Nei progetti software, i costi o i tempi di sviluppo spesso sfuggono di mano. Il microcontrollo continuo per i project manager dovrebbe "deludere positivamente" il più presto possibile, cioè permettere di affrontare i problemi prima che si manifestino.
Lo sviluppo del software è complesso e a più livelli. Pertanto, è difficile prevedere come si svilupperà il progetto, specialmente all'inizio. Problemi e potenziali colli di bottiglia sono in attesa dietro ogni angolo. "Ecco perché la vera ragione per un budget o un tempo eccessivo è che questi rischi sono mal gestiti", dice Christopher Möhle, CEO di Turbine Kreuzberg, un'agenzia digitale con circa 90 sviluppatori a bordo. Troppo spesso, il controlling, che dovrebbe effettivamente mantenere il progetto in carreggiata, si limita a una panoramica generale e viene effettuato solo periodicamente, per esempio mensilmente, quindicinalmente o intorno alle pietre miliari del progetto. "Questo è troppo approssimativo e incoraggia problemi che possono manifestarsi inosservati e che di solito vengono scoperti solo quando è già troppo tardi", dice Möhle.
È un caso classico: il cliente incolpa l'appaltatore, ma l'appaltatore dà ragioni più o meno buone per cui le successive richieste di aggiustamenti o modifiche alle specifiche sono la causa del fallimento.
Comunicazione e decisioni tattiche
La comunicazione tra il team di sviluppo e il cliente è quindi fondamentale per il successo del progetto. Sembra un'ovvietà, ma spesso i clienti non sono sufficientemente consapevoli dei rischi di un progetto software, o delle misure di adattamento che possono diventare necessarie. "Per questo motivo, i clienti dovrebbero essere resi consapevoli fin dall'inizio, nello spirito della gestione agile dei requisiti, che gli obiettivi desiderati possono essere raggiunti anche attraverso un percorso che non include tutte le caratteristiche originariamente previste", dice il CEO. In questo modo, le giuste decisioni tattiche possono essere prese in un costante scambio reciproco, a seconda dell'andamento del progetto.
I consulenti come mediatori
I consulenti di un'agenzia o di un integratore di sistemi dovrebbero vedersi come mediatori neutrali se c'è una disputa tra cliente e cliente. Mentre il proprietario del prodotto gestisce il progetto operativamente e passa il potenziale di conflitto all'inizio, gestisce le questioni "politiche" insieme al cliente. "Nel loro ruolo, i consulenti sono meglio in grado di mediare e sono quindi l'autorità per la gestione dei conflitti nel progetto", precisa il capo della Turbine-Kreuzberg.
Stripido aggiornamento dello stato
In pratica, si mantiene il controllo principalmente "attraverso un continuo micro-controllo". L'obiettivo qui è quello di "deludere positivamente" il più presto possibile, dice Möhle, "cioè identificare e affrontare i problemi immediatamente, prima che possano manifestarsi". Per rendere questo possibile, un aggiornamento di stato molto rigoroso e dettagliato deve essere fatto ogni giorno. Questo significa che il tempo speso e le risorse devono essere tracciate con precisione per ogni sottocompito e sottocompito, non importa quanto piccolo. Su questa base, si deve sempre rivalutare quanto sforzo sarà necessario per il resto del progetto.
"Poiché gli sviluppatori imparano sempre di più nel corso del progetto e lavorano corrispondentemente più velocemente, questa variabile cambia e deve essere costantemente aggiornata", dice Möhle. Se un futuro collo di bottiglia è stato identificato in questo modo, le risorse devono essere spostate di conseguenza o il progetto adattato il più presto possibile in stretta consultazione con il cliente. In questo modo, il calendario dei tempi e dei costi può essere sempre tenuto sotto controllo attraverso una gestione agile.