Il 1° agosto 1989, Bill Gates e Paul Allen lanciarono sul mercato il pacchetto di programmi Microsoft Office come un floppy disk da 3,5 pollici - senza sospettare quello che avrebbero messo in moto. 30 anni e molti miglioramenti tecnologici dopo, il software è diventato una parte indispensabile della vita quotidiana in ufficio.
Dalla sua introduzione, la suite di software per ufficio con Word, Excel, Outlook e PowerPoint ha, secondo Microsoft, diretto il lavoro quotidiano di più di un miliardo di persone nel mondo. La quota di mercato di Microsoft Office nelle aziende tedesche è dell'85% (versione desktop più la versione online insieme). Ma come viene effettivamente usato Office negli uffici tedeschi? Per rispondere a questa domanda, l'ottimizzatore di uffici Empower GmbH ha incaricato i ricercatori di mercato Nielsen Company. Il risultato del sondaggio rappresentativo mostra: Office è uno strumento di lavoro dominante che costituisce la base dei processi di lavoro più importanti, ma rivela anche debolezze nell'efficienza e nell'uniformità anche per chi è pratico.
23 ore di utilizzo di Office, 8 documenti, 111 email
Con 23 ore alla settimana, gli impiegati passano più della metà del loro tempo di lavoro completo con applicazioni da ufficio. Nonostante il successo delle videoconferenze, dei canali di messaggeria istantanea, degli strumenti di gestione dei progetti e dei sistemi di vendita, il software Office di Microsoft costituisce la spina dorsale delle postazioni di lavoro in ufficio. L'elaborazione di testi e l'elaborazione di numeri sono usati dall'89 per cento degli impiegati, il 66 per cento per la posta elettronica e il 56 per cento per sviluppare presentazioni. In media, ogni utente di queste applicazioni crea cinque documenti, tre fogli di calcolo, due presentazioni e compone e invia 111 e-mail a settimana. Un considerevole 30 per cento del tempo di lavoro è speso solo per la formattazione. Con il 36%, lo sforzo di formattazione è più alto nelle presentazioni, dove colpisce soprattutto la ricerca di modelli e immagini e la creazione di diagrammi. E alla fine si scopre: nonostante questo sforzo, il 53 per cento di tutti i file d'ufficio creati non rispettano le linee guida del design e del marchio delle rispettive aziende: il 58 per cento di tutti i fogli di calcolo, il 51 per cento dei documenti, il 49 per cento delle presentazioni e l'11 per cento di tutte le e-mail (per le e-mail inviate tramite cellulare, il valore è del 29 per cento) violano le regole di design interno.
Un fatto potenzialmente sensibile, visto che l'80% degli impiegati crea i propri file Office appositamente per i destinatari esterni o almeno li condivide con loro. Eppure c'è sicuramente consapevolezza del problema tra i dipendenti: Mentre l'86 per cento si descrive come utente Office esperto o addirittura esperto, il 71 per cento vede ancora la necessità di formazione per almeno un'applicazione.
Il monopolio sta vacillando
Anche se Microsoft Office continua a dominare il segmento del software per ufficio, altri fornitori stanno graffiando notevolmente il trono del leader del mercato. Per gli utenti online in particolare, Microsoft sta gradualmente diventando un serio concorrente di Google Docs: il 9 per cento delle aziende tedesche usa già Google, negli Stati Uniti la cifra è già del 14 per cento. Complessivamente, il 47% degli utenti in Germania usa applicazioni da ufficio basate su browser almeno occasionalmente. Al contrario, le altre alternative non giocano quasi nessun ruolo: Libre Office è a circa il 2 per cento, così come Apple iWork. Tutti gli altri programmi si dividono il restante 2 per cento tra di loro.
Disegno dello studio
Per il rappresentativo Office Report 2020, la Nielsen Company ha intervistato 1.023 dipendenti di tutti i settori delle aziende che hanno sede in Germania e hanno tra i 50 e i 50.000 dipendenti. Gli intervistati passano almeno la metà del loro tempo di lavoro al computer e hanno risposto a un catalogo di 50 domande nel maggio 2020. Tutti i risultati dello studio con riassunto esecutivo per il download gratuito (previa registrazione).