Nella pandemia di Corona, video e web conferencing hanno lasciato la loro nicchia e sono diventati una delle applicazioni standard sul posto di lavoro. Ma cosa comporta una tale soluzione, è meglio che venga dal cloud o dal proprio data center?
In linea di principio, sembra facile impostare e gestire una videoconferenza: Ci sono molte soluzioni software disponibili e soprattutto a causa dello "spostamento" di molti utenti verso l'home office, vengono utilizzati notebook, laptop o tablet e Chromebook.
Uno studio di Fuze, la cui azienda dice che il suo focus è sulla comunicazione cloud in ambiente aziendale, ha trovato alcune differenze: Le preferenze di comunicazione e i dispositivi utilizzati non sono gli stessi ovunque. Per esempio, i computer portatili costituiscono la parte del leone dei dispositivi in tutte le regioni intervistate, con la Germania in testa (il 91 per cento degli intervistati utilizza tali dispositivi qui), mentre la quota di smartphone e tablet utilizzati per le videoconferenze è molto più alta in Australia, per esempio. Nel Regno Unito, invece, vengono utilizzate relativamente molte connessioni di rete fissa.
Di cosa ha bisogno una "buona soluzione" per la videoconferenza?
Dispositivi come computer portatili, smartphone e tablet sono di solito già dotati di una web camera di serie. Gli altoparlanti e un microfono sono stati comunque standard su quasi tutti i dispositivi finali per anni. Quindi basta scaricare e installare il software appropriato e la videoconferenza può iniziare?
Naturalmente, non tutti gli utenti hanno le stesse esigenze - ma chiunque guardi un po' in giro su siti e guide su internet troverà, come gli autori dello studio Fuze citato sopra, una caratteristica che viene quasi unanimemente descritta come importante: la cosiddetta "condivisione dello schermo". Qui, l'affermazione è di solito che i partecipanti a una tale conferenza non solo dovrebbero essere in grado di presentare il loro schermo, ma dovrebbero anche essere in grado di condividerlo direttamente con gli altri per la collaborazione. Questo include anche la possibilità di "cedere il controllo": questo rende possibile ad un altro partecipante non solo di vedere lo schermo dell'altra persona, ma anche di agire lì con mouse e tastiera. Quasi tutte le soluzioni di questo tipo offrono la possibilità per l'iniziatore della riunione di cedere il ruolo di presentatore a un altro partecipante "al volo" e anche di riprenderlo di nuovo.
Dal cloud, on premises, soluzione commerciale o open source?
In linea di principio, l'installazione e il funzionamento esclusivo di sistemi di conferenza per uso interno sono in declino: per la maggior parte dei casi d'uso - e questo è particolarmente vero nell'ambiente delle PMI - una variante basata sul cloud è probabilmente più pratica e solitamente anche più conveniente. Le installazioni on-premises di sistemi di videoconferenza sono quindi effettivamente sensate e necessarie solo se è richiesto un alto livello di riservatezza della comunicazione. Solo se il requisito di sicurezza è molto alto, valgono le spese e i costi di un'installazione puramente locale e del suo funzionamento. L'uso di una soluzione dal cloud dovrebbe quindi essere la regola anche per la maggior parte delle piccole e medie imprese oggi.
Un'altra decisione importante: dovrebbe essere una soluzione commerciale o forse una soluzione open source? Come in quasi tutte le categorie di software, non ci sono solo i fornitori noti con le loro soluzioni a volte piuttosto costose (che sono anche spesso ospitate fuori dall'Europa), ma anche una vasta gamma di soluzioni gratuite e open source. Alcuni di questi sono offerti sia come applicazioni ospitate sul web che sotto forma di software server per le proprie macchine.
