L'ufficio senza carta è spesso invocato ed è considerato un obiettivo auspicabile per ragioni di efficienza e ambientali. Quindi non può far male avvicinarsi almeno a questa utopia. DocuSign, che è presente sul mercato da 16 anni, vuole fornire la tecnologia appropriata per questo.
Daniela Becker è responsabile in DocuSign per gli account chiave nella regione EMEA, principalmente per le aziende con più di un miliardo di fatturato. "Un ufficio completamente privo di carta non esiste ancora nemmeno a DocuSign, ma siamo sulla buona strada", dice con soddisfazione il manager.
La maggior parte dei suoi colleghi e la stessa Becker usano ancora la carta per le note nelle riunioni, "ma non ho ancora visto o usato una stampante", dice Becker e sottolinea: "L'impatto positivo di DocuSign sull'ambiente è enorme. Una volta abbiamo calcolato che attualmente si risparmiano 356 milioni di chili di legno all'anno, 1,9 milioni di litri d'acqua e 52,5 milioni di chili di rifiuti."
Digitalizzando il mondo del lavoro
Tuttavia, DocuSign non è un'azienda di tecnologia ambientale o di riciclaggio, ma offre strumenti di collaborazione, gestione dei contratti e firma elettronica. Becker descrive il campo di attività: "In un tipico ciclo di contratti, la prima cosa è il contenuto. Le parti del contratto e le clausole in cui sono scritte sono solitamente negoziate da avvocato ad avvocato su una piattaforma di collaborazione, che forniamo come parte di DocuSign". Nella fase successiva, il contratto va al cliente, per esempio, che regola i componenti come i servizi, inclusi i service level agreement e i prodotti.
DocuSign non lavora qui con una piattaforma come force.com, per esempio, dove vengono offerte estensioni, ma con una staffa organizzativa chiamata "DocuSign Agreement Cloud", che automatizza tutti i processi prima e dopo la firma elettronica.
Gestione dei contratti
I contratti di DocuSign sono arricchiti con metadati. Per esempio, quando si tratta di orari di inizio e fine e di SLA, sono memorizzati in modo tale che il loro contenuto può essere trovato in modo trasparente e veloce utilizzando la funzione di ricerca. "I fornitori di servizi IT possono usarlo, per esempio, per aggiungere valore all'elaborazione dei processi e all'implementazione e per fatturarli", dice Becker. A livello tecnologico, l'azienda lavora con partner come ID Now, tra gli altri, che forniscono firme elettroniche qualificate per le persone utilizzando il riconoscimento facciale. "Questo è usato, per esempio, da TeleDoctor24, un servizio web dove si può parlare con un medico a distanza e ottenere prescrizioni. Detto medico si qualifica come tale qui attraverso il riconoscimento facciale", riferisce il key account manager dalla pratica. Spesso, tuttavia, una firma elettronica è sufficiente. Il quasi-standard in questo ambiente è l'autenticazione a due fattori.
Acquisizioni ed estensioni
In maggio, DocuSign ha acquisito Seal Technologies, un'estensione delle opzioni contrattuali per DocuSign attraverso AI, che aiuta a vagliare i contratti. Per esempio, quando si tratta di cercare di capire quali opportunità sono nascoste per l'azienda nei suoi contratti o quali rischi potrebbero essere in agguato. L'acquisizione di Liveoak Technologies ha anche acquistato un add-on che aiuta a verificare i contratti per i notai, per esempio quando si tratta di comprare o vendere case.
Lavorare con il canale
Il programma partner è strutturato in modo classico, con tre livelli di metallo prezioso argento, oro e platino. Più alto è il livello, migliori sono le condizioni, gli obiettivi di vendita e le qualifiche richieste, a seconda del tipo di partnership.
"Per quanto riguarda il canale, abbiamo ancora molti progetti e stiamo cercando partner con know-how industriale e cloud che ora hanno l'opportunità di fare la loro parte nella digitalizzazione del contracting in Germania", approfondisce Becker.