In realtà è una cosa vecchia, ma ancora attuale come sempre - il GoBD. Finora c'è stato un periodo di transizione, ma dal 1° gennaio 2017 si applicheranno pienamente.
I "Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati" (GoBD) concretizzano i requisiti delle autorità fiscali per l'uso dell'informatica nella contabilità e in altre registrazioni. In termini concreti, questo significa che chiunque usi sistemi elettronici in qualsiasi forma per scopi commerciali che forniscono dati corrispondenti rilevanti per la contabilità finanziaria, tra le altre cose, è interessato. Questo include i sistemi elettronici di gestione dei registratori di cassa e delle merci, così come i sistemi di gestione degli archivi e dei dati.
I GoBD sono stati emessi dal Ministero Federale delle Finanze (BMF) in una lettera del 14 novembre 2014, e sono validi dal 1° gennaio 2015. Da allora, tuttavia, c'è stato un periodo di transizione, il che significa che i sistemi di registratori di cassa che non soddisfano o soddisfano solo parzialmente i requisiti possono essere utilizzati fino al 31 dicembre 2016 al più tardi.
Questo cambia
Uno dei principali cambiamenti che entrano in vigore a seguito del GoBD è, ad esempio, che le registrazioni delle fatture in entrata devono essere effettuate entro otto o dieci giorni. Le prenotazioni possono poi essere conservate in un archivio se questo ha le stesse opzioni di valutazione qualitativa e quantitativa del sistema produttivo.
È importante con l'archiviazione elettronica che l'immutabilità sia garantita. Una semplice archiviazione nel file system non soddisfa i requisiti di immutabilità senza misure aggiuntive. Quindi chiunque non lavori esclusivamente con documenti cartacei ha bisogno di un archivio elettronico che soddisfi i requisiti del GoBD. I documenti devono essere conservati in esso per la durata del periodo di conservazione in modo che siano completi, disponibili in ogni momento, immediatamente leggibili e leggibili a macchina.
Per garantire l'immutabilità, devono essere utilizzati supporti dati immutabili (supporti WORM). Sul lato software, devono essere integrati backup, blocchi, registri fissi e registrazioni automatiche, che sono affiancati da restrizioni di accesso da parte dell'organizzazione aziendale. Conservare i dati nel sistema POS stesso non è quindi sufficiente.
A proposito: se il sistema POS viene sostituito durante il periodo di conservazione, i dati originali devono essere migrati in un sistema di archiviazione in una procedura documentata. Non è permesso ricopiare.
Documenti originali
Il GoBD stabilisce anche che tutti i documenti rilevanti dal punto di vista fiscale devono essere conservati in originale (tranne i documenti cartacei, questi possono essere scannerizzati e possono sostituire l'originale). Come esempio, il Ministero Federale delle Finanze menziona fatture o estratti conto che sono ricevuti in formato PDF o immagine. La conversione in un altro formato è permessa solo se la valutabilità della macchina non è limitata e se non si fanno cambiamenti al contenuto.
Inalterabilità
Tuttavia, non è sufficiente che i documenti archiviati siano inalterabili. Tutti i documenti archiviati devono essere dotati di un indice tracciabile e unico. "La conservazione del legame tra l'indice e il documento elettronico deve essere garantita durante tutto il periodo di conservazione", afferma il GoBD. Successivamente, bisogna assicurarsi che i documenti elettronici siano gestiti sotto l'indice assegnato e possano essere trovati con esso in qualsiasi momento. Nella misura in cui una conversione viene fatta in un formato interno o in un altro formato o un documento cartaceo che è già stato archiviato elettronicamente viene ulteriormente elaborato, entrambe le versioni elettroniche devono essere archiviate, entrambe devono essere gestite sotto lo stesso indice e la versione convertita deve essere contrassegnata come tale.
Ritenzione
Ma non tutto deve essere conservato. I documenti possono essere distrutti a meno che non sia richiesto di conservarli in originale in base a regolamenti non fiscali o fiscali. Anche le e-mail che servono a trasmettere un documento fiscalmente rilevante non devono essere conservate.
Chi è responsabile?
Tra l'altro, la responsabilità di eventuali errori nell'attuazione del GoBD è dell'imprenditore, anche se il trattamento dei dati è stato esternalizzato o è stato assunto un fornitore di servizi. I certificati e le attestazioni di terzi servono anche solo come criterio decisionale.
I GoBD sono stati pubblicati con una lettera del Ministero federale delle finanze il 14 novembre 2014. I regolamenti sono validi dal 1° gennaio 2015 e sostituiscono i Principi di accesso ai dati e di verificabilità dei documenti digitali (GDPdU) e i Principi di correttezza dei sistemi contabili informatizzati (GoBS).
I GoBD si applicano alla valutabilità delle macchine, alla documentazione procedurale, al sistema di controllo interno e all'archiviazione elettronica così come all'accesso ai dati da parte delle autorità fiscali. Questo chiarisce che la documentazione procedurale è obbligatoria.
[ http://bit.ly/gobd_bfm ]
Le imprese sono obbligate a mettere a disposizione delle autorità fiscali i dati della loro contabilità finanziaria, patrimoniale e salariale, nonché i dati anagrafici e i collegamenti corrispondenti, in una forma che possa essere valutata a macchina per il controllo. L'autorità fiscale ha tre opzioni:
- Accesso diretto ai dati: Qui, l'autorità fiscale ha il diritto di prendere un accesso diretto in lettura attraverso il sistema di elaborazione dati dell'azienda a tutti i dati soggetti a obblighi di registrazione e conservazione.
- Accesso diretto ai dati: Qui, una valutazione meccanica di tutti i dati soggetti a obblighi di registrazione e conservazione può essere richiesta dall'azienda o da una terza parte.
- Trasferimento del supporto dati: qui, tutti i dati soggetti ai requisiti di registrazione e conservazione devono essere forniti all'autorità fiscale con tutti i dati tabellari e i collegamenti necessari per la valutazione su un supporto dati che può essere valutato a macchina.
Perché GoBD?
I GoBD prestano particolare attenzione alla registrazione elettronica delle entrate di cassa, che spesso non vengono registrate per intero o vengono successivamente modificate con software di manipolazione. Pertanto, ci sono regolamenti completi sul sistema di controllo interno e sulla documentazione procedurale.
Nell'area delle ricevute di cassa, il GoBD si applica solo alle registrazioni digitali con sistemi di cassa, registratori di cassa, registratori di cassa per PC, registratori di cassa pesati e tassametri. Non si applicano alla gestione manuale del contante, come i registratori di cassa dei negozi aperti.
Il GoBD dettagliato può essere trovato su http://bit.ly/gobd_bfm.