Il caos dei dati porta a notevoli rischi informatici. In particolare, gli ex dipendenti e i nomi utente e le password condivisi collegialmente sono un problema. I dati sensibili dell'azienda difficilmente possono essere protetti se non si mostra un bordo chiaro in questo contesto.
Dal punto di vista della sicurezza informatica, c'è molto di sbagliato nel trattare con gli ex dipendenti. Per scoprirlo, Kaspersky Lab e l'istituto di ricerca d'opinione OnePoll hanno intervistato 7.000 impiegati in 14 paesi e li hanno analizzati su una base specifica per paese. Uno dei risultati: Un terzo (33%) degli impiegati intervistati in Germania ha ancora accesso a documenti, e-mail o file disponibili online da un ex datore di lavoro. Questo rappresenta una minaccia reale per la sicurezza dei dati aziendali sensibili e per la reputazione dell'azienda. Questo perché gli ex dipendenti potrebbero usare questi dati per i loro scopi, per esempio in un nuovo posto di lavoro, cancellarli accidentalmente o danneggiarli. In questo caso, sono necessarie azioni che richiedono tempo e risorse per recuperare i dati. Alimentato dall'uso di soluzioni di collaborazione, documenti online e servizi di condivisione di file, il problema tende a crescere negli ultimi anni, perché i rischi di sicurezza non sono stati contrastati nella stessa misura in cui sono emersi.
Problemi organizzativi
L'incertezza su quali dati sono dove, chi vi ha accesso, quando e in quale forma, è pre-programmata - il risultato è un pasticcio digitale. Tuttavia, questo non è solo un problema organizzativo. Nel peggiore dei casi, non essere in grado di bloccare i dati online rappresenta addirittura una minaccia per l'intera azienda. In questo caso, il rischio maggiore non proviene dai dipendenti dell'azienda, ma dai dipendenti che hanno già lasciato l'azienda e ai quali non sono stati revocati i diritti di accesso ai servizi di posta elettronica, alle app di messaggeria o ai documenti di Google. Questo è particolarmente preoccupante perché può coinvolgere la proprietà intellettuale, i segreti commerciali o altri dati proprietari o riservati. In possesso di criminali informatici o concorrenti, questi potrebbero essere usati contro gli interessi della propria azienda e per guadagno personale. Così, il 69 per cento degli impiegati tedeschi intervistati da Kaspersky Lab ha dichiarato di lavorare con documenti che contengono dati confidenziali in varie forme.
Il caos di dati nella vita quotidiana in ufficio
Lo studio ha anche rivelato che quasi la metà degli impiegati (49 per cento) considera difficile trovare un documento o un file o il suo luogo di archiviazione a causa del caos di dati digitali. Allo stesso tempo, il 55% usa lo stesso dispositivo per lavoro e per uso privato. Le informazioni possono quindi essere duplicate su diversi dispositivi o diventare obsolete, il che può portare a confusione o errori sul posto di lavoro. Nelle mani di terzi non autorizzati o di concorrenti, questo può anche portare a una pericolosa compromissione dei dati. Possibili conseguenze: procedimenti penali o azioni legali da parte dei clienti per violazione delle clausole di riservatezza o della legislazione sulla protezione dei dati. Particolarmente piccante e difficile da prevenire con metodi classici, basati su regole: Il problema dell'accesso corretto alle risorse di lavoro è particolarmente evidente nel fatto che circa un quarto (26%) dei dipendenti ammette di condividere i propri nomi utente e password con i colleghi.
La frequente mancanza di regolamentazione e una limitazione tecnica del campo d'azione dei singoli dipendenti, nonché annunci chiari e politiche di accesso vincolanti nell'azienda possono aiutare, anche se i rischi in questo contesto possono essere solo ridotti e non completamente evitati.
Il problema dell'accesso alle risorse di lavoro è particolarmente acuto.