Il tempo è denaro. Se si dispone di dati in tempo reale, si ha una base valida per prendere decisioni. Specialmente quando si tratta di finanze aziendali, è importante una rapida visione a tutto tondo della situazione. La gestione manuale può portare a ritardi e perdite.
Con l'aumentare delle dimensioni dell'azienda, aumenta anche la quantità di dati che la attraversano. Se questi dati sono gestiti manualmente, come è ancora comune nella contabilità, è a scapito dell'agilità dell'azienda. Pertanto, ogni centesimo speso in e per l'azienda dovrebbe essere amministrato e interpretato digitalmente. E ancora di più: per una visione a tutto tondo di ciò che sta accadendo nell'azienda, è necessaria una valutazione ad hoc di tutte le spese aziendali in tempo reale. La sfida è chiara: come fanno le aziende a diventare padrone dei loro dati e a generare valore aggiunto per le loro operazioni dalle informazioni ottenute da essi?
Il più grande ostacolo - iniziare
Le aziende hanno bisogno di una visione a 360° delle loro spese. Specialmente in tempi difficili, le spese hanno più peso; c'è meno spazio per investimenti sbagliati o costi evitabili, come gli abbonamenti inutilizzati. Tutte le spese aziendali devono essere comprensibili, interpretabili e preparate visivamente, oltre che disponibili in tempo reale. Ma dove e, soprattutto, come iniziare al meglio? Le soluzioni SaaS offrono una bassa barriera d'ingresso in questo caso. I pacchetti di servizi possono essere personalizzati in base alle esigenze dell'azienda, e la manutenzione e la conformità sono in gran parte esternalizzate.
Nel caso ideale, il passo più difficile è già stato fatto a questo punto. Se le aziende investono in strumenti digitali nella gestione delle spese, devono rendere il controllo dei costi il più semplice possibile. Dove si verificano i costi inutili? Dove e come spendono il denaro i dipendenti o addirittura interi dipartimenti? Quali commercianti sono i principali fattori di costo - vale la pena rinegoziare se necessario? La giusta applicazione digitale non è solo un potente strumento di monitoraggio - interpretata correttamente, i decisori possono anche identificare le opportunità per l'azienda. È qui che entrano in gioco la gestione user-friendly e la preparazione visiva di dati complessi in piccoli pezzi di comprensione. I migliori dati sono inutili se sono disponibili solo due settimane dopo o sono incomprensibili per i decisori. C'è un grande pericolo che i problemi vengano ritardati e le opportunità economiche non vengano colte. Questo vale non solo per la gestione delle spese presentata qui come esempio, ma per ogni area dell'azienda.
Come fare il cambiamento
1. Le tre E: riconoscere - suscitare - cogliere le opportunità: Specialmente in tempi difficili, i decisori vogliono dare un'occhiata da vicino alle spese dell'azienda. Anche perché conclusioni sbagliate, in tempi di malessere imprenditoriale, possono avere conseguenze devastanti per l'intero business. Ma anche per le aziende in fase di crescita, una visione a tutto tondo delle spese aziendali è fondamentale. Se i costi vengono registrati in tempo reale e messi a disposizione dei decisori - elaborati visivamente - sul posto, i tempi di approvazione e i percorsi decisionali si accorciano - portando a una maggiore agilità. Questo approccio può essere portato ancora più avanti: cosa succederebbe se tutti i dipendenti dell'azienda avessero accesso alle informazioni rilevanti per loro in tempo reale? Le opportunità sarebbero riconosciute, sollecitate e colte ad hoc.
2. Rafforzare i team e la cultura aziendale con la trasparenza: Non solo i dipendenti in posizioni di gestione sono decisori. Ogni membro del team prende decisioni per l'azienda nel suo lavoro quotidiano. Ogni spesa di un dipendente dovrebbe servire allo scopo di far progredire l'azienda. Nella contabilità, tutte queste micro-decisioni convergono come voci di spesa. Riga per riga, i fogli Excel si riempiono di decisioni prese dai singoli - abbonamenti, spese, spese per attrezzature da ufficio o software. Se questi dati vengono elaborati e ritrasmessi ai team, sorgono responsabilità dalle informazioni che altrimenti scomparirebbero nel reparto contabilità. Perché le informazioni sono molto più che semplici voci in tabelle Excel - significano responsabilità. Se la sovranità dell'informazione viene distribuita da pochi a molti nel lavoro quotidiano, questo passo alla fine non solo rafforza l'azienda, ma autorizza anche i dipendenti a prendere più iniziative. Le squadre non solo diventano più agili, ma agiscono anche con più responsabilità personale. Condividere le informazioni in modo trasparente significa quindi fidarsi l'uno dell'altro e lavorare insieme sul quadro generale.
3. Tutto in vista - da ovunque: Sta diventando evidente che il lavoro decentralizzato - uno dei pilastri fondamentali del New Work - sta diventando parte integrante della nostra nuova cultura lavorativa. Inoltre, i dispositivi mobili e gli smartphone stanno diventando sempre più parte della nostra vita lavorativa quotidiana. L'impiegato del futuro non solo si destreggia tra i dati in movimento, ma li riceve anche su molti canali. Cosa significano queste innovazioni per le aziende? Come si fa a mantenere una visione d'insieme in questo nuovo mondo di lavoro, quando i dipendenti sono in movimento sia in remoto che su diversi dispositivi tecnici e canali di comunicazione? Soprattutto in un ambiente aziendale decentralizzato, è ancora più importante rendere i dati visualizzati in tempo reale disponibili a tutti i dipendenti. In questo modo, tutti rimangono nel quadro nel vero senso della parola - nonostante la separazione spaziale.