Ci sono numerosi fattori che hanno un'influenza significativa sulla durata dei supporti di dati. Secondo George Purrio, capo del centro tecnologico europeo del produttore di storage Imation, queste includono le condizioni ambientali. A seconda di quanto bene o male l'archiviazione è fatta, i dati business-critical possono essere conservati per circa tre o 100 anni senza perdita di informazioni, a seconda del supporto.
Secondo George Purrio, capo dell'European Information Centre di Imation, la qualità della produzione, le condizioni ambientali e la gestione dei supporti di archiviazione dei dati hanno un'influenza decisiva sulla durata effettiva di hard disk, schede di memoria, chiavette USB, nastri o supporti ottici di dati. I processi di produzione e i materiali utilizzati sono decisivi. Purrio consiglia di dare la preferenza ai prodotti di marca: "I produttori di marca usano procedure di test e di ispezione molto estese per garantire sempre la massima qualità". I difetti frequenti, come la delaminazione della superficie del riflettore o le registrazioni errate, indicherebbero quasi sempre delle inadeguatezze di fabbricazione.
In termini di conservazione, identifica l'umidità e la temperatura come variabili critiche che influenzano: "In generale, un ambiente pulito, fresco e asciutto di circa 15-20 gradi Celsius al 20-30 per cento di umidità relativa può essere raccomandato per lunghi periodi di archiviazione di tutte le tecnologie".
Tuttavia, gli errori più comuni sono fatti dagli stessi utenti nella loro gestione quotidiana dell'attrezzatura di stoccaggio. Questo inizia con l'uso dell'unità, che spesso non è all'avanguardia. Tuttavia, gli aggiornamenti regolari delle unità sono indispensabili per far corrispondere in modo affidabile le registrazioni ai supporti dati. Inoltre, la verifica della disponibilità delle informazioni dopo la registrazione è una procedura indispensabile. Purrio: "Questo passo è spesso trascurato per mancanza di tempo. Ma i dati possono essere letti dopo molto tempo solo se sono stati registrati correttamente in precedenza".
Se si seguono queste regole di base e i CD non vengono fatti oscillare sul sedile del passeggero di un'auto, i supporti dati, come ha sperimentato Purrio, hanno spesso una durata di vita molto più lunga della media. I floppy disk degli anni '70 sono ancora oggi leggibili in modo affidabile, nonostante una scadenza media di circa 18 anni (secondo Imation). Secondo il produttore di archiviazione dei dati, i più longevi sono i supporti di memoria a sola lettura (ROM), che si dice possano sopravvivere fino a cento anni senza subire danni, mentre i supporti Blu-ray riscrivibili, per esempio, hanno una vita relativamente breve, fino a dieci anni.