paesi dell'UE, tra cui la Germania in prima posizione. Tutte le aziende partecipanti erano generalmente molto grandi, con circa l'80% degli intervistati che riportavano un volume contabile annuale di oltre 100.000.
Lo scopo dello studio era di identificare le maggiori sfide nelle aree di fatturazione, contenuto, archiviazione e protezione dei dati sensibili. Il 58% delle aziende si trovava in Europa, il 31% in Nord America e il resto in Africa, Asia e America Latina. La varietà dei luoghi geografici e dei settori, così come il volume delle fatture elaborate, dimostrano le sfide e le opportunità dei flussi di lavoro delle fatture digitali nei vari paesi. Sono stati intervistati professionisti del P2P e della finanza che lavorano per le più grandi aziende del settore finanziario, sanitario, alimentare, della moda e dei trasporti, tra gli altri.
Quando è stato chiesto quali fossero le sfide più pressanti per i processi di fatturazione, la conformità fiscale e dell'IVA è in cima alla lista al 63%, seguita dai problemi di integrità del contenuto della fattura, che sono stati citati dal 54%. Infine, il mancato rispetto di queste formalità può, nel peggiore dei casi, comportare costi aggiuntivi e un maggiore rischio di responsabilità per l'azienda. Un'azienda su cinque fa fatica a rispettare le regole di archiviazione (22%) e a proteggere i dati sensibili (21%). In caso di violazione della sicurezza, perdita di dati o archiviazione insufficiente dei dati importanti di un'azienda, questo può comportare non solo multe, ma anche una perdita di reputazione.
Soluzioni per la conformità
Secondo lo studio, il 96% dei partecipanti sta cercando modi per migliorare la conformità nelle loro organizzazioni. La maggior parte delle aziende vede la soluzione ai propri problemi nel miglioramento dei processi e delle politiche attuali (72%) e nella riduzione dell'elaborazione manuale delle fatture (70%).
Questi due problemi hanno un grande impatto sul flusso di lavoro di un'azienda. Se gli impiegati devono gestire tutte le fatture manualmente, c'è una probabilità molto più alta di errore umano. Inoltre, le aziende si concentrano sullo sviluppo della qualità dei dati master (64%) e investono in tecnologie di automazione delle fatture (63%). Invece di cercare nuove soluzioni, il 44% degli intervistati si concentra sull'assicurare che la tecnologia che usano attualmente soddisfi tutti i requisiti legali.
L'80% delle aziende intervistate mette il proprio volume di fatture tra 100.000 e oltre un milione di fatture all'anno. Eppure la maggior parte di queste organizzazioni ricevono la maggior parte delle loro fatture in formato cartaceo / scannerizzato (77%, volume medio e alto contati insieme) o come e-mail / PDF inseriti manualmente (68%, volume medio e alto contati insieme). Tenendo conto del numero di fatture, questo non significa solo un carico di lavoro enorme per i dipendenti responsabili, ma anche un aumento significativo della probabilità di errori. Inoltre, le aziende ricevono le fatture tramite la rete di fatturazione elettronica, cartacea e EDI.