UCC è una questione di cultura

Unified Communications & Collaboration (UCC) mette fine alle difficoltà di comunicazione prevalenti e crea vantaggi competitivi nella lotta per i lavoratori qualificati. Perché questo accada, però, la cultura aziendale deve cambiare di conseguenza.

In passato, tutto era più semplice, ma in qualche modo anche più complicato. Un'unica società era responsabile delle comunicazioni, ovvero la Deutsche Bundespost. Prima della privatizzazione di 25 anni fa, l'impresa statale riuniva tutti i compiti dei servizi postali e dei pacchi, la banca postale e tutte le telecomunicazioni. Come cliente, però, bisognava avere un po' di pazienza quando si faceva la fila davanti allo sportello per comprare dei francobolli o per spedire un pacco.

All'epoca, anche fare una telefonata comportava un certo sforzo. Il quadrante fece un leggero ronzio. La fatturazione era al minuto, il che rendeva le telefonate nelle cabine telefoniche un'avventura: Basterà la moneta?

Bye, bye ISDN

Con la liberalizzazione del mercato delle telecomunicazioni nel 1998, la Bundespost, ora Deutsche Telekom, ha ottenuto la concorrenza. Per quasi 30 anni, l'Integrated Services Digital Network, meglio conosciuta con la sua abbreviazione ISDN, è stata la prima rete di telecomunicazioni digitali che ha accompagnato la vita quotidiana. Ma con l'avvento del protocollo Internet (IP), la chiusura della rete digitale è diventata prevedibile. Nel 2018, Deutsche Telekom ha dato l'impulso decisivo per chiudere la rete obsoleta, unificare tutto e passare all'IP.

Negli ultimi anni, il passaggio all'all-IP ha portato i libri degli ordini pieni al canale ICT. Ma anche se ora è in gran parte completato, una gran parte dei vecchi sistemi telefonici sono ancora tenuti in vita con i gateway. Questa è una grande opportunità per il commercio specializzato, dopo tutto, sta crescendo una nuova generazione di impiegati che vogliono più che fare telefonate. Sulla loro lista dei desideri ci sono un lavoro più flessibile e un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo rende necessari concetti di lavoro moderni e flessibili (vedi pagina 26), che non solo cambiano le strutture aziendali, ma alimentano anche la domanda di moderne soluzioni di comunicazione e collaborazione. Ma anche se sempre più successori dei "nomadi digitali" stanno entrando nel mercato del lavoro, una soluzione UCC end-to-end non è standard nelle aziende. Pertanto, i rivenditori dovrebbero ora trattare intensamente il tema della collaborazione per non perdere il contatto con questo nuovo gruppo di clienti.

UCC porta benefici al business

Quello che Whatsapp e Skype sono nel privato, Unified Communications and Collaboration (UCC) è in azienda. Gli strumenti UCC sono considerati critici per il successo aziendale dall'85% dei chief information officer (CIO), secondo un sondaggio internazionale Ovum. Pertanto, il 71 per cento dei CIO vuole spendere di più per le applicazioni corrispondenti nel 2020.

I manager vedono vari benefici aziendali nell'introduzione dell'UCC: il 34 per cento vede la possibilità che tali soluzioni di comunicazione possano aumentare la produttività dei dipendenti semplificando il trasferimento delle conoscenze e migliorando così la collaborazione. Inoltre, il 33% degli intervistati crede che l'efficienza operativa sarà aumentata. L'UCC migliora i processi interni in modo che le risorse disponibili possano essere utilizzate in modo più mirato. Inoltre, il 33% vuole dare ai dipendenti più flessibilità attraverso strumenti adeguati. Il lavoro non deve più essere svolto da una postazione fissa, il che supporta l'home office e il lavoro mobile.

Videoconferenza: strumento di riunione popolare

In pratica, la tecnologia di videoconferenza è di solito il primo passo verso la modernizzazione della comunicazione nelle aziende. Le videoconferenze riducono i costi di viaggio ed estendono il tempo di lavoro effettivo dei dipendenti. Inoltre, il contatto visivo dei partecipanti alla riunione non deve essere sottovalutato. Così, la videotelefonia in generale e le soluzioni di videoconferenza in particolare godono attualmente di una domanda crescente. Questo è confermato anche dalle cifre dell'IVAM (Associazione per le telecomunicazioni e i servizi a valore aggiunto). Per coloro che utilizzano sempre più servizi come la videotelefonia o lo scambio di grandi volumi di dati è necessaria una connessione internet veloce. Così, la quota della domanda di connessioni di rete fissa con almeno 50 Mbit/s di larghezza di banda a valle è aumentata a più del 40 per cento nel 2019. Questo è quasi un quarto in più rispetto allo stesso periodo dell'anno scorso. Inoltre, 1,2 milioni di clienti stanno già utilizzando larghezze di banda molto veloci di più di 250 Mbit/s.

La fame di dati dei cittadini tedeschi continua ad aumentare rapidamente: Un totale di 57 miliardi di gigabyte (GB) sono stati inviati o scaricati nella rete fissa l'anno scorso. Questo rappresenta un aumento del 30 per cento rispetto al 2018, con un volume medio di dati per connessione e mese pari a 137,1 GB. Su mobile, gli utenti hanno trasferito un totale di circa 4,2 miliardi di GB nel 2019 (+62,2 %). Il consumo medio mensile di un utente è di 2,5 GB.

