Gutbrod ha introdotto la mySAP Business Suite come sua nuova soluzione ERP. L'azienda di medie dimensioni fornitrice del settore automobilistico ha ricevuto il supporto di Steeb Anwendungssysteme.
La più alta qualità del prodotto, la consegna in tempo e la prontezza del servizio sono gli obiettivi aziendali più importanti nel settore dei fornitori automobilistici. Per essere in grado di produrre a prezzi di mercato in queste circostanze, tutti i processi aziendali, dalla pianificazione e produzione alla consegna e fatturazione, devono essere automatizzati il più possibile, trasparenti in ogni momento e tracciabili per la gestione: Questo è l'unico modo per evitare sovra e sottocapacità, per ottimizzare il magazzino e per minimizzare gli errori causati da troppi interventi manuali.
Organizzare gli obiettivi
Il gruppo Gutbrod, fondato da Horst Gutbrod a Dettingen/Erms, Baden-Württemberg, nel 1963, ha dovuto superare anche le sfide del mercato moderno. La sua origine e competenza principale è la costruzione di utensili come fase preliminare alla produzione di pezzi personalizzati. Inoltre, ci sono le aree di business dello sviluppo e della produzione in pre-serie e in serie per parti stampate e formate pronte per il montaggio, così come assemblaggi e componenti di sicurezza/protezione dagli impatti. Nel 2001 è stato costruito un altro stabilimento a Schmölln/Turingia per la produzione in serie.
Questi obiettivi costringono a un'organizzazione ben funzionante: lo sviluppo personalizzato degli utensili che alla fine producono i pezzi di pre-serie e di serie si basa nel reparto progettazione su software di sviluppo e sistemi CAD/CAM supportati da un sistema di controllo del progetto. Nell'industria automobilistica, i pezzi prodotti sono alloggiati nei cosiddetti magazzini di servizio esterni (EDL) o centri di consegna e prestazione (LLZ). Mentre i magazzini di servizio esterni richiamano i pezzi a Gutbrod, l'azienda è responsabile dell'inventario presso il centro di consegna e prestazioni della Daimler-Benz, per esempio. Ciò significa che deve assicurare automaticamente il rifornimento. Ma questo significa anche che le informazioni precise sul richiamo dei pezzi dai magazzini devono confluire direttamente nella pianificazione e nel controllo della produzione. Non appena i pezzi vengono richiamati o installati nelle automobili, la fatturazione avviene nella procedura di nota di credito.
L'eterogeneità ostacola
Gutbrod utilizzava già dal 1999 il sistema ERP Brain XPPS per la logistica con gestione dell'inventario, pianificazione della produzione, produzione e controllo. Tuttavia, i costi e i flussi di valore sono stati registrati solo attraverso la contabilità. Sistemi hardware e software diversi come IBM AS/400 per il sistema ERP e il vecchio DOS nel dipartimento delle risorse umane erano due ulteriori esempi dell'eterogeneità della struttura IT che era cresciuta. La comunicazione tra i sistemi funzionava tramite interfacce o non funzionava affatto, le anagrafiche dei clienti e dei fornitori erano gestite in modo ridondante su un sistema K+H in contabilità e su Brain XPPS in produzione. Ottenere informazioni sugli ordini a disposizione e sulla pianificazione della produzione era difficile, l'aggregazione delle informazioni per il controllo richiedeva tempo o era impossibile. Infine, ma non meno importante, non c'erano dati aggiornati per la gestione aziendale - una situazione insostenibile per un'azienda con un fatturato di più di 100 milioni di euro.
Un nuovo inizio
Quindi le inadeguatezze erano chiare - ora l'azienda aveva bisogno di una buona soluzione per raggiungere gli obiettivi strategici più importanti: Un sistema integrato con memorizzazione centrale dei dati doveva terminare le applicazioni isolate ed essere collegato ai sottosistemi tramite interfacce standard. Il nuovo sistema ERP doveva avere un alto livello di funzionalità nel sistema di progetto e consentire l'integrazione della produzione e del magazzino, portare processi aziendali standardizzati per l'industria automobilistica e un modulo di controllo potente e flessibile. Era anche importante un'alta copertura delle funzionalità standard richieste, così come la sicurezza per il futuro.
Tra i sistemi valutati in una gara d'appalto, Brain XPPS, Baan (ora Infor) e mySAP Business Suite, il fornitore di Walldorf ha fatto la migliore impressione in termini di funzionalità, idoneità al settore e sicurezza del futuro e degli investimenti.
100 per cento PMI
Ogni sistema SAP è buono solo quanto la sua pianificazione e implementazione. E l'esperienza ha dimostrato che questo è precisamente ciò che richiede il supporto di una system house competente. Steeb Anwendungssysteme ha vinto la gara qui. Come filiale SAP e una delle principali system house SAP in Germania, non solo ha portato le conoscenze necessarie sul programma ERP, ma anche la necessaria consulenza e il know-how industriale del settore automobilistico. Un grande vantaggio è stato l'impegno verso le medie imprese del partner IT della Svevia, che ha successo da 30 anni e oggi impiega circa 255 persone.
Al fine di semplificare l'introduzione, il progetto è stato pianificato e realizzato in due parti. Gutbrod ha sviluppato i concetti tecnici insieme a Steeb nell'arco di due mesi, poi i concetti sono stati esaminati e rivisti dalla direzione e dagli utenti chiave. Nell'ambito di questa preparazione, un processo è stato analizzato dagli utenti chiave di nove aree specialistiche in riunioni di integrazione di un giorno, che doveva poi essere mappato da Steeb in mySAP Business Suite. Un totale di 29 dipendenti di Gutbrod sono stati coinvolti nel progetto, dodici consulenti di Steeb e un ulteriore dipendente di un partner di consulenza esterno di Steeb. Il comitato direttivo era composto dalla direzione commerciale di Gutbrod e da due consulenti della Steeb.
Le maggiori preoccupazioni prima del complesso progetto, che l'azienda potesse quasi fermarsi, come è successo con l'introduzione del Brain, non sono state confermate. Per evitare brutte sorprese, Gutbrod e il team di consulenti hanno effettuato tre grandi test d'integrazione in tre mesi prima di andare live durante i giorni senza produzione tra Natale e Capodanno.
Il processo chiave decisivo è stato il collegamento del controllore del flusso di materiale e quindi del magazzino a camere alte, ma questo ha funzionato completamente senza problemi. L'azienda è stata quindi sempre in grado di consegnare. Tuttavia, è diventato chiaro, soprattutto verso la fine del secondo progetto, che il tempo per la formazione degli utenti era un po' poco. Sebbene tutti i moduli abbiano soddisfatto le aspettative dopo la "Golden Live Session", Gutbrod sta espandendo la soluzione con il supporto di Steeb Application Systems: alcuni dei progetti già avviati includono l'introduzione di SAP BIW (Business Information Warehouse) così come l'espansione del project e quality management.