Nella gestione del progetto, l'ambito del progetto è una dichiarazione dettagliata del lavoro necessario per produrre l'obiettivo desiderato. La definizione dell'ambito del progetto fa parte del processo di pianificazione del progetto. Tutti gli stakeholder, dagli sponsor agli utenti finali, hanno un certo coinvolgimento nella creazione e nella finalizzazione dell'ambito del progetto. La chiarezza e la completezza dell'ambito del progetto dipendono dalla completezza dell'identificazione dei requisiti e dalla descrizione dell'obiettivo finale. Qualsiasi ambiguità nello scopo del progetto, in ciò che verrà o non verrà consegnato, può consentire lo scorrimento dell'ambito.
Lo scorrimento dell'ambito del progetto è uno scenario non pianificato e indesiderato durante la fase di esecuzione del progetto. Accade quando viene introdotta una modifica o si insinua nell'ambito del progetto originale dopo che il progetto è iniziato, le risorse sono state allocate, i budget sono stati calcolati e sono stati promessi i programmi. In base all'obiettivo del progetto originale e alle risorse disponibili, vengono assegnate attività e vengono create pianificazioni. Tuttavia, le modifiche introdotte dallo scope creep si traducono in lavoro aggiuntivo. Senza alcun aggiustamento corrispondente a risorse, programmi e budget, il creep dell'ambito del progetto può comportare:
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scadenze mancate e ritardi del progetto
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aumento dei costi e budget superato
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risorse sovraccariche, scarsa qualità del lavoro e maggiore rilavorazione
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fallimento del progetto.
Lo scorrimento dell'ambito del progetto si verifica per diversi motivi. Quando la raccolta e l'analisi dei requisiti iniziali sono incomplete e nuove informazioni emergono dopo l'inizio del progetto, la soluzione proposta potrebbe essere carente e potrebbe richiedere ulteriore lavoro. Un individuo o un gruppo di stakeholder con la giusta autorità, interesse, influenza o urgenza può insistere per introdurre modifiche senza corrispondenti adeguamenti del piano di progetto. La scarsa comunicazione tra il project manager e il team con gli altri stakeholder può peggiorare la situazione.
Come evitare lo scivolamento dell'ambito
Un modo per i manager di progetto per evitare lo scorrimento dell'ambito del progetto è aderire a un processo di gestione dell'ambito del progetto. Durante la fase di pianificazione, documentare chiaramente tutti i requisiti, gli obiettivi, i risultati finali, i traguardi, le risorse, i programmi e le scadenze e far firmare il documento. Creare un processo per la gestione delle modifiche e delle richieste di modifica.
Durante la fase di esecuzione e monitoraggio, rivedere regolarmente e monitorare continuamente le attività del progetto, i programmi, il carico di lavoro e gli obiettivi per eventuali discrepanze. Potrebbero essere un segno precoce di creep dell'ambito. Inoltre, comunica regolarmente con tutte le parti interessate sullo stato del progetto e sui progressi per gestire le aspettative. Quando vengono fornite richieste aggiuntive, comunica se non puoi accogliere il lavoro aggiunto. Inoltre, chiedi risorse aggiuntive se le modifiche sono inevitabili. L'utilizzo del software di gestione del progetto con strumenti di pianificazione, monitoraggio e comunicazione è un modo efficace per gestire l'ambito del progetto.