Per fornire tali larghezze di banda, bisogna creare le infrastrutture necessarie. Questo è attualmente in lavorazione. Per esempio, le connessioni gigabit-capable disponibili stanno facendo progressi significativi. Rispetto al 2018, il loro numero sta aumentando del 73% a 19 milioni. La costruzione e l'espansione delle infrastrutture è accompagnata da investimenti per 9,4 miliardi di euro. La metà di questo viene fornita dai concorrenti di Deutsche Telekom.

Il potenziale rimane inutilizzato

Tuttavia, gli strumenti di comunicazione non vengono utilizzati abbastanza efficacemente ovunque. Nello studio, il 33% degli intervistati ha dichiarato di non essere in grado di sfruttare il potenziale dell'UCC perché mantengono diverse piattaforme separate per diverse funzioni (telefonia vocale e video, messaggistica e altro). Il risparmio di tempo sperato viene consumato perché gli impiegati devono costantemente passare da una parte all'altra. Pertanto, le funzioni multiple devono essere consolidate in strumenti veramente orientati al futuro ed efficienti. Inoltre, il 31% dice che non c'è un'infrastruttura adeguata nella propria azienda o che mancano le competenze IT necessarie. Il problema della mancanza di interoperabilità tra diversi strumenti UCC si riflette anche nei risultati dell'attuale pannello IT BUSINESS (vedi da pagina 30). Molti integratori di sistema vogliono esplicitamente interfacce standardizzate e una più facile configurabilità. Non è sufficiente supportare un solo prodotto o un solo produttore con le soluzioni offerte, per esempio dal cloud, perché il mondo dei clienti è vario. Gli standard aperti per una maggiore interoperabilità aumenterebbero alla fine l'accettazione da parte dei clienti e quindi porterebbero ad un valore aggiunto più alto, secondo la speranza di alcuni partecipanti al sondaggio.

UC as a Service

Questa mancanza di know-how e risorse da parte dell'azienda significa che i servizi gestiti stanno guadagnando importanza. La "Unified Communication as a Service" (UCaaS), cioè i servizi di comunicazione ricorrenti dal cloud, è il futuro driver di entrate previsto per molti rivenditori. Perché una volta che un'azienda ha deciso un sistema di comunicazione, si decide rapidamente anche se fornire l'applicazione dal cloud. Se il cliente decide a favore di UCaaS, almeno due problemi sembrano essere risolti: L'accesso tramite app o piattaforma può effettivamente avvenire da qualsiasi luogo, purché sia disponibile internet. Inoltre, le interruzioni dei media tra telefonia, messaggistica istantanea, video, accesso al server e condivisione di file possono essere evitate. Queste soluzioni olistiche spesso fanno risparmiare sulle licenze che si avrebbero con applicazioni separate. Così, la maggiore flessibilità e i costi ridotti sono argomenti a favore della fornitura di strumenti dal cloud. Tuttavia, quando si migra verso un'altra soluzione, c'è il rischio che tutti i dati esistenti vengano realmente trasferiti.

D'altra parte, un contro-argomento precedentemente pesante contro il cloud può ora essere solitamente trascurato: cioè la mancanza di interoperabilità. Se la tecnologia della sala conferenze di diversi produttori di UC è disponibile nelle sedi dei partecipanti o se vogliono collegarsi tramite Skype for Business o altre applicazioni, per esempio, anche questo è ora possibile. Tuttavia, un servizio di interoperabilità basato sul cloud deve essere interposto per questo.

UCC e AI

Un altro focus nel mercato UCC nei prossimi anni sarà l'intelligenza artificiale (AI). Per esempio, le applicazioni supportate dall'AI si trovano già oggi sul posto di lavoro, specialmente negli strumenti di collaborazione. Gli aiuti alla traduzione basati sulle macchine possono già trascrivere e tradurre le chat e le conversazioni audio in tempo reale, registrare le note in tempo reale, salvarle come una registrazione e trasmetterle ai partecipanti. Ma l'ordinamento automatico e la generazione di riassunti di riunioni secondo argomenti specifici non è più una novità. Inoltre, gli assistenti alle riunioni virtuali invitano già i partecipanti a una sessione, assicurano la loro partecipazione, iniziano la riunione, la registrano e la terminano di nuovo. Le informazioni accessibili al pubblico possono anche essere visualizzate e accessibili direttamente in una riunione.

Ordine nel caos della comunicazione

A causa della trasformazione digitale, i processi di business si incastreranno più strettamente con le tecnologie esistenti. Le infrastrutture tradizionali saranno modernizzate e saranno introdotti nuovi modelli di consegna. Questo si tradurrà in nuovi e più efficaci modelli di collaborazione all'interno delle aziende e in opportunità di guadagno per il commercio ICT. L'uso di strumenti di comunicazione è un fattore chiave di questo cambiamento. Non usare strumenti UCC o un'infrastruttura UCC porterà prima o poi le aziende nei guai. Una strategia UCC uniforme porta ordine nel caos della comunicazione, aumenta l'efficienza e la flessibilità ed è un criterio di decisione esistenziale nella battaglia per i lavoratori qualificati.

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