Jitsi Meet è probabilmente uno dei prodotti più noti in questo settore. Il software è abbastanza facile da usare e gestire. Offre anche una vasta gamma di funzioni. Si basa sullo standard aperto WebRTC (Web Real-Time Communication) e può essere utilizzato sul PC direttamente nel browser senza registrazione. Questa è certamente una buona alternativa per le piccole e medie imprese che hanno personale IT adeguatamente esperto.
La tecnologia fa la differenza: i dispositivi aggiuntivi non sono un lusso
Di regola, i sistemi mobili attualmente acquistati sono già dotati di fotocamera, microfono e altoparlante. Tuttavia, può avere senso pensare a dispositivi aggiuntivi appropriati. Questo è particolarmente vero se le videoconferenze e le conferenze web si tengono regolarmente. Le webcam integrate nella maggior parte dei notebook sono spesso adatte solo per un uso occasionale. Ci sono anche produttori di dispositivi che installano queste telecamere nella parte inferiore dello schermo, in modo che l'utente sia sempre mostrato in una prospettiva sfavorevole "dal basso". La maggior parte dei produttori, tuttavia, installa le webcam sul bordo superiore dello schermo. Sfortunatamente, anche con computer pubblicizzati come "per uso aziendale", si possono ancora trovare webcam che offrono una risoluzione di soli 720p.
Lo stesso vale per il suono - purtroppo, anche con le webcam del segmento superiore di prezzo, si possono sempre trovare modelli la cui qualità dell'immagine soddisfa le più alte esigenze, mentre i microfoni integrati danno all'altoparlante una qualità del suono che corrisponde al suono in un bagno completamente piastrellato. Anche qui, investire in un microfono esterno può valere la pena, anche se certamente non deve essere un microfono vocale nella fascia di prezzo superiore. L'uso di una cuffia può anche migliorare significativamente la qualità del suono e l'intelligibilità dell'altoparlante. Come per la connessione di rete, lo stesso vale qui: per quanto fastidiosi possano essere i cavi, tali connessioni sono di solito più stabili e meno suscettibili alle interferenze rispetto ai sempre popolari auricolari Bluetooth.
Collaborazione ovunque e anche 3D
I giorni in cui la videoconferenza era semplicemente la trasmissione di immagini in movimento sono passati da un pezzo. Programmi come Teams di Microsoft hanno dato un contributo decisivo al fatto che la "telefonia con immagini" si è chiaramente evoluta nella direzione della collaborazione. Mentre le soluzioni precedenti come Skype inizialmente offrivano solo possibilità rudimentali di collaborazione (anche la condivisione dello schermo era problematica nelle prime versioni), i programmi attuali sono più simili a soluzioni di collaborazione che naturalmente supportano anche le videoconferenze.
Un altro sguardo al futuro è offerto dal progetto Starline2 di Google. Mostra come potrebbero essere "realistiche" le videoconferenze in futuro. Inoltre, Google dice anche nel suo rapporto su Starline che questa tecnologia è già in fase di test nell'uso quotidiano presso la propria sede. L'azienda vuole che il progetto permetta una "nuova esperienza di videoconferenza 3D" su connessioni internet standard. A tal fine, i risultati della ricerca nei campi della visione artificiale, dell'apprendimento automatico, dell'audio spaziale e della compressione in tempo reale sono stati combinati in Starline. Il punto culminante dal punto di vista del digital signage è il cosiddetto sistema di visualizzazione del campo luminoso, sviluppato di recente. Si suppone che crei una sensazione di volume e profondità che può essere sperimentata senza occhiali o cuffie aggiuntive.
Oltre all'uso di soluzioni di realtà aumentata e realtà virtuale come HoloLens di Microsoft, tali sviluppi potrebbero garantire che le videoconferenze "come nella vita reale" non saranno presto più pura fantascienza. Anche se potrebbe passare ancora del tempo prima di sperimentare questo tipo di "incontro online" nell'uso quotidiano: La videoconferenza continuerà e rimarrà sempre più una parte del lavoro quotidiano in ufficio anche dopo la pandemia e con meno home office.