Quando si tratta di software e delle relative licenze, ci sono una serie di insidie che possono rapidamente trasformarsi in una significativa trappola di costi per le aziende. Tuttavia, ci sono anche problemi di licenza in altre aree.
Molte aziende non prendono le licenze troppo seriamente. La Business Software Alliance (BSA), un'associazione di produttori di software, stima che il 20% di tutto il software usato in Germania è senza licenza. Questo può essere costoso. Trasferire diversi processi a fornitori di servizi esterni è diventata una pratica comune. Tuttavia, diventa complicato quando si tratta di licenze software. Quando un'azienda esternalizza i processi di business, spesso trasferisce anche il software corrispondente al fornitore di servizi ed entra così in un campo minato legale:
È discutibile se il trasferimento di licenze a terzi sia compatibile con la legge sul diritto d'autore. In alcuni casi, può darsi che la licenza acquisita permetta un tale trasferimento senza la necessità di estendere i diritti d'uso o addirittura di nuove licenze. Tuttavia, la legge sul copyright interviene sempre se l'autore perde potenziali clienti come risultato. Se il fornitore di servizi è solo responsabile del funzionamento del software e fornisce la sua infrastruttura IT per questo scopo, tutto è legalmente a posto. Se esegue anche certi processi informatici, per esempio l'immagazzinamento, allora di solito sono necessarie licenze aggiuntive o la concessione di diritti d'uso estesi. Per creare la certezza del diritto, è consigliabile che le aziende regolino l'outsourcing in modo molto preciso nel contratto di licenza.
Self-disclosure
Ogni anno SAP invia ai suoi clienti la "Request for self-disclosure". In risposta, la maggior parte delle aziende esegue indagini di test iniziali utilizzando gli strumenti forniti da SAP a questo scopo. I risultati portano spesso a spiacevoli sorprese: Si creano inaspettatamente molti utenti nei sistemi, le licenze assegnate non corrispondono all'uso effettivo. In molte aziende, un utente viene creato nel sistema una volta all'inizio, ma poi non viene aggiornato. Se il loro uso cambia, questo non viene registrato e non viene preso in considerazione nella misurazione. Questo richiede regolazioni manuali nei sistemi.
Perché il cliente medio SAP ha centinaia di utenti e decine di sistemi diversi. Quindi, teoricamente, sono possibili aggiustamenti manuali in migliaia di punti per garantire che gli strumenti catturino i dati corretti. Ma poiché in pratica non è possibile fare un controllo e una correzione così estesi, la maggior parte delle aziende corregge i dati solo a grandi linee e investe il suo tempo soprattutto in quei posti dove sa o sospetta che ci siano errori. Alla fine, i risultati dei sondaggi vengono inviati a SAP che sembrano plausibili a metà, ma non corrispondono all'uso effettivo e ai requisiti della licenza. Questo di solito significa sotto- o sovra-licenze - entrambe a danno dell'azienda.
Accesso da sistemi di terze parti
C'è un altro problema per molte aziende: Diversi fornitori di software, ma soprattutto di nuovo SAP, sono sotto critica a causa dei costi di licenza per l'uso indiretto del loro software. In linea di principio, il modello di licenza di SAP si basa sul numero di utenti. Nel frattempo, però, sempre più sistemi di terze parti come Salesforce accedono al software SAP. Da questo uso indiretto, SAP trae un diritto ai diritti di licenza. Per le aziende, questo è poco trasparente e legalmente controverso. Dal punto di vista di SAP, l'utilizzo avviene quando le funzioni di elaborazione di un software vengono utilizzate. Dal punto di vista delle licenze, ogni accesso al software SAP è considerato uso. L'uso indiretto è quando persone o cose usano queste funzioni senza avere accesso diretto dell'utente al sistema.
Accesso umano e digitale
L'anno scorso SAP ha rivisto il suo modello di licenze, ma senza risolvere il problema. Il nuovo modello distingue ora tra accesso umano diretto, Human Access, e accesso digitale indiretto. Quest'ultimo è autorizzato in base alle transazioni e ai documenti - a differenza dell'accesso umano, che è calcolato in base al numero di utenti umani. Così, mentre la lettura di un indirizzo nel sistema SAP non ha bisogno di licenza, la creazione di un ordine di vendita è diversa. Se una macchina invia messaggi di stato al sistema centrale nell'ambiente IoT, anche questo non richiede inizialmente una licenza. La situazione è diversa quando questo si traduce in un ordine di servizio. SAP ha definito un totale di nove tipi di documenti che devono essere licenziati nel corso dell'uso indiretto e digitale. Il nuovo modello si applica a SAP S/4HANA e SAP S/4HANA Cloud così come a SAP ERP. Il gruppo di utenti SAP di lingua tedesca (DSAG) considera il modello innovativo. Tuttavia, molti dettagli sono ancora aperti. L'incertezza e l'insoddisfazione rimangono perché anche il nuovo modello non appare né equo né trasparente. L'associazione federale degli utenti IT ha quindi presentato una denuncia all'Ufficio federale dei cartelli.
