Un utente finale è la persona che intende utilizzare un sistema informatico dopo che è stato completamente sviluppato e configurato. Gli utenti finali sono diversi dagli utenti responsabili della progettazione o della manutenzione di un prodotto informatico, come programmatori, tecnici e amministratori di sistema.
Gli utenti finali possono essere o meno i clienti di un prodotto. Soprattutto nelle impostazioni aziendali, il cliente è l'azienda che acquista hardware o software per l'intero personale, mentre l'utente finale è il singolo dipendente che effettivamente utilizzerà la tecnologia. I produttori useranno spesso messaggi diversi sui vantaggi del loro prodotto durante la commercializzazione a diversi tipi di clienti; un responsabile IT di una grande azienda avrà motivazioni diverse per considerare l'acquisto di un prodotto specifico in blocco rispetto a un individuo che sarà anche l'utente finale.
A differenza dei professionisti del marketing, gli sviluppatori di prodotti sono molto interessati alle esigenze, alle sfide e agli istinti dei loro utenti finali quando creano un nuovo prodotto o ne aggiornano uno esistente. È importante che questi sviluppatori comprendano come dovrebbe funzionare il loro prodotto nei casi d'uso del mondo reale. Pertanto, la maggior parte della documentazione per l'utente finale che accompagna un prodotto utilizza un linguaggio accessibile che è chiaro e conciso senza essere troppo tecnico. Sistemi informatici di grandi dimensioni o programmi complessi potrebbero anche fornire una documentazione più dettagliata al personale di manutenzione di cui sopra, che dispone di conoscenze tecniche avanzate e sono responsabili di garantire le operazioni quotidiane.