Ridurre i viaggi e migliorare la comunicazione - non deve essere una contraddizione. Grazie alle soluzioni di Polycom, Vaillant Group ha potuto realizzare i suoi obiettivi.
Il Gruppo Vaillant è un'azienda tradizionale a conduzione familiare da quasi 140 anni ed è il secondo produttore europeo nel campo della tecnologia del riscaldamento. L'azienda è anche attiva nel settore della tecnologia dei ventilatori e dell'aria condizionata. Vaillant sviluppa e produce in Germania, Francia, Inghilterra, Spagna, Italia, Slovacchia, Turchia e Cina ed esporta in più di 60 paesi. L'azienda ha le sue organizzazioni di vendita nazionali in più di 20 paesi. Il gruppo Vaillant ha più di 12.000 dipendenti in tutto il mondo e genera un fatturato annuo di circa 2,3 miliardi di euro. La sede dell'azienda è a Remscheid, dove circa 1.500 dipendenti lavorano per l'azienda in più di 10 edifici. Mantenere il successo e diventare più sostenibile.
Ridurre le alte spese di viaggio
Il Gruppo Vaillant è sinonimo di una chiara divisione delle responsabilità e di gerarchie piatte che permettono decisioni rapide. Il successo dell'azienda si basa sul suo alto livello di qualità, velocità, flessibilità e orientamento al cliente. L'azienda ha voluto mantenere queste caratteristiche e il suo successo, ma si è posta il compito di operare in modo più sostenibile - tra le altre cose, riducendo le emissioni di CO2 in tutta l'azienda. Tuttavia, a causa delle filiali sparse in tutto il mondo e in Europa, i dipendenti Vaillant viaggiavano molto - una sfida su molti livelli: Tempo, costi, equilibrio vita-lavoro. Si doveva quindi trovare una soluzione per ridurre le spese di viaggio da un lato e per migliorare la comunicazione e lo scambio di know-how tra le filiali dall'altro. Klaus Scheid, capo del gruppo IT Infrastructure alla Vaillant, è stato incaricato di trovare una soluzione di telepresenza che si integrasse bene nella rete esistente, offrisse una collaborazione video di alta qualità e fosse facile da usare.
Necessità tracciate
Scheid ha prima ottenuto una panoramica delle esigenze e dei processi di collaborazione in azienda. Come parte di uno studio interno, ha chiarito come i dipendenti lavorano insieme e come i team distribuiti agiscono insieme. Sulla base dei risultati di questo studio, Scheid giunse alla conclusione che l'installazione di una sala di telepresenza in ogni filiale Vaillant avrebbe permesso ai dipendenti di comunicare in modo diverso e avrebbe portato a risultati positivi. Una riduzione del 15 per cento dei viaggi di un giorno e una riduzione del cinque per cento dei viaggi di due giorni permetterebbe di risparmiare 700 viaggi e 450 giorni di viaggio e di ridurre le emissioni di CO2 di circa 400 tonnellate. Scheid ha iniziato a cercare la soluzione giusta che si integrasse efficacemente con la rete esistente e si adattasse alle soluzioni collaudate dei partner di fiducia, Microsoft e HP. Questo lo ha portato a Polycom. Di conseguenza, il team Polycom è stato coinvolto nel progetto e ha lavorato con HP nella gestione del progetto per ottenere l'implementazione in tempo.
La flessibilità è importante
Scheid spiega così la decisione di andare con Polycom: "Nel Gruppo Vaillant, crediamo che sia importante lavorare con soluzioni e fornitori migliori e collaudati. Abbiamo deciso di realizzare il progetto con Polycom per diverse ragioni. La relazione di Polycom con HP e Microsoft è stata importante e influente. Ma altrettanto importante era la qualità delle soluzioni video di Polycom e la loro facilità d'uso. La piattaforma RealPresence è abbastanza flessibile da crescere con noi. Possiamo installare gradualmente più endpoint o integrare facilmente nuovi endpoint come i tablet. "HP è stata in grado di gestire il progetto a livello globale e, come cliente Microsoft, sappiamo che le soluzioni di entrambe le aziende si integrano bene. La qualità delle soluzioni di collaborazione video e la facilità d'uso erano altrettanto importanti."
La soluzione scelta da Vaillant comprende RealPresence Collaboration Server, RealPresence Resource Manager, Video Border Proxy, Polycom RSS4000 e oltre 45 soluzioni RealPresence Telepresence, HDX 7000, HDX 8000 e HDX 4500. Insieme ad HP, Polycom ha realizzato l'intero progetto in meno di otto mesi.
Creare l'accettazione
Le sale di telepresenza sono accessibili ad ogni dipendente del Gruppo Vaillant. Scheid sa che soluzioni come queste saranno usate solo se sono facili da usare. Spiega: "Ogni sala video è annotata nella nostra rubrica. Per aprire una riunione video, basta cliccare sulla stanza a cui si vuole essere collegati. Spesso le riunioni coinvolgono diversi rami. Ecco perché ogni sala video ha il suo nome, come "Purchasing Conference Room". Questo rende facile per i partecipanti unirsi al video meeting giusto". Il team di comunicazione si è occupato di aumentare l'accettazione della piattaforma internamente.
Christoph Schnier, Purchasing Manager IT e Telecomunicazioni alla Vaillant, è un grande sostenitore. Il suo team di 15 persone si riuniva diverse volte all'anno per una riunione di cinque ore. Dall'introduzione della soluzione Polycom, è in grado di incontrare il suo team distribuito faccia a faccia molto più regolarmente. Schnier usa anche la videotelefonia per comunicare con i suoi fornitori e partner commerciali. "La comunicazione video è fantastica", dice Schnier. "Soprattutto perché, dopo tutto, lavoriamo su questioni complesse. Quando si vede qualcuno, la comunicazione è molto più facile e si trovano più velocemente le soluzioni adatte". Ma per Schnier, i vantaggi della piattaforma non si fermano qui. Sorride e dice: "Posso essere a Londra la mattina, a Parigi il pomeriggio e a casa per cena."
Sviluppo del progetto più facile
La piattaforma Polycom rende lo sviluppo del progetto più facile per il team IT. Prima dell'introduzione delle soluzioni video, era difficile coinvolgere tutti in sessioni di brainstorming e poi gestire comunque un progetto con colleghi lontani. Oggi, il team si incontra faccia a faccia regolarmente e la collaborazione è migliorata notevolmente. La qualità della voce è ottima e anche se tutti i dipendenti Vaillant comunicano in inglese, che spesso non è la loro lingua madre, funziona benissimo - perché ci si può vedere. Tutti gli endpoint implementati hanno due schermi, in modo da poter guardare insieme le presentazioni, per esempio.
Cosa c'è dopo
Vaillant Group vuole aumentare ulteriormente l'adozione della collaborazione video e ridurre gradualmente gli spostamenti. Per raggiungere questo obiettivo, l'azienda fornirà ai suoi dipendenti più strumenti di collaborazione. Attualmente, l'azienda sta testando Polycom RealPresence Mobile sui tablet e sta lavorando a un progetto pilota con Microsoft Lync Server 2010.