Software Asset Management
Nonostante, tirare il freno di emergenza e voltare le spalle a SAP è un'opzione per pochissime aziende. I loro processi aziendali e i sistemi IT sono così profondamente radicati in SAP che la sostituzione del sistema ERP porterebbe temporaneamente tutti gli affari ad un arresto. Oltre al lock-in tecnico ed economico, i dipendenti sono spesso così specializzati nel lavoro con SAP che un cambio di fornitore svaluterebbe gran parte delle loro competenze. Le aziende devono quindi fare i conti con SAP. Quante licenze sono disponibili e quali applicazioni di terzi sono in uso che potrebbero costituire un uso indiretto? Solo le aziende che possono rispondere in modo affidabile a queste domande possono adattare e ottimizzare le loro licenze. Questo compito di gestione può essere fatto raramente manualmente. Il Software Asset Management (SAM) fornisce un rimedio. Le soluzioni SAM forniscono tutte le informazioni necessarie: Gli amministratori ricevono una panoramica esatta sul fatto che i dipendenti siano ancora correttamente e sufficientemente abilitati. Se i dipendenti lasciano l'azienda o non usano più certe applicazioni, la soluzione previene in modo affidabile la sovracapacità.
Software usato
Un numero crescente di aziende ricorre anche alle licenze software usate. Rispetto all'acquisto di nuovo, questo di solito fa risparmiare tra il 20 e il 50 per cento dei costi. Anche se alcuni decisori possono avere il mal di stomaco: Il commercio di software di seconda mano è legale e regolato da decisioni giudiziarie. Si applica il principio di esaurimento: una volta che una licenza di software è venduta con il consenso del produttore, il suo unico diritto di distribuzione, ad eccezione del diritto di noleggio, è esaurito. Per applicare questo principio, il software deve essere stato immesso sul mercato nello Spazio economico europeo per la prima volta dal produttore o con il suo consenso. Inoltre, il primo acquirente deve aver ottenuto un diritto perpetuo di utilizzo della licenza. Infine, il venditore deve distruggere tutte le copie del software.
Informazioni aggiuntive
Incassare indirettamente
Da quando un tribunale britannico si è pronunciato a favore di SAP e ha ordinato al produttore di bevande Diageo di pagare più di 60 milioni di euro in tasse aggiuntive, i timori si sono diffusi tra i clienti SAP che anche loro potrebbero affrontare costose ri-licenze. Il fattore scatenante è l'uso indiretto del software SAP. Tuttavia, l'accesso di componenti aggiuntivi e software di terze parti tramite interfacce è, a rigore, parte dell'uso previsto del software. La direttiva UE sul software 2009/24 definisce: "La funzione dei programmi per computer è quella di interagire e operare con gli altri componenti di un sistema informatico e con gli utenti. A tal fine, la connessione e l'interazione logica e, se del caso, fisica è necessaria per garantire che il software e gli utenti possano funzionare come previsto". L'uso indiretto di un software da parte di programmi di terze parti fa quindi parte dell'uso previsto e quindi un uso senza licenza. Inoltre, c'è la divisione apparentemente arbitraria dell'impero SAP in "Accesso indiretto/digitale" e "Accesso all'applicazione SAP". Quest'ultimo è escluso dall'uso indiretto. Solo una corporazione monopolistica può permettersi questo arbitrio. Dal punto di vista di SAP, in certi casi non sono più gli utenti ad essere decisivi, ma i documenti creati dagli utenti o dai sistemi, chiamati "documenti" nella terminologia SAP. Questo è unico in tutto il mercato ERP. I partner SAP che programmano il proprio software di estensione sulla base delle soluzioni SAP temono di essere costretti a uscire del tutto dal business se prevale la pratica aggressiva delle licenze del gruppo di Walldorf. Perché questa pratica alla fine rende il software dei partner più costoso per i clienti SAP a causa dei costi di licenza aggiuntivi - una sorta di dazio punitivo sui prodotti dei partner.
Software audit
Come regola generale, se una società vuole comprare o vendere licenze software usate, i responsabili dovrebbero sempre affidarsi a un rivenditore affidabile, esperto e competente. Questo commerciante controlla la catena di approvvigionamento e garantisce così che la licenza sia legalmente valida. Inoltre, offre una documentazione che non lascia domande senza risposta anche in caso di un audit del software. In parte, i commercianti di licenze di software usate assumono anche la corrispondenza nelle controversie legali per difetto.