Il mondo dell'ufficio sarà diverso quando le restrizioni pandemiche saranno definitivamente ritirate. Secondo un sondaggio di Bitkom, il 58% degli intervistati erano completamente o parzialmente in home office alla fine di maggio. Alla fine di giugno, l'obbligo del governo federale scade.
Il 30 giugno, l'obbligo del governo federale di casa termina. Allora milioni di impiegati potrebbero essere richiamati completamente in ufficio. Che questo accada sembra improbabile dopo il successo involontario dell'home office. Anche se non tutti sono fatti per l'home office, gli ultimi 15 mesi hanno dimostrato che funziona. Sì, ci sono discussioni sui costi indiretti, ma non si sente davvero parlare di aziende che vanno in rovina perché la loro forza lavoro non lavora in ufficio.
Con l'ufficio di nuovo in movimento?
Molte aziende rischiano di rimanere senza argomenti se c'è un desiderio nella forza lavoro di continuare in parte il lavoro mobile. Ma che dire di coloro che, per una serie di ragioni, preferiscono lavorare in ufficio? O anche i dipendenti il cui lavoro non è semplicemente fattibile da casa? Un nuovo ambiente d'ufficio deve coprire tutte queste costellazioni e offrire loro un ambiente attraente. Un ufficio ibrido che combina i vantaggi per tutti. Se vuoi, puoi lavorare a casa per una parte della settimana e venire in ufficio di proposito. Chi preferisce venire in ufficio per tutta la settimana è sempre il benvenuto.
Un ufficio ibrido è più di un semplice posto di lavoro fisico. Soprattutto quando il contatto personale diretto tra colleghi non è più possibile su base giornaliera, è IL luogo di incontro dell'azienda. È un luogo dove si costruiscono e si coltivano le relazioni sociali e si vive la coesione aziendale - nonostante i modelli di lavoro flessibili.
Nuovi concetti di spazio e presenza
Non c'è una strada d'oro per le aziende, perché la trasformazione in un ufficio ibrido richiede una pianificazione e una valutazione onesta di ciò che ha funzionato bene e ciò che non ha funzionato così bene nel periodo di crisi.
Un punto di partenza sarebbe un nuovo concetto di spazio: gli uffici individuali diventano sale riunioni e le sale riunioni diventano luoghi di lavoro di gruppo. In questo modo, nessuno deve stare seduto da solo tutto il tempo a meno che non sia assolutamente necessario. Soprattutto se le aziende non hanno uffici open space, dovrebbero convertire il maggior numero possibile di stanze in posti di lavoro multipli per diversi dipartimenti. Un altro modo per creare varietà è quello di mescolare regolarmente la disposizione dei posti a sedere: niente più posti di lavoro fissi e non sedersi sempre insieme nella stessa squadra. Questo impedisce un pensiero troppo silo.
Chi entra in ufficio, per esempio, non dovrebbe mai sedersi nello stesso posto per più giorni di seguito. Le dimensioni dell'azienda determinano anche ciò che è fattibile. Gli elementi di gamification possono completare questo. Per esempio, chi ha visitato altri cinque dipartimenti in mezzo anno riceve un incentivo. È come una carta da bollo al caffè dietro l'angolo.
Puntate sulla collaborazione e sullo stare insieme in ufficio
Fasce orarie dedicate a piccole riunioni, anche durante l'orario di lavoro, sono un altro modo per promuovere lo scambio. Perché non fare una pausa caffè in cui puoi chiamare il tuo collega dell'home office direttamente sul tablet? O anche un tè pomeridiano in cui un dipartimento diverso ti racconta qualcosa di sé ogni settimana? Più si pensa in questa direzione come azienda, più idee emergono. L'ufficio ibrido è molto dinamico. Questo è il motivo per cui le cose non solo possono essere provate - devono addirittura esserlo.
La fine delle soluzioni provvisorie significa opportunità per il commercio ICT
Tuttavia, un concetto di ufficio così dinamico ha bisogno di una certa base tecnologica. Questo inizia con i luoghi di lavoro remoti stessi. Se le aziende stabiliscono sempre più spesso e consapevolmente strutture di ufficio ibride, questo significa anche un aggiornamento tecnico permanente dell'home office. I workaround e le soluzioni provvisorie, come l'uso di computer privati, possono quindi essere giustificati sempre meno.
Inversamente, questo significa che gli impiegati avranno bisogno a casa dello stesso hardware o almeno di un hardware simile a quello dell'ufficio. Qui c'è da aspettarsi un bisogno acuto di monitor, computer portatili, periferiche o anche stampanti. Non tutti possono o vogliono integrare un intero ufficio tra le proprie quattro mura: Quindi i dispositivi compatti in particolare diventeranno interessanti.
La comunicazione deve essere possibile rapidamente e senza problemi
Dopotutto, soprattutto nelle piccole aziende, la possibilità di andare a trovare i colleghi di persona sta svanendo. Nell'ufficio ibrido, deve essere sempre possibile comunicare in modo appropriato senza problemi. Alcune aziende specificano qui come deve essere usato il canale. Oltre alle soluzioni di messaggeria e videoconferenza, anche il buon vecchio telefono potrebbe diventare più diffuso sotto forma di telefonia cloud.
All'inizio della crisi, molte aziende avevano troppo pochi punti di accesso VPN. Anche se questa situazione è in parte migliorata, troppi accessi simultanei possono mettere a dura prova le capacità informatiche e di rete dell'azienda. Gli strumenti di collaborazione basati sul cloud che non richiedono una connessione VPN, come le sale dati o le soluzioni di trasferimento sicuro dei dati, stanno quindi diventando particolarmente interessanti. In questo modo, il numero di connessioni VPN necessarie può essere ridotto e la sicurezza dei dati aumentata allo stesso tempo.
I cambiamenti hanno bisogno di investimenti mirati
Ora è il momento giusto per molte aziende di usare l'esperienza acquisita dal precedente accordo provvisorio per adattare la loro struttura del posto di lavoro e allinearla ai nuovi requisiti. In questo modo, tutte le parti interessate dell'azienda possono beneficiarne. Per i fornitori di hardware e software, è il momento di adattarsi a queste nuove esigenze.
Fonte immagine: FTAPI Software GmbH