Tra le innumerevoli soluzioni che si stanno facendo un nome nel contesto del lavoro continuato dall'ufficio a casa, Microsoft Teams occupa una posizione speciale. Ma alcuni punti dovrebbero essere presi in considerazione per un'introduzione senza problemi dello strumento di collaborazione.
Da ottobre 2019 a marzo 2020, il numero di utenti di Microsoft Teams è aumentato da 32 a 44 milioni in tutto il mondo. Dalle università alle molte aziende di medie dimensioni alle imprese artigianali o alle start-up - tutti hanno usato (e usano ancora) Teams per rimanere connessi e collaborare nonostante la distanza sociale. E, ultimo ma non meno importante, l'annuncio di Microsoft che le aziende potevano usare Teams gratuitamente per i prossimi 6 mesi ha fatto crescere l'adozione di Teams in modo massiccio. Ma per un'introduzione senza problemi, alcuni punti dovrebbero essere considerati.
Come ottenere un team in Teams
Per default, ogni singolo utente in Teams ha la possibilità di creare un nuovo team. Ed è quello che lui o lei fa di solito! Senza ulteriori indugi, tutti iniziano a creare squadre per ogni motivo immaginabile. La maggior parte dei team finiscono con un solo utente perché sono stati creati per scopi di test, per esempio.
Thomas Gloeckner, sviluppatore software di Layer2, spiega il contesto: "Puramente in teoria, è possibile creare fino a 500.000 team in un singolo tenant, cioè l'ambiente di una singola organizzazione. Per esempio, abbiamo un cliente che aveva più di 700 team all'inizio del progetto con una situazione SharePoint corrispondentemente confusa sullo sfondo. Quello che alcuni potrebbero non sapere: Dietro ogni squadra c'è un sito SharePoint con tutte le risorse associate. C'è il pericolo che, inosservato, si crei un inutile archivio di documenti in cui non si trova nulla."
In uno studio del 2018, il fornitore Panopto ha scoperto che le grandi aziende statunitensi perdono 47 milioni di dollari a causa di una cattiva gestione della conoscenza, perché i dipendenti passano una media di 5,3 ore a settimana in attesa di informazioni o riproducendo risultati esistenti. Questo non di rado porta alla frustrazione e al calo della motivazione.
Il Sales Manager di Layer2, Clemens Streit, lo sa dalla pratica quotidiana: "Come strumento primario per la comunicazione interna, Microsoft Teams si è già affermato in molte aziende. Ma tutti conoscono quel cassetto in cui buttiamo tutto senza ordine e non riusciamo più a trovare nulla se in pratica non è stato concordato alcun sistema. In molte aziende sul mercato, Microsoft Teams è usato in modo un po' caotico, perché spesso mancano regole chiare, convenzioni e strumenti amministrativi per l'archiviazione di team e canali, strutture di progetto, archiviazione di documenti, permessi, comportamenti di comunicazione, ecc."
Link Up Cube Collaboration doma la giungla di Teams & SharePoint
È proprio qui che Link Up Cube Collaboration di Layer2 dovrebbe aiutare. Lo strumento automatizza la migrazione flessibile dei dati legacy non strutturati - sia locali che nel cloud - in un nuovo e ordinato ambiente SharePoint e permette una gestione centralizzata e semplificata dei team oltre lo standard. SharePoint serve come una intranet centrale da cui si può accedere a tutti gli elementi rilevanti del lavoro quotidiano. L'integrazione senza soluzione di continuità con Teams permette ai dipendenti di comunicare via multimedia e lavorare insieme sui progetti.
Gestione del ciclo di vita dei team
La parola chiave per una gestione efficiente dei team è Gestione del ciclo di vita di Teams. Ogni squadra legata a un progetto segue un ciclo di vita specifico, dalla sua creazione all'inizio di un progetto, attraverso la vita del progetto, fino al suo completamento e alla conservazione dei risultati importanti dopo. Link Up Cube è progettato per gestire proprio questo ciclo di vita, standardizzando la struttura del canale e il design del sito SharePoint. Questo introduce un processo strutturato per creare, gestire e archiviare le squadre. L'ambiente è ordinato fin dall'inizio e rimane tale.
Chi è l'autore
Nato in Bassa Baviera, Stephan Freundorfer ha studiato dapprima biologia e chimica alla LMU di Monaco prima di iniziare a lavorare come redattore alla rivista Power Play nel 1998. Dopo varie stazioni come impiegato fisso - come il redattore capo di MAN!AC o eGames, lavora come redattore freelance e co-autore di vari libri dal 2008.
Informazioni supplementari sull'argomento
Consigli per l'introduzione del team
Queste regole di base del team evitano il caos:
- Chi può creare un team?
Per esempio, si raccomanda di assegnare questo permesso solo ai capi reparto o alla gestione dei progetti.
- Come dovrebbe essere nominato il team?
Le linee guida di denominazione possono essere definite solo con una licenza Azure AD Premium P1. Tuttavia, convenzioni di denominazione molto semplici aiutano già enormemente, per esempio, avere squadre di progetto che iniziano con una P e squadre di reparto con una A.
- Possono essere invitati ospiti?
Questa caratteristica può essere regolata solo in linea di principio, cioè o o! Non appena si possono invitare parti esterne, sorgono domande sulla protezione dei dati e sulla conformità, a cui si deve rispondere senza problemi. Il Link Up Cube Collaboration permette una gestione granulare dei membri esterni del team per stanza del team.
- Qual è il ciclo di vita del team?
Un team passa attraverso diverse fasi: Formazione e impostazione, uso, inattività - in ogni caso, si dovrebbe determinare quando il contenuto di un team dovrebbe essere archiviato e il team eventualmente cancellato. Sfortunatamente, in Office 365 standard questo può essere fatto solo manualmente, una lacuna che Link Up Cube colma.
.