Utilizzo di un personal computer o di una workstation per produrre documenti stampati di alta qualità. Un sistema di desktop publishing consente di utilizzare diversi caratteri tipografici, specificare vari margini e giustificazioni e incorporare illustrazioni e grafici direttamente nel testo. I sistemi di desktop publishing più potenti consentono di creare illustrazioni, mentre i sistemi meno potenti consentono di inserire illustrazioni create da altri programmi.
Man mano che i programmi di elaborazione testi diventano sempre più potenti, la linea che separa tali programmi dai sistemi di desktop publishing sta diventando confusa. In generale, tuttavia, le applicazioni di desktop publishing offrono un maggiore controllo sulle caratteristiche tipografiche, come la crenatura, e forniscono maggiore supporto per l'output a colori.
Una caratteristica particolarmente importante dei sistemi di desktop publishing è che consentono di vedere sullo schermo esattamente come apparirà il documento una volta stampato. I sistemi che supportano questa funzione sono chiamati WYSIWYG (ciò che vedi è ciò che ottieni).
Fino a poco tempo fa, i costi dell'hardware rendevano i sistemi di desktop publishing impraticabili per la maggior parte degli usi. Ma con il calo dei prezzi dei personal computer e delle stampanti, i sistemi di desktop publishing sono diventati sempre più popolari per la produzione di newsletter, opuscoli, libri e altri documenti che in precedenza richiedevano un tipografo.
Dopo aver prodotto un documento con un sistema di desktop publishing, è possibile inviarlo direttamente a una stampante oppure produrre un file PostScript che è possibile portare a un centro servizi. L'agenzia di servizi dispone di macchine speciali che convertono il file PostScript in pellicola, che può quindi essere utilizzato per realizzare lastre per la stampa offset. La stampa offset produce documenti di qualità superiore, soprattutto se si utilizza il colore, ma è generalmente più costosa della stampa laser.