Rendere le riunioni lunghe più efficienti

Dopo molte riunioni, c'è la sensazione che l'essenza della riunione avrebbe potuto essere discussa in 10 minuti invece di un'ora e mezza. Secondo uno studio di Tableau, ci sono dei rimedi contro le riunioni troppo lunghe e inefficienti.

Tutti i fatti sul tavolo, opinioni e suggerimenti costruttivi e bang, la riunione è finita. Questo è il pio desiderio, ma la vita di tutti i giorni di solito si traduce in riunioni troppo lunghe e inefficienti. Un sondaggio di YouGov, commissionato da Tableau, esamina il ruolo dei dati nelle decisioni aziendali, quali fattori caratterizzano una cultura delle riunioni di successo e come questa è cambiata nella pandemia.

Secondo gli intervistati, c'è un rimedio alle lunghe riunioni: il 74% dei dirigenti di livello C crede che i dati visualizzati possano aiutarli a prendere decisioni più precise. Il 47% usa anche uno strumento di analisi dei dati almeno settimanalmente.

Incontri nella pandemia

15 milioni di persone hanno un lavoro d'ufficio in Germania, secondo uno studio dell'Istituto dell'economia tedesca. Covid-19 ha, per molti, spostato bruscamente la loro routine lavorativa quotidiana nello spazio virtuale. I manager intervistati vedono un chiaro vantaggio della nuova situazione: ora è più facile far partecipare più persone alle conversazioni (60 %). Più sono i partecipanti, più è importante avere un'agenda rigorosa e una base solida per le decisioni. Altrimenti, diventa estenuante per tutti i partecipanti - la "stanchezza da riunione" si instaura.

A proposito, gli intervistati non si aspettano un ritorno alle loro abitudini pre-pandemia: il 57% di loro sono infatti convinti che le riunioni si svolgeranno di nuovo in ufficio dopo la pandemia. Solo il 17% crede che le riunioni virtuali diventeranno la norma. Soluzioni ibride, tuttavia, sono considerate plausibili dal 26% dei partecipanti allo studio.

Troppo lunghe, senza occasioni e senza obiettivi

Per il 45% degli intervistati, i colloqui di lavoro sono ostacolati da riunioni che richiedono molto tempo, senza un'occasione o obiettivi concreti. Questo porta a una mancanza di risultati e azioni solide. Gli impiegati non solo hanno abbracciato la pandemia con nuovi strumenti di comunicazione, ma hanno già adattato il loro comportamento ad essa: Sono più espliciti nella definizione degli obiettivi (37%) e si preparano in modo più dettagliato (30%).

I dati nelle riunioni d'affari

I dati portano numerosi benefici alla qualità e all'efficienza delle decisioni aziendali. Il 75% dei partecipanti ha detto di potersi concentrare sull'essenziale grazie ai dati. Altrettanti intervistati vedono i dati come uno strumento per costruire la fiducia nelle decisioni (75 %). La maggioranza dei manager usa i dati in misura simile a prima dell'inizio della pandemia (45%). Il 37% degli intervistati dice di usare i dati "di più" o "molto di più". Le maggiori barriere all'uso dei dati nelle riunioni di lavoro sono la mancanza di comprensione dei dati (49%) e l'incapacità di trarre intuizioni utili dalle informazioni (52%).